7 modulis · 7.1
Pokalbiai ir susitikimai
7 modulis: Bendradarbiavimas, programėlės ir saugumas · Skaitymo trukmė: 10 min.
Mokymosi tikslas: Baigę šią pamoką galėsite pasirinkti Europos alternatyvą pokalbiams ir vaizdo skambučiams bei suplanuoti perėjimą nuo Teams, Slack ar Zoom, įskaitant tai, ką daryti su pokalbių istorija.
Pagrindinės sąvokos: pokalbis, pokalbio grupė arba kanalas, vaizdo konferencija, svečias be paskyros, lobby (laukiamasis), moderatorius, transportinis šifravimas, visapusis šifravimas (end-to-end), pokalbių istorija, saugojimo pareiga, atvirasis standartas (Matrix), savarankiškas talpinimas
Kodėl pokalbiai yra sudėtingiausia dalis
Paštas, kalendoriai ir failai turi atviruosius standartus: IMAP, CalDAV, WebDAV. Juos galima nukopijuoti nuo vieno paslaugų teikėjo pas kitą. Su pokalbiais ir susitikimais yra kitaip. Microsoft Teams, Slack, Zoom ir WhatsApp kiekvienas turi savo sistemą. Pokalbio iš Teams negalite „importuoti“ į kitą pokalbių programėlę. Taigi pradedate iš naujo.
Tai skamba blogiau, nei yra iš tikrųjų. Bakkerij De Korrel atveju kalbama apie tris dalykus: greitą klausimą kolegai („ar jau paruošti razinų bandelės?“), kartą per savaitę vykstantį susitikimą su iš namų dirbančiais kepėjais dėl planavimo, ir retkarčiais vaizdo pokalbį su klientu ar tiekėju. Tai galima padaryti bet kurioje šiuolaikinėje pokalbių programoje. Sudėtinga dalis yra įpročiai ir senos žinutės.
Ko Jums reikia? Keturi klausimai
Prieš pasirinkdami programą, atsakykite į keturis klausimus:
| Klausimas | Kodėl tai svarbu |
|---|---|
| Kas su kuo bendrauja? Tik kolegos, ar taip pat klientai ir tiekėjai? | Išorės asmenys turi galėti dalyvauti be paskyros (svečio nuoroda). |
| Kiek žmonių dalyvauja vaizdo pokalbyje? | 2-10 žmonių tinka beveik visur; 50 ar daugiau reikalauja tam skirtos programos. |
| Ar ką nors reikia išsaugoti? | Susitarimai pokalbyje gali būti verslo duomenys. Pagalvokite apie saugojimo pareigą ir apie tai, kas nutinka, kai kas nors išeina. |
| Kokie slapti yra aptariami dalykai? | Nulemia, ar pakanka transportinio šifravimo, ar reikia visapusio (end-to-end) šifravimo. |
Europos ir atvirieji alternatyvos
Yra apytiksliai dviejų rūšių sprendimai: pokalbiai ir skambučiai kaip Jūsų debesijos aplinkos dalis, ir atskiros programos.
| Sprendimas | Kas tai yra | Kas stovi už programinės įrangos | Savarankiškas talpinimas? |
|---|---|---|---|
| Nextcloud Talk | Pokalbiai, skambučiai ir vaizdo konferencijos Nextcloud aplinkoje, šalia Jūsų failų ir kalendoriaus | Nextcloud GmbH, Vokietija; atvirojo kodo | Taip, arba pas Nextcloud paslaugų teikėją |
| Matrix su Element | Atvirasis standartas pokalbiams; Element yra žinomiausia programėlė. Serveriai gali bendrauti tarpusavyje (federacija) | Element (Londonas, JK); Matrix standartą administruoja Matrix.org Foundation | Taip, arba pas paslaugų teikėją |
| Jitsi Meet | Vaizdo konferencijos naršyklėje, be paskyros | Atvirojo kodo, sukurta Amerikos bendrovės 8x8 | Taip, daugelis Europos subjektų valdo savo Jitsi serverį |
| BigBlueButton | Vaizdo konferencijos pamokoms ir webinarams (baltoji lenta, breakout rooms) | Atvirojo kodo, pradžioje iš Kanados | Taip, arba pas paslaugų teikėją |
| Threema | Žinučių programėlė su visapusiu (end-to-end) šifravimu, taip pat yra verslo versija | Threema GmbH, Šveicarija | Ne (tačiau yra verslo administravimo aplinka) |
| Wire | Verslo žinučių programėlė su visapusiu (end-to-end) šifravimu | Wire Swiss GmbH, Cugas (Šveicarija), kūrimas Berlyne | Ribotai (dideliems klientams) |
Krenta į akis du dalykai. Šveicarija ir JK nėra ES narės. Abiem šalims Europos Komisija yra priėmusi tinkamumo sprendimą: duomenys gali būti ten perduodami be papildomų priemonių (3 pamoka 2.1). O „atvirojo kodo, sukurta Amerikos bendrovės“ (Jitsi) reiškia kitką nei „Amerikos bendrovės paslauga“. Jei Jitsi naudojate savo serveryje arba pas Europos paslaugų teikėją, Jūsų pokalbis nekeliauja per 8x8. Programinė įranga priklauso visiems; paslauga priklauso tam, kas valdo serverį.
