Duomenų, naudotojų ir nuosavybės suskaičiavimas

3 modulis: Inventorizavimas ir planavimas · Skaitymo trukmė: 10 min.

Mokymosi tikslas: Po šios pamokos galėsite nustatyti savo duomenų apimtį pagal paslaugą ir pagal naudotoją, nustatyti, kas yra kokių duomenų savininkas, ir iš anksto susitvarkyti, kad persikėlimas vyktų greičiau ir saugiau.

Pagrindinės sąvokos: saugyklos naudojimas, pašto dėžutės dydis, asmeninė saugykla, bendrinamas diskas ar komandos svetainė, išorinis bendrinimas, licencija, aktyvus naudotojas, duomenų savininkas, administratorius, susitvarkymas, saugojimo pareiga

Kodėl skaičiuoti?

Turėdami 3.1 pamokos inventorizaciją, žinote, ką turite. Dabar norite žinoti kiek ir kieno. Tam yra trys priežastys:

1. Ar tilps? Jūsų naujas paketas turi būti pakankamai didelis, taip pat atsižvelgiant į ateinančių metų augimą.
2. Kiek laiko tai užtruks? Pašto ir failų kopijavimas vyksta tam tikru greičiu. Kelių dešimčių gigabaitų kopijavimas trunka nuo kelių valandų iki kelių dienų, o pašto dėžutė su šimtu tūkstančių laiškų užtruks ilgiau nei dešimties didelių priedų dėžutė.
3. Kas nusprendžia? Dėl kiekvieno aplanko ir kiekvienos pašto dėžutės kažkas turi pasakyti: šitas keliauja toliau, šitą galima išmesti.

Saugykla pagal paslaugą ir pagal naudotoją

Didelės debesijos paslaugos administravimo portale rodo, kiek saugyklos naudojama, dažniausiai suskirstyta pagal paštą, failus ir nuotraukas bei pagal naudotoją. „Google Workspace“ ir „Microsoft 365“ šią informaciją rasite administravimo aplinkoje, ataskaitose arba saugyklos naudojimo apžvalgoje; tikslūs meniu pavadinimai reguliariai keičiasi, todėl savo paslaugos pagalbos skiltyje ieškokite „storage usage“ arba „saugyklos naudojimas“.

Užsirašykite kiekvienam naudotojui:

Taip pat atkreipkite dėmesį į paskutinį prisijungimą. Paskyros, kurios jau kelis mėnesius nenaudojamos, dažnai priklauso žmonėms, kurie jau išėjo. Jų neperkeliate kaip įprastų paskyrų, o duomenis archyvuojate arba perduodate kolegai.

Neturite administravimo portalo, pavyzdžiui, todėl, kad kiekvienas turi atskirą nemokamą pašto dėžutę? Tuomet kiekvienas asmuo pats pasitikrina: pašto arba saugyklos nustatymuose nurodoma, kiek vietos naudojama.

Bendrinama saugykla priklauso organizacijai

Daugumoje paslaugų skiriasi:

• asmeninė saugykla: vieno asmens failai, net jei jis juos bendrina su kitais. „Google“ tai vadinama „Mano diskas“, „Microsoft“, „OneDrive“.
• bendrinama saugykla, priklausanti komandai arba organizacijai: „Google“ tai bendrinamas diskas, „Microsoft“, komandos svetainė „SharePoint“ sistemoje arba failai „Teams“ kanale.

Šis skirtumas yra svarbus. Failas, esantis kolegos asmeninėje saugykloje, dingsta, kai jo paskyra panaikinama, net jei juo naudojosi visa komanda. Failas bendrinamoje saugykloje išlieka. Persikeldami norite, kad bendri failai naujoje paslaugoje taip pat atsidurtų bendrinamoje saugykloje: pavyzdžiui, „Nextcloud“ sistemoje tai būtų komandos aplankas (6.2 pamoka).

Todėl kiekvienam svarbiam aplankui išsiaiškinkite, kur jis šiuo metu yra. Dažnai paaiškėja, kad aplankas „Klientai“ iš tikrųjų yra kepyklos savininko asmeniniame diske ir yra bendrinamas su visais. Tokiu atveju tas asmuo yra savininkas ir turi jį eksportuoti pats, arba administratorius pirmiausia turi perduoti nuosavybę.

Išoriniai bendrinimai

Išorinis bendrinimas yra failas ar aplankas, kurį bendrinote su kuo nors už savo organizacijos ribų, arba vieša nuoroda. Persikeliant jie beveik niekada nekeliauja kartu: nuoroda veikia tik senojoje paslaugoje. Todėl užsirašykite:

• kurie aplankai yra bendrinami su klientais, tiekėjais ar buhalteriu;
• kokios viešos nuorodos egzistuoja ir ar jos vis dar reikalingos;
• kas bendrinama su Jumis: kitų asmenų aplankai, kuriuos matote savo diske, nėra Jūsų saugykloje, todėl jie nekeliauja kartu.

Pastarasis dalykas nustebina daugelį žmonių. „Bendrinta su manimi“ nereiškia savos kopijos. Jei norite ką nors pasilikti, pasidarykite savo kopiją arba paprašykite savininko.

Susitvarkymas prieš persikeliant

Migravimo įrankiai perkelia viską, ką jiems pateikiate. Ko nenorite išsaugoti, geriau iš anksto išmeskite. Išankstinis susitvarkymas:

• pagreitina kopijavimą;
• palengvina vėlesnį patikrinimą (mažiau ką skaičiuoti);
• sumažina riziką: duomenys, kurių neturite, taip pat negali nutekėti.

