Exit strategija, taip pat ir Jūsų naujai debesijai

8 modulis: Atsarginės kopijos, pereinamasis laikotarpis ir administravimas · Skaitymo trukmė: 11 min.

Mokymosi tikslas: po šios pamokos galėsite sudaryti ir išbandyti exit strategiją, kad vėliau galėtumėte be nuostolių palikti ir savo naująjį paslaugų teikėją, ir žinosite, kokias teises tuo atveju Jums suteikia BDAR ir Europos Data Act.

Pagrindinės sąvokos: exit strategija, exit testas, eksporto formatas, atvirasis standartas, įspėjimo terminas, pereinamasis laikotarpis, duomenų grąžinimas ir ištrynimas, BDAR 28 str. 3 d. g punktas, ES Data Act (Reglamentas (ES) 2023/2854), teisė pereiti pas kitą teikėją, perėjimo išlaidos, savarankiškai valdomas domeno vardas

Kodėl jau dabar verta galvoti apie išėjimą?

Jūs ką tik perėjote arba dar tebesate perėjimo procese. Kodėl verta jau dabar galvoti apie kitą perėjimą? Todėl, kad priešingu atveju šios pamokos pamoką vėl teks mokytis po penkerių metų. Naudodamiesi senąja paslauga susidūrėte su kliūtimis (2.3 pamoka): failai savitu formatu, pokalbiai, kurių nepavyko perkelti, prisijungimas per paskyrą, kurią norėjote panaikinti. Exit strategija užtikrina, kad tų pačių kliūčių neatkurtumėte naudodamiesi naująja paslauga.

Yra ir priežasčių, kurių Jūs patys nepasirenkate: paslaugų teikėją perima kita įmonė (pavyzdžiui, įmonė už ES ribų, dėl ko 2.1 pamokos klausimų atsakymai staiga pasikeičia), jis smarkiai pakelia kainas, nutraukia paslaugą arba bankrutuoja. Tas, kas turi planą, gali ramiai rinktis. Tas, kuris plano neturi, priverstas persikelti spaudžiamas laiko.

Trys exit strategijos lygmenys

Pirmas lygmuo, techninis: ar galite išsikelti savo duomenis naudojamu formatu?

Kiekvienai dalyje užsirašykite, kaip ją eksportuoti ir kokiu formatu. Jei paslauga naudoja atviruosius standartus (2.2 pamoka), tai padaryti paprasta:

Antras lygmuo, sutartinis: kas Jūsų susitarimuose parašyta apie išėjimą?

Perskaitykite sudarydami sutartį, ne ją nutraukdami: įspėjimo terminą, ar šiuo laikotarpiu vis dar galite visiškai naudotis savo duomenimis, kiek laiko po paslaugos pabaigos juos dar galima atsisiųsti ir kada bei kaip jie bus ištrinti. Ar norite gauti ištrynimo patvirtinimą?

Trečias lygmuo, organizacinis: kas žino, kaip tai padaryti?

Planas, kuris egzistuoja tik vieno kolegos galvoje, nėra planas. Įrašykite exit strategiją į dokumentą prie savo administracinės dokumentacijos, nurodydami administratorius ir administratoriaus paskyros prisijungimo duomenis (slaptažodžių tvarkyklėje, 7.4 pamoka).

Ką nustato BDAR

Jei paslaugą naudojate kitų asmenų asmens duomenims (klientų, narių, darbuotojų), paslaugų teikėjas yra Jūsų duomenų tvarkytojas, ir Jūs sudarote duomenų tvarkymo sutartį (9.2 pamoka). BDAR 28 straipsnio 3 dalies g punkte nustatyta, kad šioje sutartyje turi būti numatyta, jog pasibaigus paslaugos teikimui duomenų tvarkytojas, Jūsų pasirinkimu, ištrina visus asmens duomenis arba grąžina juos Jums ir pašalina esamas kopijas, nebent duomenis saugoti įpareigoja įstatymas. Tai yra Jūsų teisinis pagrindas išeinant atgauti savo duomenis ir po to juos ištrinti. Tikrai paprašykite šio ištrynimo ir patvirtinimo apie jo atlikimą.

Tai yra paaiškinimas, o ne teisinė konsultacija. Jei abejojate dėl savo konkrečios situacijos, kreipkitės į teisininką arba savo duomenų apsaugos pareigūną.

