Teisių ir bendrinimo struktūros pertvarkymas

6 modulis: Failai ir dokumentai · Skaitymo trukmė: 10 min.

Mokymosi tikslas: baigę šią pamoką galėsite suprojektuoti naują bendrinimo struktūrą su teisių matrica, komandos aplankais ir saugiomis viešosiomis nuorodomis, užuot tiesiog vienas į vieną atkūrę senuosius bendrinimus.

Pagrindinės sąvokos: savininkas, bendrinamas aplankas, komandos aplankas (grupės aplankas), bendrinimas su naudotoju, grupe ar komanda, skaitymo teisė, redagavimo teisė, viešoji nuoroda, slaptažodis, galiojimo pabaigos data, atsisiuntimų limitas, bendrinimas el. paštu, federacinis bendrinimas, failo užklausa, teisių matrica, nuosavybės perdavimas

Bendrinimai nepersikelia kartu

Beveik kiekvieno perėjimo metu tai yra didžiausia staigmena: failai persikelia, o bendrinimai ne. Jei kas nors „Google“ ar „Microsoft“ aplinkoje dalijosi aplanku su kolega, siuntė viešąją nuorodą klientui ar leido tiekėjui peržiūrėti turinį, tai naujoje debesijoje reikės padaryti iš naujo. Migracijos įrankis nežino žmonių, esančių Jūsų naujoje debesijoje, o „Google“ viešoji nuoroda turi „Google“ adresą, kuris nutraukus sutartį nebeveiks.

Tai gali atrodyti kaip papildomas darbas, tačiau tai ir galimybė. Po kelerių metų bendrinimo senoji situacija dažnai būna visiška netvarka: aplankai bendrinami su buvusiais darbuotojais, nuorodos be slaptažodžio, atvertos jau trejus metus, ir niekas nebežino, kam kas leista. Bakkerij De Korrel aplanke „Personalas“ su sutartimis ir atlyginimų lapeliais paaiškėjo, kad jis vis dar bendrinamas su prieš dvejus metus praktiką atlikusiu stažuotoju. Perėjimas yra tinkamas momentas tai sutvarkyti.

Kam priklauso aplankas?

Kiekvienoje debesijoje failas ar aplankas priklauso kam nors konkrečiam: savininkui. Bendrinimas reiškia, kad savininkas suteikia prieigą kitiems. Tai turi dvi pasekmes:

1. Jei savininkas išeina, aplankas atsiduria pavojuje. Jei jo paskyra ištrinama, dingsta ir jo failai, net jei su jais dirbo šimtas kolegų. Todėl pirmiausia privaloma perduoti nuosavybę.
2. Saugykla priskaičiuojama savininkui. Tai, ką kolegos įkelia į Jūsų bendrinamą aplanką, atimama iš Jūsų saugyklos.

Todėl viskam, kas priklauso organizacijai, o ne vienam asmeniui, naudokite komandos aplanką (kitose paslaugose dar vadinamą grupės aplanku, bendrinamu disku ar projekto erdve). Jis priklauso komandai. Žmonės ateina ir išeina, aplankas lieka.

Pirmiausia suprojektuokite: teisių matrica

Nekurkite aklai to, kas buvo anksčiau. Pirmiausia sudarykite teisių matricą: lentelę, kurioje eilutėse yra organizacijos aplankai, stulpeliuose grupės, o kiekviename langelyje nurodyta, ką tai grupei leidžiama daryti. Dirbkite su grupėmis ar komandomis, o ne su pavienėmis pavardėmis. Tada, atvykus naujam kolegai, pakanka pakeisti tik grupę.

Bakkerij De Korrel matrica:

Trys taisyklės:

• Kuo mažiau teisių. Skaitymas yra numatytasis lygis; redagavimo teisė tik tiems, kam tikrai reikia. Tai sumažina žalą, jei paskyra perimama arba kas nors netyčia ištrina aplanko turinį.
• Jautrūs aplankai atskirai. Personalo bylos, sveikatos duomenys ir administravimo dokumentai turi būti atskiruose aplankuose, prieinamuose tik nedidelei grupei.
• Vienas savininkas vienam aplankui. Susitarkite, kas administruoja aplanką ir kas sprendžia, kam suteikti prieigą, net ir komandos aplanko atveju.

