Makrokomandos, šablonai ir suderinamumo testavimas

6 modulis: Failai ir dokumentai · Skaitymo trukmė: 12 min.

Mokymosi tikslas: Po šios pamokos galėsite, naudodami savo dokumentų testinį rinkinį, nustatyti, kas gerai veikia naujame internetiniame biure, ką reikia pakeisti ir ko geriau nedaryti kitoje programoje, ypatingą dėmesį skiriant VBA makrokomandoms, šablonams, šriftams ir sujungimui.

Pagrindinės sąvokos: testinis rinkinys, suderinamumas, VBA makrokomanda (xlsm, docm), JavaScript makrokomanda, savadarbė funkcija (#NAME?), priedas (add-in), šablonas (dotx, xltx, potx), firminis stilius, turinio valdiklis, formos laukas, korespondencijos derinys, pakeitimų sekimas, komentarai, funkcijų pavadinimai ir skyriklis

Kodėl testuoti, jei formatai juk atviri?

6.3 pamokoje matėte, kad docx ir odt yra atviri standartai. Tai nereiškia, kad kiekviena programa vienodai gerai atlieka visa, kas yra tokiame faile. Paprastas laiškas ar skaičiuoklė veikia visur. Problemos kyla su ypatingomis dalimis: makrokomandomis, mygtukais, priedais, formos laukais, sudėtingais šablonais ir šriftais, kurių nėra. Jie beveik visada yra kaip tik tuose dokumentuose, kuriais organizacija remiasi: pasiūlymo generatoriuje, darbo valandų formoje, firminiame blanke.

Todėl prieš perėjimą sudarykite testinį rinkinį ir sistemingai jį peržiūrėkite. Ne tam, kad įrodytumėte, jog naujas paketas yra geras, o tam, kad žinotumėte, ką reikia sutvarkyti.

1 žingsnis: pasirinkite testinį rinkinį

Pasirinkite 15 iki 25 dokumentus. Ne atsitiktinius, o svarbiausius ar sudėtingiausius dokumentus:

• dažniausiai naudojamus dokumentus (paklauskite kolegų arba pažiūrėkite senoje paslaugoje skiltyje „neseniai naudota“);
• visus šablonus ir firminį blanką;
• kiekvieną failą su makrokomandomis (plėtiniai xlsm, docm, pptm, taip pat senesni xls ar doc, kuriuose gali būti makrokomandų);
• dokumentus su formomis, korespondencijos derinimu (laiškai iš adresų sąrašo) arba nuorodomis į kitus failus;
• dokumentus, kuriais keičiatės su išorinėmis šalimis (buhalteriu, užsakovu);
• kelis didelius ar senus failus.

Bakkerij De Korrel atveju tokių dokumentų susidarė 18, tarp jų pasiūlymo generatorius (Excel su makrokomanda), firminis blankas (Word šablonas su firminio stiliaus šriftu), kainoraštis, atostogų kortelė, kasmetinis kalėdinis laiškas klientams ir pristatymo prezentacija.

2 žingsnis: patikrinkite kiekvieną dokumentą pagal fiksuotus punktus

Atverkite kiekvieną dokumentą naujame internetiniame biure ir atlikite tai, ką su juo paprastai darote. Prie kiekvieno dokumento užsirašykite:

1. Ar jis atsidaro? Ir ar atrodo taip pat (formatavimas, tarpai tarp eilučių, puslapių numeravimas)?
2. Redagavimas ir išsaugojimas: ką nors pakeiskite, išsaugokite, atverkite iš naujo. Ar viskas vis dar teisinga?
3. Grįžimas pas partnerį: atverkite redaguotą failą gavėjo programoje (pavyzdžiui, Word pas buhalterį). Ar jis ten vis dar gerai atrodo?
4. Ypatingos dalys: ar veikia mygtukai, formulės, laukai, turinys, antraštės ir poraštės?
5. Bendras redagavimas: ar du žmonės gali vienu metu jame dirbti be problemų?
6. Spausdinimas ir pdf: ar spaudinys atrodo teisingai?