Transportas, end-to-end ir kas valdo serverį
Beveik visos programos šifruoja ryšį tarp Jūsų įrenginio ir serverio. Tai vadinama transportiniu šifravimu. Kažkas tame pačiame „wifi“ tinkle negalės perskaityti, bet pats serveris iš esmės galėtų.
Taikant visapusį (end-to-end) šifravimą, pokalbį gali skaityti ar girdėti tik dalyviai, netgi serverio administratorius negali. Threema ir Wire tai daro pagal numatytuosius nustatymus. Matrix tai gali padaryti kiekvienam pokalbiui atskirai, o Element privačiuose pokalbiuose tai yra įjungta pagal numatytuosius nustatymus. Nextcloud Talk ir Jitsi atveju tai priklauso nuo versijos ir serverio nustatymų. Tokiu atveju darykite prielaidą, kad serverio administratorius gali matyti pokalbio žinutes, nebent Jūsų paslaugų teikėjas raštu nurodo kitaip.
Kepyklai, aptariančiai planavimą, transportinio šifravimo paprastai pakanka, jei serveris priklauso subjektui, kuriuo pasitikite ir kuriam taikoma Europos teisė. Jei aptariate medicininius duomenis ar konfidencialias derybas, didesnę reikšmę turi end-to-end šifravimas.
Svečiai, lobby ir moderatoriai
Klientai ir tiekėjai neturi paskyros Jūsų aplinkoje. Tam skirta svečio nuoroda: bet kas, turintis nuorodą, gali prisijungti per naršyklę, nieko neįdiegęs. Tai patogu, tačiau kartu ir rizikinga, nes nuoroda gali būti persiųsta toliau.
Trys įpročiai padaro tai saugiai:
- Uždėkite slaptažodį ant nuorodos ir išsiųskite jį kitu kanalu, pavyzdžiui, SMS žinute.
- Naudokite lobby (laukiamąjį): svečiai laukia, kol moderatorius atidaro susitikimą ir juos įleidžia.
- Pasibaigus susitikimui, išjunkite svečių prieigą arba kiekvienam susitikimui sukurkite naują pokalbį.
Ką daryti su sena pokalbių istorija?
Žinutės iš Teams, Slack ar WhatsApp nepersikelia kartu. Todėl iš anksto nuspręskite:
- Kas turi likti išsaugota? Susitarimai su klientais, sprendimai, pasiūlymai, aptarti pokalbyje. Jiems iš tikrųjų nederėtų likti vien pokalbyje. Prieš persikeldami, perkelkite juos į dokumentą ar el. laišką.
- Ką galima pašalinti? Daugumą: „pavėluosiu 5 minutes“, pietų nuotraukos, pavienai klausimai.
- Kaip išsaugoti likusią dalį? Teams ir Slack turi eksporto funkcijas administratoriams (Microsoft 365 per eDiscovery, Slack per darbo erdvės eksporto funkciją, priklausomai nuo Jūsų plano). Gausite failus (dažniausiai JSON arba HTML formatu), kuriuos laikote kaip archyvą aplanke su ribota prieiga. Naujoje pokalbių programoje jie nebus ieškomi.
- Kiek laiko? Laikykite archyvą tiek, kiek reikia Jūsų apskaitai ar susitarimams, ir ne ilgiau. Jei jame yra asmens duomenų, archyvui taip pat taikomas BDAR.
Taip pat atskirai išsaugokite failus, kurie buvo bendrinami Teams kanaluose. Microsoft 365 aplinkoje jie dažniausiai saugomi SharePoint arba OneDrive ir bus perkelti kartu su failų migracija (6.1 pamoka), o ne su pokalbiu.
