Laiškų kūrimas iš adresų sąrašo

Pakvietimą, priminimą ar naujienlaiškį norite išsiųsti visiems savo klientams, kiekviename laiške nurodant tikslų vardą ir adresą. Visus laiškus rašyti po vieną atskirai užimtų daug laiko. Naudodami Mail Merge (laiškų suliejimo) funkciją, Euro-Office sukuria visus laiškus vienu metu iš skaičiuoklės su adresais.

Ko reikia?

• Skaičiuoklės failas (xlsx) Jūsų WebOké Nextcloud, kurio pirmoje eilutėje nurodyti stulpelių pavadinimai, pavyzdžiui, Kreipinys, Name, Įmonė, Adresas, ZIP Code, Miestas. Kiekviena kita eilutė yra vienas gavėjas.
• Laiškas (docx) su pastoviu tekstu.

1 žingsnis: adresų sąrašo susiejimas

1. Atidarykite laišką.
2. Eikite į skirtuką Collaboration (Bendradarbiavimas) ir spustelėkite Mail Merge (1).
3. Pasirinkite From Storage, jei norite adresų sąrašą pasirinkti iš savo Nextcloud, From File failui savo kompiuteryje, arba From URL failui internete.

Dešinėje pusėje atsiranda Mail merge settings. Naudodami Edit recipient list (gavėjų sąrašo redagavimas), galite pažymėti arba nuimti žymėjimą nuo gavėjų.

2 žingsnis: laukų įterpimas į laišką

1. Pastatykite žymeklį ten, kur turėtų būti vardas.
2. Dešinėje pusėje spustelėkite Insert merge field (suliejimo lauko įterpimas) ir pasirinkite Name.
3. Tą patį atlikite su Įmonė, Adresas, ZIP Code ir Miestas. Tarpus ir naujas eilutes tarp laukų įterpkite patys, o po kreipinio, pavyzdžiui, parašykite kablelį.

3 žingsnis: tikrinimas ir sujungimas

1. Spustelėkite Preview results (rezultatų peržiūra). Rodyklėmis galite naršyti per laiškus, skirtus kiekvienam gavėjui.
2. Prie Merge to (sulieti į) pasirinkite, ko norite: vieno PDF failo su visais laiškais, skirtais spausdinti, Docx failo tolesniam peržiūrėjimui, arba El. paštas.
3. Pasirinkite, ar norite visų įrašų, ar tik jų dalies, ir spustelėkite Download arba Save.

Spąstai ir apribojimai

• Euro-Office vienu metu sulieja ne daugiau kaip 100 gavėjų. Jei jų daugiau, atlikite tai dalimis (įrašai nuo 1 iki 100, nuo 101 iki 200) naudodami laukus From ir To.
• Mail Merge funkcija veikia naršyklėje, Jūsų WebOké Nextcloud.
• Adresų etikečių (keli adresai viename lape) Euro-Office sukurti negali: kiekvienas laiškas skiriamas vienam gavėjui. Sąžiningas alternatyvus sprendimas: sukurkite etiketes skaičiuoklėje, sudėdami adresus tinklelyje, atitinkančiame Jūsų etikečių lapą, arba naudokite etikečių gamintojo programą.
• Ar ZIP Code be priekinio nulio arba suma laiške atrodo keistai? Patikrinkite skaičių formatą skaičiuoklėje (žr. Kaip išsaugoti nulį telefono numerio arba pašto kodo pradžioje).