Makrokomandos: sąžiningas pasakojimas

Makrokomanda yra nedidelė programos dalis dokumente: mygtukas, kuris suformuoja pasiūlymą, nukopijuoja duomenis ar surikiuoja sąrašą. „Microsoft Office“ pakete makrokomandos rašomos VBA kalba (Visual Basic for Applications). Failai su makrokomandomis turi savo plėtinį: xlsm, docm ir pptm. Zip faile kodas yra komponente vbaProject.bin.

Europos debesijos internetiniai biuro paketai VBA kodo nevykdo. Euro-Office ir ONLYOFFICE turi makrokomandas JavaScript kalba; Collabora ir LibreOffice turi savo Basic ir Python kalbas ir gali ribotai vykdyti dalį VBA kodo darbalaukio programoje LibreOffice. Naršyklėje praktiškai tuo pasikliauti negalima. Failas vis tiek atsidarys: matysite visus duomenis ir formules, bet mygtukai nieko nedarys.

Ką galite daryti?

Dvi spąstai. Visada pasilikite originalą: jei xlsm failą išsaugosite kitame pakete, VBA kodas gali tapti nebenaudojamas „Excel“ programoje. Ir savadarbės funkcijos: jei formulėje naudota pačių sukurta VBA funkcija, pavyzdžiui, =PVM(A1), naujame pakete ji grąžins klaidos reikšmę, pavyzdžiui, #NAME?.

Svarbus ir saugumo aspektas. Kitų žmonių failų makrokomandos gali būti žalingos. Geras paketas, atidarant failą, paklaus, ar norite vykdyti automatines makrokomandas. Pasirinkite taip tik tada, jei failu pasitikite.

Šablonai ir firminis stilius

Šablonas (dotx, xltx, potx arba ott esant ODF) yra pradinis dokumentas: firminis blankas, pasiūlymas, prezentacija firminiu stiliumi. Patikrinkite tris dalykus:

• Šriftas: ar firminio stiliaus šriftas yra internetinio biuro serveryje? Jei ne, tekstas pasislinks (6.3 pamoka). Paklauskite paslaugų teikėjo, ar jis gali jį įdiegti, arba pasirinkite laisvai prieinamą šriftą, kuris yra artimas originaliam.
• Logotipas, antraštė ir poraštė: ar jie gerai atrodo, taip pat ir antrame puslapyje?
• Laukai: data, puslapių numeriai, turinys. Leiskite juos vieną kartą atnaujinti.

Naujoje debesijoje sukurkite fiksuotą aplanką Šablonai, kuriame dauguma žmonių turėtų tik skaitymo teisę, kad niekas netyčia nepakeistų originalo.

Formos, sujungimas ir sekimas

• Formos laukai ir turinio valdikliai (išskleidžiami sąrašai, žymimieji langeliai, datos parinkikliai „Word“ programoje) ne visuose paketuose veikia vienodai. Išbandykite pildymą ir siuntimą atgal.
• Korespondencijos derinys (laiškai iš adresų sąrašo) veikia daugelyje internetinių paketų, bet kartais su apribojimais, pavyzdžiui, maksimaliu gavėjų skaičiumi per kartą arba be etikečių lapų. Išbandykite su savo tikru adresų sąrašu.
• Pakeitimų sekimas ir komentarai paprastai gerai keliauja pirmyn ir atgal. Vis dėlto patikrinkite, ar autorių vardai teisingi, ir pašalinkite juos prieš siunčiant dokumentą išorėn.
• Priedai (add-ins) iš „Microsoft Office“, pavyzdžiui, apskaitos ar CRM paketo priedai, kitame internetiniame biure neveiks. Pasidomėkite, ar tos programėlės tiekėjas turi kitokią jungtį.

Skaičiuoklės: funkcijų pavadinimai ir skyrikliai

Tas, kuris pripratęs prie „Excel“ lietuvių kalba, rašo =SUMA(B3:B11) ir =JEI(B5>0;"pelnas";"nuostolis"), tarp dalių naudojant kabliataškį. Internetiniame biure gali būti nustatyti anglų kalbos pavadinimai ir kableliai (=SUM(...), =IF(...,...)). Pats failas dėl to nesikeičia: funkcijos faile saugomos fiksuotu būdu. Svarbu tai, ką rašote. Patikrinkite formulių kalbos ir regiono nustatymą ir praneškite kolegoms, kokia forma naudojama.