Pats perėjimas
Pokalbių programa veikia tik tuomet, kai ją naudoja visi. Pusiau perėjimas yra pats blogiausias variantas: tada niekas nebežino, kur yra kuri žinutė. Todėl:
- Pasirinkite vieną datą, kurią nauja programa taps vienintele pokalbių programa.
- Iš anksto sukurkite reikalingus pokalbius: bendrą pokalbį, po vieną kiekvienai komandai (De Korrel atveju: „kepykla“, „parduotuvė“, „pristatymas“) ir vieną savaitiniam susitikimui.
- Prieš tą datą visi turi įsidiegti programėlę telefone ir kompiuteryje (7.2 pamoka).
- Senoje programoje prisekite žinutę: „Nuo pirmadienio bendraujame Talk. Čia nebeatsakinėkite.“
- Po kelių savaičių seną programą perjunkite į tik skaitymo režimą, o vėliau visiškai sustabdykite.
Praktikoje: kaip tai atrodo pas paslaugų teikėją
Šiame pavyzdyje naudojame Nextcloud Talk WebOké Nextcloud aplinkoje. Talk yra paketuose su Office licencija. Talk atidarote per piktogramą viršuje. Pradžios puslapyje kairėje matosi Jūsų pokalbiai, mygtuku Pradėti susitikimą dabar iškart sukuriate susitikimą su nuoroda, o Patikrinkite įrenginius leidžia patikrinti kamerą ir mikrofoną. Svečių prieigą kiekvienam pokalbiui įjungiate per Pokalbio nustatymai, skiltyje Administravimas; ten taip pat nustatote slaptažodį. Lobby nustatymai yra skiltyje Susitikimas. Šioje aplinkoje pokalbių įrašymas ir skambinimas į įprastus telefono numerius negalimas.
Pas kitus Nextcloud paslaugų teikėjus bei Matrix, Jitsi ar BigBlueButton paslaugų atveju veikimas panašus: svečio nuoroda, slaptažodis, laukiamasis ir moderatoriai kartais vadinami kitaip, tačiau idėja ta pati.
Santrauka
- Pokalbiai neperkeliami į naują programą. Tai, kas svarbu, iš anksto perkelkite į dokumentą ar el. laišką, likusią dalį eksportuokite kaip archyvą.
- Rinkitės pagal keturis klausimus: kas, kiek, kas turi būti išsaugota, kiek jautru.
- Transportinis šifravimas saugo kelyje; visapusis (end-to-end) šifravimas saugo ir nuo serverio. Svarbu, kas valdo serverį.
- Saugumas su svečiais: slaptažodis, laukiamasis, svečių prieigos išjungimas po susitikimo.
- Persikelkite vienu fiksuotu dienos momentu, kai programėlės jau įdiegtos.
Testas
Užduotis
Užduotis E7.1: Pokalbių perkėlimo pasiruošimas. Atsakykite į keturis šios pamokos klausimus Jūsų pačių organizacijai, sudarykite sąrašą pokalbių grupių ir kanalų, kuriuos šiuo metu turite, ir kiekvienai grupei nustatykite: kas turi likti išsaugota, kur tai bus laikoma, ir kuris pokalbis naujoje programoje jį pakeis.
Užduotis E7.1: Pokalbių perkėlimo pasiruošimas
Suplanuokite pokalbių perkėlimą taip, kad nedingtų niekas svarbaus ir visi persikeltų tą pačią dieną.
Jūsų pažymėti varneliai ir pastabos lieka tik šioje naršyklėje; niekur jų nesiunčiame. Jei esate prisijungę, skiltyje Mano kursai išsaugome tik tai, kad užduotį atlikote.
Skaitykite daugiau
Šiuose straipsniuose aprašyti veiksmai galioja WebOké paslaugoms; pas kitus paslaugų teikėjus veikimas yra panašus.
- Nextcloud vadovas 10.1: Kas yra Talk ir kam ji prieinama?
- Nextcloud vadovas 10.3: Vaizdo skambučiai ir susitikimai: kamera, mikrofonas, fonas ir rankos pakėlimas
- Nextcloud vadovas 10.5: Svečių kvietimas per nuorodą (be paskyros)
- Nextcloud vadovas 16.22: Svečiai Talk susitikime su laukimo sale (lobby)
- Vaizdo skambučiai „Nextcloud Talk“ programoje neveikia: priežastys ir sprendimai
- Matrix specifikacija: https://spec.matrix.org/