Ką nustato ES Data Act

Nuo 2025 m. rugsėjo 12 d. galioja ES Data Act (Reglamentas (ES) 2023/2854). VI skyrius (23 iki 31 straipsnio) reglamentuoja perėjimą tarp debesijos paslaugų ir taikomas vadinamųjų duomenų apdorojimo paslaugų teikėjams, įskaitant įprastas internetines saugojimo, pašto ir bendradarbiavimo paslaugas. Pagrindiniai punktai:

• Paslaugų teikėjas privalo sudaryti galimybę pereiti pas kitą teikėją ir pašalinti kliūtis (23 str.), o susitarimai dėl perėjimo turi būti nurodyti raštiškoje sutartyje (25 str.).
• Įspėjimo terminas perėjimo pradžiai yra ne ilgesnis kaip du mėnesiai (25 str. 2 d. d punktas).
• Po to seka ne ilgesnis kaip 30 kalendorinių dienų pereinamasis laikotarpis, kurio metu teikėjas padeda ir paslauga toliau veikia (25 str. 2 d. a punktas). Jei tai techniškai neįmanoma, teikėjas privalo apie tai pranešti per 14 darbo dienų ir gali pasiūlyti ilgesnį, ne ilgesnį kaip septynių mėnesių, laikotarpį (25 str. 4 d.). Pereinamąjį laikotarpį galite pratęsti vieną kartą (25 str. 5 d.).
• Pasibaigus pereinamajam laikotarpiui, turite bent 30 kalendorinių dienų savo duomenims atsisiųsti (25 str. 2 d. g punktas), o po to teikėjas privalo juos visiškai ištrinti (h punktas).
• Teikėjas iš anksto privalo aprašyti, kokius duomenis galite pasiimti ir kokiais formatais (25 str. 2 d. e punktas ir 26 str.).
• Perėjimo išlaidos: iki 2027 m. sausio 12 d. teikėjas gali imti tik sumažintą, savo faktines sąnaudas neviršijantį mokestį; nuo 2027 m. sausio 12 d. jis nebegalės imti jokio perėjimo mokesčio (29 str.). Įprasti prenumeratos mokesčiai ir bauda už išankstinį sutarties nutraukimą šiai nuostatai nepriklauso.

Yra išimčių, pavyzdžiui, paslaugoms, kurios didžiąja dalimi pritaikytos vienam konkrečiam klientui, bei bandomosioms versijoms (31 str.). Taigi Data Act palengvina perėjimą, tačiau jis už Jus neeksportuoja duomenų. Eksporto formatas, kurio niekas kitas negali perskaityti, tebelieka problema, todėl atvirieji standartai vis dar svarbūs.

Jūsų domeno vardas: svarbiausias raktas

Vienas dalykas gerokai palengvina kiekvieną exit: savas domeno vardas, valdomas pačių. Jei Jūsų el. pašto adresas yra info@example.com ir domeno vardas priklauso Jūsų organizacijai, galite perkelti paštą pas bet kurį teikėją tiesiog pakeisdami MX įrašus (4.3 pamoka). Jei Jūsų adresas yra bakkerijdekorrel@gmail.com arba domeno vardas priklauso Jūsų teikėjo paskyrai, išeidami prarasite savo adresą arba priklausysite nuo jo bendradarbiavimo.

Todėl patikrinkite:

• ar domeno vardas registruotas organizacijos (valdytojo) vardu, o ne buvusio darbuotojo ar svetainės kūrėjo;
• ar žinote, pas kurį registratorių jis registruotas ir kaip gauti perkėlimo kodą;
• ar Jūsų debesijos paslauga naudoja adresą Jūsų pačių domene, pavyzdžiui cloud.example.com, kad programėlės ir nuorodos nepriklausytų nuo teikėjo adreso.

