Biuro formatai: OOXML, ODF ir pdf

6 modulis: Failai ir dokumentai · Skaitymo trukmė: 10 min.

Mokymosi tikslas: Po šios pamokos galėsite paaiškinti, kas iš tikrųjų yra docx, odt ir pdf, kodėl dokumentas po perėjimo gali atrodyti kitaip, ir mokėsite pasirinkti tinkamą formatą bendradarbiavimui, keitimuisi duomenimis ir archyvavimui.

Pagrindinės sąvokos: failo formatas, atvirasis standartas, OOXML (docx, xlsx, pptx; ECMA-376, ISO/IEC 29500), ODF (odt, ods, odp; ISO/IEC 26300), senieji dvejetainiai formatai (doc, xls, ppt), pdf ir PDF/A (ISO 19005), csv, šriftas, metriškai lygiavertis šriftas, konvertavimas

Dokumentas yra susitarimas

Failas yra baitų eilutė. Tik per failo formatą programa sužino, ką tie baitai reiškia: čia yra antraštė, čia paryškintas tekstas, čia lentelė su trimis stulpeliais. Jei toks formatas yra viešai aprašytas ir juo gali naudotis bet kas be sutikimo ar licencijos, kalbame apie atvirąjį standartą (2.2 pamoka). Tada skirtingos programos gali skaityti ir rašyti tą patį failą, ir Jūs nesate priklausomi nuo vieno gamintojo.

Biuro dokumentams egzistuoja du dideli atvirieji standartai ir vienas formatas, skirtas užfiksuoti rezultatą.

OOXML: docx, xlsx ir pptx

Nuo Office 2007 Microsoft Office dokumentus pagal numatytuosius nustatymus išsaugo kaip Office Open XML, trumpai OOXML. Jums pažįstami plėtiniai: docx, xlsx ir pptx. Standartas įtvirtintas kaip ECMA-376 ir kaip tarptautinis standartas ISO/IEC 29500.

Docx failas iš esmės yra zip archyvas su fiksuota struktūra. Pervadinkite offerte.docx kopiją į offerte.zip ir išpakuokite ją. Tada pamatysite, be kita ko:

[Content_Types].xml        welke onderdelen erin zitten
word/document.xml          de tekst en de opmaak
word/styles.xml            de stijlen
word/fontTable.xml         de lettertypen die het document gebruikt
word/media/                de afbeeldingen
docProps/core.xml          titel, maker, datum

Reikėtų žinoti du dalykus. Pirma, ISO/IEC 29500 turi griežtą variantą (Strict) ir platesnį (Transitional), į kurį telpa ir senieji Word ypatumai; Office pagal numatytuosius nustatymus rašo Transitional variantą. Antra, docx faile gali būti elementų, kuriuos supranta tik Microsoft Office, pavyzdžiui, VBA makrokomandos (docm ir xlsm failuose), ActiveX mygtukai ar priedai. Formatas yra atviras, tačiau ne viskas, kas jame gali būti, veikia visur. Apie tai kalbama 6.5 pamokoje.

ODF: odt, ods ir odp

OpenDocument Format (ODF) sukurtas standartizacijos organizacijoje OASIS ir įtvirtintas kaip ISO/IEC 26300. Plėtiniai yra odt (tekstas), ods (skaičiuoklė) ir odp (pateiktis). Odt failas taip pat yra zip archyvas. Pirmasis elementas vadinasi mimetype ir jame tiesiogiai nurodomas dokumento tipas, pavyzdžiui, application/vnd.oasis.opendocument.text. Turinys yra content.xml faile, stiliai styles.xml faile.

ODF yra savarankiškas LibreOffice ir jo pagrindu sukurtų paketų, tokių kaip Collabora Online, formatas. Daug Europos valdžios institucijų nurodo ODF kaip pageidaujamą formatą keitimuisi duomenimis ir archyvavimui. Nyderlanduose ODF yra įtrauktas į Forum Standaardisatie (Standartizacijos forumo) sąrašą „taikyti arba paaiškinti“ (pas toe of leg uit), kaip ir pdf bei PDF/A.

Kokį formatą pasirinkti?

Abu yra atvirieji standartai. Praktinis skirtumas priklauso nuo to, su kokiais žmonėmis dirbate ir kokią programą naudojate.

Svarbiausia taisyklė: pasirinkite vieną pagrindinį formatą kiekvienai rūšiai ir jo laikykitės. Kiekvieną kartą konvertuojant failą pirmyn ir atgal (iš docx į odt ir atgal į docx), kažkas gali pasislinkti.

Senieji formatai: doc, xls ir ppt

Failai iki 2007 metų (doc, xls, ppt) yra dvejetainiai formatai: ne zip su XML, o savita Microsoft failo struktūra. Šiuolaikiniai biuro paketai juos dar atidaro, tačiau ne visada be klaidų, ir juose gali būti makrokomandų, kurių plėtinys neišduoda. Rekomendacija pereinant: senus failus, kuriuos dar naudojate, konvertuokite į docx, xlsx arba pptx (arba ODF), o originalą saugokite kaip archyvą.