Bendrinimas organizacijos viduje ir išorėje

Naujoje debesijoje bendrinate su naudotoju, grupe ar komanda. Pasirenkate skaitymo ar redagavimo teisę, o dažnai ir papildomas detales, pavyzdžiui, galimybę trinti ar bendrinti pakartotinai.

Žmonėms už organizacijos ribų yra daugiau galimybių:

• Viešoji nuoroda. Bet kas, turintis nuorodą, gali ja pasinaudoti, net jei nuoroda persiunčiama toliau. Visiems failams, kurie nėra iš tiesų vieši, nustatykite slaptažodį ir jį persiųskite kitu kanalu (nuoroda el. paštu, slaptažodis SMS žinute ar telefonu). Nustatykite galiojimo pabaigos datą ir, jei įmanoma, atsisiuntimų limitą.
• Bendrinimas el. paštu. Gavėjas gauna asmeninę nuorodą el. paštu, be paskyros. Patogu buhalteriui ar klientui.
• Failo užklausa (taip pat vadinama failų priėmimu ar įkėlimo nuoroda). Kita šalis gali tik įkelti failus, bet nemato, kas jau yra aplanke. Puikiai tinka, kai klientas turi pateikti dokumentus.
• Federacinis bendrinimas. Naudojant Nextcloud ir kitas paslaugas, kurios laikosi atvirojo standarto Open Cloud Mesh, galite bendrinti tiesiogiai su kažkuo kitame serveryje, be viešosios nuorodos. Kita šalis mato aplanką savo pačios debesijoje.

Nuoroda su parinktimi „slėpti atsisiuntimą“ gali atrodyti saugi, tačiau ji nieko iš tikrųjų nesustabdo: peržiūrėti galima, galima padaryti ir ekrano nuotrauką. Nepasikliaukite tuo slaptiems dokumentams.

Informuokite išorinius partnerius apie pokyčius

Nepamirškite žmonių už organizacijos ribų. Bakkerij De Korrel atveju tai buvo buhalteris (aplankas su sąskaitomis), spaustuvininkas (aplankas su dizainais) ir du nuolatiniai klientai su užsakymų sąrašu. Jų senosios „Google“ nuorodos po sutarties nutraukimo nebeveiks.

1. Senojoje paslaugoje suraskite visas viešąsias nuorodas ir išorinius bendrinimus. „Google Drive“ ir „OneDrive“ turi tam skirtą apžvalgą (organizacijoje taip pat administravimo skydelyje).
2. Kiekvienai nuorodai nuspręskite, ar ji vis dar reikalinga. Dažnai atsakymas yra ne.
3. Reikalingas nuorodas sukurkite iš naujo naujoje debesijoje, šį kartą su slaptažodžiu ir galiojimo pabaigos data.
4. Nusiųskite išorinei šaliai naują nuorodą su trumpu paaiškinimu ir data, kada senoji nustos veikti.

Išėjimas ir perdavimas

Teisės išliks tvarkingos tik tuo atveju, jei jas nuolat prižiūrėsite. Savo darbuotojo išėjimo tvarkoje (3 pamoka, 7.3) numatykite:

• Dar reikalingi asmeniniai aplankai: perduoti nuosavybę įpėdiniui prieš išjungiant paskyrą.
• Paskyrą pirmiausia išjungti, o ištrinti tik po patikrinimo. Ištrinta paskyra dingsta kartu su visais jos failais.
• Išeinantį asmenį pašalinti iš visų grupių ir komandų bei panaikinti jo viešąsias nuorodas.

Kas pusmetį atlikite trumpą peržiūrą: ar matrica vis dar atitinka tikrovę ir kokios viešosios nuorodos vis dar galioja?

