8 modulis · 8.3
Sąžiningas kaštų ir administravimo palyginimas
8 modulis: Atsarginės kopijos, pereinamasis laikotarpis ir administravimas · Skaitymo trukmė: 10 min.
Mokymosi tikslas: Po šios pamokos galėsite sąžiningai sugretinti bendras savo senos ir naujos sistemos išlaidas bei administravimą, nesiribodami vien kaina vienam vartotojui, ir užfiksuoti, kas atlieka kokius administravimo darbus.
Pagrindinės sąvokos: bendros išlaidos (TCO), vienkartinės ir pasikartojančios išlaidos, licencija vienam vartotojui, saugykla, papildymai, perkėlimo išlaidos, mokymai, savas laikas, administruojama paslauga, savarankiškas talpinimas, administravimo užduotys, kas ką daro (RACI), kainos stabilumas, mastelio keitimas
Neteisingas palyginimas
Pirmasis klausimas, kurį užduoda beveik visi: „Kiek tai kainuoja vienam vartotojui per mėnesį?“ Šį skaičių palyginate su dabartine licencija, ir viskas. Tai neteisingas palyginimas dėl dviejų priežasčių.
Visų pirma, taip lyginate ne tą patį. Vieno tiekėjo paketas apima paštą, failus, biuro programas ir pokalbius; kito tiekėjo biuro programos yra atskira licencija, paštas priklauso kitam paketui, o papildoma saugykla kainuoja brangiau. Antra, taip praleidžiate viską, kas nepatenka į sąskaitą faktūrą: Jūsų ir kolegų laiką, mokymus, administravimą, patį perkėlimą.
Šioje pamokoje nenaudojame realių tiekėjų kainų. Jos keičiasi, o čia svarbu metodika. Sumas įrašykite patys, remdamiesi pasiūlymais ir kainoraščiais, kuriuos užklausiate tuo metu.
Bendros išlaidos: viskas vienoje vietoje
Bendromis išlaidomis (angl. total cost of ownership, TCO) vadiname visas išlaidas per nustatytą laikotarpį, pavyzdžiui, trejus metus, įskaitant vienkartines išlaidas. Trejų metų laikotarpis patogus todėl, kad tuomet sąžiningai įvertinamos ir vienkartinės perkėlimo išlaidos.
| Rūšis | Pavyzdžiai | Vienkartinė ar pasikartojanti |
|---|---|---|
| Licencijos ir prenumeratos | Vienam vartotojui, pagal paketą, biuro programų licencijos, pokalbiai, pašto dėžutės | Pasikartojanti |
| Saugykla | Papildoma saugykla virš paketo, Jūsų duomenų augimas per metus | Pasikartojanti, auganti |
| Papildymai | Archyvavimas, papildoma atsarginė kopija, papildoma apsauga, pažangios administravimo funkcijos | Pasikartojanti |
| Domeno vardas ir DNS | Registracija, prireikus DNS paslauga | Pasikartojanti |
| Atsarginė kopija už paslaugos ribų | Antra paslauga ar saugykla, išoriniai diskai (pamoka 8.1) | Pasikartojanti ir vienkartinė |
| Perkėlimas | Specialisto ar tiekėjo pagalba, galbūt dvigubas mokėjimas perėjimo metu | Vienkartinė |
| Dvigubas laikotarpis | Sena ir nauja paslauga vienu metu perėjimo metu, atsisakymo terminas | Vienkartinė |
| Mokymai | Mokymai, atmintinių rengimas, kolegų valandos | Vienkartinė, ir pasirodžius naujiems kolegoms |
| Savas administravimo laikas | Valandos per mėnesį vartotojams, klausimams, atnaujinimams (savarankiško talpinimo atveju), patikrinimams | Pasikartojanti |
| Išėjimo išlaidos pasitraukiant | Eksportas, galimos tiekėjo išlaidos (nuo 2027 m. sausio 12 d. draudžiamos pagal Duomenų aktą (Data Act), pamoka 8.2) | Vienkartinė, vėlesnė |
| Įrenginiai ir programinė įranga | Pavyzdžiui, darbalaukio programa, slaptažodžių tvarkyklė | Pasikartojanti arba vienkartinė |
Dažniausiai pamirštama svarbiausia eilutė: savas laikas. Apskaičiuokite jį padauginę valandų skaičių iš nustatyto valandinio įkainio, kurį pasirenkate patys. Net jei niekas už tai sąskaitos neišrašo, tai vis tiek kainuoja.