Pdf ir PDF/A

Pdf yra skirtas užfiksuoti, kaip kažkas atrodo, vienodai bet kuriame įrenginyje. Redagavimas galimas, tačiau tai nėra pagrindinė paskirtis. PDF/A (ISO 19005) yra griežtesnis archyvavimo variantas: visi šriftai yra įterpti į failą, jame negali būti išorinių nuorodų ar scenarijų, kad failas pats savaime būtų įskaitomas dar daugelį metų. Rinkitės PDF/A viskam, ką reikia saugoti ilgą laiką, pavyzdžiui, metinėms ataskaitoms.

Kodėl dokumentas gali atrodyti kitaip

Po perėjimo kolegos greitai pasako: „atrodo kitaip“. Priežastis beveik visada yra šriftas. Dokumente nurodomas šriftas (pavyzdžiui, Calibri), tačiau pats šriftas paprastai jame nėra įterptas. Programa, kuri rodo dokumentą, turi pati turėti tą šriftą. Jei jo neturi, ji naudoja pakaitalą, o jis turi kitokius raidžių pločius. Eilutė pasislenka kitaip, lentelė tampa platesnė, puslapis persistumia.

Žinomiausiems Microsoft šriftams egzistuoja atvirojo kodo metriškai lygiaverčiai pakaitalai: kiekviena raidė yra lygiai tokio paties pločio, skiriasi tik forma. Tada Jūsų tekstas pasiskirsto taip pat.

Tokie šriftai kaip Verdana, Tahoma, Georgia, Garamond, Century Gothic arba nuosavas firminio stiliaus šriftas tokio pakaitalo neturi. Tokiu atveju internetinis biuras turi juos pakeisti kuo nors panašiu, ir tekstas gali pasiskirstyti kitaip. Bakkerij De Korrel atveju tai buvo firminio stiliaus šriftas ant firminio blanko. Sprendimas: šriftą (jei licencija tai leidžia) įdiegti pas paslaugų teikėją arba šablone pasirinkti laisvai prieinamą šriftą.

Kiti dalykai, kurie keičiant formatą gali pasislinkti: antraštės ir poraštės su laukais, turinio rodyklės (reikia atnaujinti iš naujo), komentarai ir sekami pakeitimai, įterpti objektai, o skaičiuoklėse sąlyginis formatavimas ir diagramos.

Praktikoje: kaip tai atrodo pas paslaugų teikėją

Euro-Office programoje, esančioje WebOké Nextcloud debesijoje, docx, xlsx ir pptx failus atidarote be konvertavimo, taip pat odt, ods, odp, rtf, txt, csv ir senuosius formatus doc, xls bei ppt. Naudodami Failas, Atsisiųsti kaip, galite pasirinkti, be kita ko, DOCX, ODT, PDF arba PDF/A; naudojant Išsaugoti kopiją kaip, kopija atsiranda Jūsų Nextcloud talpykloje. Penkiems lentelėje nurodytiems šriftams metriškai lygiaverčiai pakaitalai yra įdiegti serveryje. Kiti internetiniai biuro paketai turi panašius meniu; kokius šriftus jie atpažįsta, priklauso nuo paslaugų teikėjo. Jei naudojate nuosavą firminio stiliaus šriftą, iš anksto apie tai pasiteiraukite.

Santrauka

• docx, xlsx ir pptx (OOXML, ISO/IEC 29500) bei odt, ods ir odp (ODF, ISO/IEC 26300) yra atvirieji standartai ir abu yra zip archyvai su XML turiniu.
• Pasirinkite formatą, kurį viduje naudoja Jūsų biuro paketas ir kurį pažįsta Jūsų bendradarbiavimo partneriai, ir jo laikykitės.
• Senus dvejetainius failus (doc, xls, ppt) konvertuokite; originalą saugokite.
• Pdf skirtas užfiksuoti, PDF/A skirtas ilgam saugojimui.
• Pasislinkimus dažniausiai sukelia šriftai; Calibri, Cambria, Arial, Times New Roman ir Courier New turi metriškai lygiaverčius pakaitalus.

Testas

Užduotis

A6.3 užduotis: Jūsų paties dokumento suderinamumo patikra. Įkelkite dokumentą, kurį dažnai naudojate (pavyzdžiui, savo laiško šabloną). Programa parodys, koks formatas iš tikrųjų yra, kokie šriftai jame naudojami ir ar kiekvienam šriftui yra metriškai lygiavertis pakaitalas.

Skaitykite daugiau

Šiuose straipsniuose aprašyti žingsniai galioja WebOké paslaugoms; pas kitus paslaugų teikėjus veikimas yra panašus.

• Euro-Office vadovas 1.4: Kurios naršyklės ir failų formatai veikia su Euro-Office?
• Euro-Office vadovas 2.5: Atsisiuntimas kaip docx, xlsx, pptx, odt arba pdf
• Euro-Office vadovas 12.3: Šriftai atrodo kitaip
• ISO/IEC 29500 ir ECMA-376 (Office Open XML); ISO/IEC 26300 ir OASIS OpenDocument 1.3 (ODF); ISO 19005 (PDF/A)
• Forum Standaardisatie (Nyderlandų standartizacijos forumas), atvirųjų standartų sąrašas (ODF, PDF/A)