Praktikoje: kaip tai atrodo pas paslaugų teikėją

WebOké Nextcloud aplinkoje bendrinate iš failo ar aplanko detalių skirtuko Bendrinti. Ten ieškote naudotojo, grupės ar komandos, arba sukuriate viešąją nuorodą paspausdami pliuso ženklą šalia Sukurti viešąją nuorodą. Skiltyse Redaguoti nuorodą ir Išplėstiniai nustatymai nustatote slaptažodį, galiojimo pabaigos datą ir atsisiuntimų limitą. Komandos aplankai rodomi kairėje meniu dalyje skiltyje Failai; komandos aplanką WebOké galite užsisakyti per pagalbos tarnybą, o jį susiejate su komanda iš programėlės Teams. Nuosavybę perduoda pats savininkas, eidamas į Nustatymai, Bendrinti.

Kitų Nextcloud paslaugų teikėjų atveju administratorius dažnai gali pats kurti grupės aplankus. Kitos Europos debesijos tai vadina kitaip (bendrinama erdvė, projekto aplankas), tačiau pasirinkimai yra tie patys: kam priklauso aplankas, kam kas leidžiama ir kiek saugi yra nuoroda.

Santrauka

• Pereinant prie naujos paslaugos bendrinimai ir viešosios nuorodos nepersikelia. Atkurkite juos sąmoningai iš naujo.
• Pirmiausia sudarykite teisių matricą su grupėmis ir kuo mažiau teisių.
• Viskas, kas priklauso organizacijai, turi būti komandos aplanke, o ne vieno darbuotojo asmeniniame aplanke.
• Viešosios nuorodos: slaptažodis kitu kanalu, galiojimo pabaigos data ir, jei įmanoma, atsisiuntimų limitas.
• Informuokite išorinius partnerius apie jų nuorodos pasikeitimą ir nuolat prižiūrėkite teises pagal pastovią darbuotojo išėjimo tvarką.

Testas

Užduotis

Užduotis A6.2: Saugios bendrinimo nuorodos patikrinimas. Savo naujoje debesijoje sukurkite viešąją testinę nuorodą į nekenksmingą testinį failą su slaptažodžiu ir galiojimo pabaigos data. Įklijuokite nuorodą (ne slaptažodį). Programa patikrins, ar nuoroda veikia per https ir ar failo negalima peržiūrėti ar atsisiųsti be slaptažodžio.

Užduotis E6.2: Jūsų teisių matrica. Sudarykite teisių matricą savo organizacijai (aplankai, grupės, teisės), kiekvienam aplankui priskirkite savininką ir sudarykite išorinių partnerių, kuriems reikia naujos nuorodos, sąrašą.

Daugiau skaitymo

Šiuose straipsniuose aprašyti žingsniai galioja WebOké paslaugoms; pas kitus paslaugų teikėjus veikia panašiai.

• Nextcloud vadovas 5.1: Bendrinimas su naudotoju iš Jūsų paties Nextcloud
• Nextcloud vadovas 5.2: Viešosios nuorodos sukūrimas: peržiūra, redagavimas, slaptažodis, galiojimo pabaigos data ir atsisiuntimų limitas
• Nextcloud vadovas 5.3: Failų pateikimas iš kitų asmenų: failų priėmimo nuoroda ir failo užklausa
• Nextcloud vadovas 5.5: Komandų kūrimas ir aplanko bendrinimas su visa Jūsų komanda
• Nextcloud vadovas 5.6: Komandos aplankai: bendras aplankas, priklausantis komandai
• Nextcloud vadovas 5.7: Bendrinimas su kažkuo kitoje Nextcloud sistemoje (federacinis bendrinimas)
• Nextcloud vadovas 5.10: Nuosavybės perdavimas, kai kolega išeina iš darbo
• Nextcloud vadovas 16.7: Bendradarbis išeina: kaip saugiai perimti failus, kalendorių ir bendrinamus aplankus