Tačiau neišmeskite to, ką privalote saugoti. Nyderlanduose mokesčių administratoriui bendrai taikoma septynerių metų apskaitos saugojimo pareiga (Bendrojo valstybinių mokesčių įstatymo 52 straipsnio 4 dalis), o kai kuriems duomenims, pavyzdžiui, susijusiems su nekilnojamuoju turtu, taikomas dešimties metų terminas. Jūsų šalyje gali galioti kitokie terminai. Personalo ir medicininiams duomenims taikomi kiti terminai. Jei abejojate, pasiklauskite savo buhalterio ar teisininko. Tai, ką privalote saugoti, bet nenaudojate kasdien, galite archyvuoti: saugoti atskirai, pavyzdžiui, archyvo aplanke su ribota prieiga.

Ir atvirkščiai: asmens duomenų, kurių Jums nebereikia, pagal BDAR kaip tik neturėtumėte toliau saugoti (saugojimo trukmės apribojimo principas, 5 straipsnio 1 dalies e punktas). Persikėlimas yra geras momentas tai sutvarkyti.

Kiek laiko trunka kopijavimas?

Apytikris įvertinimas padeda planuoti (3.3 pamoka). Greitis priklauso nuo senosios paslaugos (kuri dažnai riboja užklausų skaičių per minutę), naujosios paslaugos ir failų skaičiaus. Planuodami skaičiuokite su atsarga:

• daug mažų failų ar pranešimų keliauja lėčiau nei nedaug didelių;
• pirmas didelės pašto dėžutės kopijavimas gali užtrukti naktį ar ilgiau; antras etapas (tik nauji pranešimai) vyksta greitai;
• atlikite bandymą su viena pašto dėžute ir vienu aplanku ir pagal jį apskaičiuokite likusį laiką.

Licencijos ir naudotojai

Suskaičiuokite ir licencijas: kiek naudotojų, kokio tipo (pavyzdžiui, su biuro paketu ar be jo) ir iki kada jos galioja. Naujoje paslaugoje kiekvienam asmeniui parinksite tai, ko jam reikia. Ne visiems reikia internetinio biuro paketo ar vaizdo skambučių.

Taip pat nustatykite, kas bus administratorius. Administratorius sukuria paskyras ir nustato teises. Tai skiriasi nuo duomenų savininko: kolegos, kuriam priklauso pašto dėžutė. Gera taisyklė: bent du administratoriai, ir administratoriai nežiūri į kitų duomenis, nebent dėl to susitarta (7.3 pamoka).

Praktikoje: kaip tai atrodo pas paslaugų teikėją

„WebOké“ „Nextcloud“ aplinkoje savo saugyklą matote dviejose vietose: kairėje apačioje, programėlėje „Failai“, kai žiūrite kaip į savo saugyklą, ir administratoriaus skiltyje „Mano WebOké“, kur matoma visa paketo saugykla. Failai komandos aplanke nepriskiriami vienam asmeniui, o failai, kuriuos kažkas bendrina su Jumis, priskiriami savininkui. Naudotojus kuriate skiltyje Naudotojų valdymas; ten taip pat matomas paskutinis prisijungimas. Kitų paslaugų teikėjų atveju šios apžvalgos pateikiamos kitoje vietoje, tačiau principas tas pats.

Santrauka

• Suskaičiuokite pagal paslaugą ir pagal naudotoją, kiek yra pašto ir failų, ir atkreipkite dėmesį į paskutinį prisijungimą.
• Bendrinama saugykla (bendrinamas diskas, komandos svetainė) priklauso organizacijai; asmeninė saugykla dingsta kartu su paskyra.
• Išoriniai bendrinimai ir „bendrinta su manimi“ nekeliauja kartu: juos užsirašykite.
• Iš anksto susitvarkykite, tačiau laikykitės saugojimo pareigų; archyvuokite tai, ką privalote saugoti.
• Užfiksuokite licencijas, administratorius ir duomenų savininkus; bent du administratoriai.

Testas

Užduotis

Užduotis E3.2: Jūsų organizacijos skaičiai. Kiekvienam naudotojui raskite pašto ir failų saugyklos apimtį, paskutinį prisijungimą ir nurodykite, ar paskyra keliaus toliau. Patikrinkite savo tris svarbiausius bendrus aplankus, ar jie yra asmeninėje, ar bendrinamoje saugykloje, ir kas yra savininkas. Užsirašykite išorinius bendrinimus, kurių vis dar reikia.

Skaitykite daugiau

Šiuose straipsniuose aprašyti žingsniai galioja „WebOké“ paslaugoms; kitų teikėjų atveju veikimo principas panašus.

• Nextcloud vadovas 6.4: Saugyklos peržiūra: kas skaičiuojama, o kas ne
• Nextcloud vadovas 14.2: Naudotojų kūrimas, redagavimas, išjungimas ir šalinimas
• Nextcloud vadovas 5.10: Nuosavybės perdavimas, kai kolega išeina iš darbo
• Nextcloud vadovas 14.7: Teisės: kas administruoja ką Jūsų Nextcloud sistemoje?
• BDAR, 5 straipsnio 1 dalies e punktas (saugojimo trukmės apribojimas); Nyderlandų mokesčių administratorius, apskaitos saugojimo pareiga: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/hoelang-moet-u-gegevens-bewaren