Exit testas

Exit strategiją išbandote taip pat kaip atsarginę kopiją: tikrai ją atlikdami, nedideliu mastu. Bakkerij De Korrel tai daro kartą per metus, ramų popietę:

1. Ruud eksportuoja vieną aplanką su dokumentais, bendrinamą kalendorių „Bezorging“ (ICS) ir adresų knygelę „Leveranciers“ (vCard).
2. Jis atveria šiuos failus kitoje aplinkoje: kitoje kalendoriaus programoje, kitoje adresų knygelėje, kitame biuro pakete.
3. Jis patikrina: ar susitikimai perkeliami su teisingais laikais ir pasikartojimais? Ar telefono numeriai priskirti teisingiems vardams? Ar dokumentai atsidaro su tinkamu formatavimu?
4. Jis užsirašo, kas neveikė, ir patikslina strategiją.

A8.2 užduotyje leisite tai automatiškai patikrinti programai.

Praktikoje: kaip tai atrodo pas paslaugų teikėją

WebOké Nextcloud veikia naudodamas atviruosius standartus: savo failus galite atsisiųsti naudodami darbalaukio programėlę arba WebDAV, kalendorius eksportuoti kaip ICS, o kontaktus kaip vCard, o dokumentai Jūsų failuose saugomi kaip docx, xlsx, pptx arba odt. Instrukcijose taip pat aprašyta, kaip pereiti iš kito Nextcloud teikėjo naudojant darbalaukio programėlę bei ICS ir vCard failus; tas pats kelias veikia ir priešinga kryptimi. Paštas saugomas pašto pakete, kurį galite IMAP būdu nukopijuoti pas bet kurį kitą teikėją. Domeno vardus galite perkelti pas kitą registratorių naudodami perkėlimo kodą.

Kitų Europos teikėjų atveju veikia panašiai, jei jie naudoja tuos pačius atviruosius standartus. Pasiteiraukite prieš pasirašydami sutartį.

Santrauka

• Planuokite savo išėjimą jau pradėdami: techniškai (eksporto formatai), sutartiniu požiūriu (nutraukimas, duomenų grąžinimas, ištrynimas) ir organizaciniu požiūriu (kas žino, kaip tai padaryti).
• BDAR 28 str. 3 d. g punktas: pasibaigus paslaugai duomenys grąžinami arba ištrinami, Jūsų pasirinkimu.
• Data Act: įspėjimo terminas ne ilgesnis kaip du mėnesiai, pereinamasis laikotarpis ne ilgesnis kaip 30 dienų (išimtiniais atvejais septyni mėnesiai), bent 30 dienų duomenims atsisiųsti, o nuo 2027 m. sausio 12 d. jokių perėjimo mokesčių.
• Savas, pačių valdomas domeno vardas yra svarbiausias raktas bet kokiam exit.
• Išbandykite savo exit kartą per metus, nedideliu mastu.

Testas

Užduotis

Užduotis A8.2: Exit testas su automatine patikra. Iš savo naujos paslaugos eksportuokite vieną kalendorių (ICS), vieną adresų knygelę (vCard) ir kelis dokumentus, ir įkelkite juos kaip zip archyvą arba atskirus failus. Programa patikrins, ar failai yra tinkami ir atviro ar įprasto formato, bei palygins skaičius su tais, kuriuos nurodysite.

Užduotis E8.2: Jūsų exit strategija viename puslapyje. Kiekvienai daliai įrašykite, kaip ją eksportuosite ir kokiu formatu, savo sutartyje ar bendrosiose sąlygose susiraskite įspėjimo terminą bei susitarimus dėl duomenų grąžinimo ir ištrynimo, ir patikrinkite, kieno vardu registruotas Jūsų domeno vardas.

Skaitykite daugiau

Šiuose straipsniuose aprašyti žingsniai galioja WebOké paslaugoms; pas kitus teikėjus veikia panašiai.

• Nextcloud vadovas 13.7: Iš Nextcloud Free į mokamą paketą arba iš kito Nextcloud teikėjo
• Nextcloud vadovas 14.5: Jūsų Nextcloud nuosavame domene (cloud.jusuimone.lt)
• WebOké vadovas 5.12: Domeno perkėlimas pas kitą paslaugų teikėją: perkėlimo kodas (EPP) ir perkėlimo blokavimas
• WebOké vadovas 11.7: Privatumas: Jūsų duomenų atsisiuntimas arba ištrynimas
• Reglamentas (ES) 2023/2854 (Data Act), VI skyrius, 23 iki 31 straipsnio: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32023R2854
• BDAR (Reglamentas (ES) 2016/679), 28 straipsnis: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32016R0679