3 žingsnis: priimkite sprendimą dėl kiekvieno dokumento

Prie kiekvieno dokumento testiniame rinkinyje užrašykite rezultatą: žalia (veikia), oranžinė (veikia po pakeitimo, užrašykite kokio) arba raudona (neveikia, iš lentelės apie makrokomandas pasirinkite sprendimą). Keli raudoni dokumentai nėra priežastis nepereiti prie naujos paslaugos. Tačiau tai yra priežastis juos sutvarkyti prieš perėjimo datą arba sąmoningai palikti vieną „Excel“ licenciją pasiūlymo generatoriui, kol jis bus pakeistas.

Praktikoje: taip tai atrodo pas paslaugų teikėją

„Euro-Office“ programoje, esančioje WebOké „Nextcloud“, xlsm failas atsidaro su visais duomenimis, bet be veikiančių VBA mygtukų. Skirtuke Rodymas ir Makrokomandos galite sukurti makrokomandą JavaScript kalba arba ją įrašyti; skiltyje Vartotojo apibrėžtos funkcijos sukuriate savo funkciją. Skiltyje Failas, Išplėstiniai nustatymai yra formulių kalba ir regionas. Korespondencijos derinimas yra skirtuke Bendradarbiavimas. Kituose paketuose meniu pavadinimai skiriasi, tačiau ribos panašios: VBA naršyklėje visiškai neveikia nė viename Europos internetiniame pakete.

Santrauka

• Atviri standartai nieko nesako apie makrokomandas, priedus ir formas: patikrinkite savo dokumentus.
• Sudarykite 15 iki 25 svarbių ir sudėtingų dokumentų testinį rinkinį ir patikrinkite juos pagal fiksuotus punktus.
• VBA makrokomandos internetiniuose paketuose neveikia; pirmiausia pažiūrėkite, ar makrokomanda vis dar reikalinga, ir visada pasilikite originalą.
• Patikrinkite šablonus pagal šriftą, logotipą ir laukus ir patalpinkite juos fiksuotame aplanke su skaitymo teise.
• Kiekvienam dokumentui priskirkite žalią, oranžinę ar raudoną spalvą ir sutvarkykite raudonus prieš perėjimo datą.

Testas

Užduotis

Užduotis A6.5: Jūsų paties dokumento suderinamumo patikra. Įkelkite dokumentą, kurį laikote svarbiu (pavyzdžiui, skaičiuoklę su makrokomandomis arba savo šabloną). Programa ieškos makrokomandų, išorinių nuorodų, įterptų objektų, formos laukų, sekamų pakeitimų bei komentarų, nežinomų funkcijų ir šriftų be pakaitalo ir pagal kiekvieną punktą pateiks žalią, oranžinę ar raudoną spalvą su patarimu.

Užduotis E6.5: Jūsų testavimo rinkinys. Užpildykite testinį rinkinį bent dešimčiai savo dokumentų, nurodydami rezultatą prie kiekvieno testavimo punkto ir sprendimą dėl kiekvieno dokumento.

Skaitykite daugiau

Šiuose straipsniuose aprašyti žingsniai galioja WebOké paslaugoms; pas kitus paslaugų teikėjus viskas veikia panašiai.

• Euro-Office vadovas 15.30: Excel failas su VBA makrokomandomis: ką daryti?
• Euro-Office vadovas 15.2: Formulių perkėlimas iš Excel: Jūsų kalbos funkcijų pavadinimai ir kabliataškis
• Euro-Office vadovas 15.22: Laiškų kūrimas iš adresų sąrašo
• Euro-Office vadovas 12.2: Dokumentas atsidaro tik skaitymo režimu
• Euro-Office vadovas 12.3: Šriftai atrodo kitaip
• Euro-Office vadovas 15.24: Komentarų ir pakeitimų pašalinimas prieš siunčiant dokumentą