Skaičiavimo pavyzdys be realių kainų
Kepyklėlėje „De Korrel“ Ruudas naudoja kintamuosius, kad pavyzdys tiktų visiems:
G= vartotojų skaičius (12)L= licencija vienam vartotojui per mėnesį, įskaitant biuro programas, kur reikiaO= papildoma saugykla per mėnesįB= išorinė atsarginė kopija per mėnesįU= savo administravimo valandos per mėnesį,T= valandinis įkainis, kurį kepyklėlė taiko savam laikuiM= vienkartinės perkėlimo išlaidos (pagalba plius savos valandos xT)D= dvigubas laikotarpis: mėnesiai, kai mokama ir už seną, ir už naują paslaugą vienu metu, dauginama iš senų mėnesinių išlaidųOp= mokymai (valandos x kolegų skaičius xT)
Bendros išlaidos per 36 mėnesius:
TCO = 36 x (G x L + O + B + U x T) + M + D + OpJis atlieka šį skaičiavimą du kartus: vieną kartą variantui „likti kaip yra“, kitą kartą variantui „pereiti“. Variante „likti kaip yra“ dydžiai M, D ir Op lygūs nuliui, tačiau jis vis tiek įskaičiuoja kainų didinimus, kuriuos paskelbė senasis tiekėjas, ir laiką, kuris dabar prarandamas dėl bendrinamų slaptažodžių ir pamestų failų.
Rezultatas nėra „pigiausias laimi“. Tai skaičius, su kuriuo galima sąžiningai diskutuoti: perėjimas vienkartinai kainuos tiek, o vėliau per mėnesį tiek daugiau arba mažiau, mainais už didesnę sprendimų teisę ir mažesnę priklausomybę (modulis 1). Kartais Europos sprendimas yra brangesnis, kartais pigesnis. Abu rezultatai yra geras pagrindas rinktis sąmoningai.
Administruojama paslauga ar savarankiškas talpinimas?
Naudojant Europos atvirąją programinę įrangą (Nextcloud, Matrix, Jitsi) galima ir talpinti patiems: įdiegti programinę įrangą savo serveryje ar nuomojamame serveryje. Tai atrodo pigu, nes programinė įranga yra nemokama. Paskaičiuokite sąžiningai:
| Administruojama paslauga | Savarankiškas talpinimas | |
|---|---|---|
| Serveris, saugykla, atsarginė kopija | Užtikrina tiekėjas | Tvarkytis ir mokėti patiems |
| Atnaujinimai ir saugumo pataisos | Tiekėjas | Jūs, laiku, net atostogų metu |
| Sutrikimas 7 valandą ryto | Tiekėjas | Jūs |
| Žinios | Pas tiekėją | Pas Jus, arba pas tą vieną nuovokų kolegą |
| Sprendimų teisė | Aukšta, jei tiekėjas yra Europos ir turite gerą išėjimo galimybę | Aukščiausia |
Dvylikos žmonių organizacijai be nuosavų IT žinių savarankiškas talpinimas dažniausiai yra rizika, o ne taupymas. Serveris, kuris mėnesiais negauna atnaujinimų, yra mažiau saugus nei gerai administruojama paslauga. Organizacijai su savais administratoriais tai gali būti kaip tik geriausias pasirinkimas.
Administravimo paskirstymas: kas ką daro?
Net ir naudojant administruojamą paslaugą lieka darbų. Užfiksuokite, kas ką daro, naudodami paprastą pasiskirstymą: kas atlieka, kas yra galutinai atsakingas, su kuo konsultuojamasi ir kas yra informuojamas (dažnai vadinama RACI, pagal angliškus žodžius).
| Užduotis | Atlieka | Galutinai atsakingas | Kaip dažnai |
|---|---|---|---|
| Naujo kolegos sukūrimas, licencijos priskyrimas | Biuro vadovas | Savininkas | Priimant į darbą |
| Išeinantis kolega: perdavimas, išjungimas | Biuro vadovas | Savininkas | Atleidžiant iš darbo |
| Tikrinimas, kas yra administratorius ir kas turi licencijas | Biuro vadovas | Savininkas | Kas ketvirtį |
| Atsarginės kopijos atkūrimo bandymas | Biuro vadovas | Savininkas | Kas metus |
| Išėjimo testas | Biuro vadovas | Savininkas | Kas metus |
| Atnaujinimų paleidimas (jei paslauga tai palieka klientui) | Biuro vadovas | Savininkas | Kiekvienos didelės versijos atveju |
| Duomenų tvarkymo sutarties ir veiklos įrašų atnaujinimas | Savininkas | Savininkas | Pasikeitus, bent kartą per metus |
| Atsakymai į kolegų klausimus | Ambasadorius (pamoka 9.1) | Biuro vadovas | Nuolat |
Užduotis be atsakingo asmens vardo neįvyksta. Užduotis su vienu vardu neįvyksta, jei tas asmuo serga. Todėl svarbiausioms užduotims paskirkite ir pavaduotoją.
Į ką dar atkreipti dėmesį lyginant
- Kainos stabilumas: kaip dažnai ir kaip gali keistis kaina, ir ar tuomet turite teisę nutraukti sutartį?
- Mastelio keitimas: kas vyksta esant 15 ar 25 vartotojams, arba dvigubai didesnei saugyklai? Ar tuomet pereinate į kitą paketą?
- Kas iš tiesų įtraukta: pagalba Jūsų kalba, atsarginės kopijos, iš kurių galite ką nors atkurti, duomenų tvarkymo sutartis, eksporto galimybės.
- Bandomasis laikotarpis: ar galite pirma išbandyti su keliais kolegomis (pamoka 3.3)?
Praktikoje: kaip tai atrodo pas tiekėją
„WebOké Nextcloud“ atveju yra paketai, kurie skiriasi vartotojų skaičiumi ir saugykla, biuro programų licencijomis vienam vartotojui, taip pat galimybe padidinti saugyklą ar vartotojų skaičių per „Mano WebOké“. Atnaujinimus, saugumą ir sistemines atsargines kopijas atlieka WebOké; naują pagrindinę versiją paleidžia pats paketo savininkas, vienu mygtuko paspaudimu. Vartotojų administravimas, licencijos ir atkūrimo testai lieka kliento atsakomybe. Kainos šiame kurse sąmoningai nenurodomos.
Pas kitus tiekėjus pasiskirstymas gali būti kitoks. Todėl lentelę „kas ką daro“ užpildykite kiekvienam tiekėjui atskirai ir įtraukite ją į savo palyginimą.
Santrauka
- Lyginkite bendras išlaidas per nustatytą laikotarpį, o ne vien kainą vienam vartotojui.
- Įskaičiuokite vienkartines išlaidas (perkėlimą, dvigubą laikotarpį, mokymus) ir ypač savo laiką.
- Savarankiškas talpinimas reiškia programinę įrangą be licencijos, bet su darbu: paskaičiuokite tai sąžiningai.
- Užfiksuokite administravimo užduotis su atsakingo asmens vardu ir pavaduotoju.
- Atkreipkite dėmesį į kainos stabilumą, mastelio keitimą ir tai, kas iš tiesų įtraukta į paketą.
Testas
Užduotis
Užduotis E8.3: Išlaidų šablonas ir administravimo pasiskirstymas. Užpildykite išlaidų šabloną faile OPDRACHTEN.md variantams „likti kaip yra“ ir „pereiti“, naudodami sumas iš pasiūlymų ar kainoraščių, kuriuos užklausiate patys, per 36 mėnesius. Po to užpildykite lentelę „kas ką daro“ su vardais ir pavaduotojais.
Užduotis E8.3: Išlaidų šablonas ir administravimo pasiskirstymas
Užpildykite išlaidų šabloną du kartus (liekant ir persikeliant), naudodami sumas iš savo pasiūlymų ar kainoraščių, ir paskirstykite administravimo užduotis.
Jūsų pažymėti varneliai ir pastabos lieka tik šioje naršyklėje; niekur jų nesiunčiame. Jei esate prisijungę, skiltyje Mano kursai išsaugome tik tai, kad užduotį atlikote.
Skaitykite daugiau
Šiuose straipsniuose aprašyti žingsniai galioja WebOké paslaugoms; pas kitus tiekėjus procesas vyksta panašiai.
- Nextcloud vadovas 1.4: Nextcloud Free, Personal, Family ir Max: skirtumai ir perėjimas
- Nextcloud vadovas 14.4: Daugiau saugyklos vietos ar naudotojų, plano keitimas arba atsisakymas
- Nextcloud vadovas 14.6: Nextcloud atnaujinimai: kada ir kaip
- Nextcloud vadovas 14.7: Teisės: kas administruoja ką Jūsų Nextcloud sistemoje?
- Kuris Nextcloud paketas Jums tinka ir kaip jį išplėsti?