9 modulis · 9.1
Kaip paaiškinti perėjimą kolegoms
9 modulis: Žmonės ir taisyklės · Skaitymo trukmė: 10 min.
Mokymosi tikslas: Po šios pamokos galėsite sudaryti komunikacijos ir mokymų planą, kuris padės Jūsų kolegoms sklandžiai pereiti prie naujos sistemos, ir žinosite, kaip elgtis su pasipriešinimu.
Pagrindinės sąvokos: kodėl pasakojimas, laiko juosta, „kas pasikeis man?“, ambasadoriai, mokymai pagal vaidmenį, atmintinė, klausimų valandėlė, dažnai užduodami klausimai, grįžtamasis ryšys, pasipriešinimas, prieinamumas
Technika tėra pusė darbo, žmonės yra kita pusė
Perėjimas retai žlunga dėl technikos. Jis žlunga, kai kolegos nežino, kodėl tai daroma, pasikeitimo dieną negali prisijungti, nesuranda savo failų arba slapta toliau dirba senoje sistemoje. Tada turite du lygiagrečius, failai pasimeta, o nepasitenkinimas auga.
Bakkerij De Korrel dirba dvylika žmonių: kepėjai, kurie pradeda darbą ketvirtą valandą ryto, du pristatymo vairuotojai, turintys tik telefoną, parduotuvės darbuotoja, kuri tvarko užsakymus el. paštu, ir Sanne, kuri viską sutvarko. Kiekvienas turi skirtingų klausimų. Geras planas tai įvertina.
Ši pamoka skirta žmonėms; pamokose 9.2 ir 9.3 kalbama apie taisykles. Tai paaiškinimas, o ne teisinė konsultacija.
1 žingsnis: kodėl pasakojimas
Žmonėms lengviau keistis, kai jie supranta, kodėl. Papasakokite paprastais žodžiais ir keliais sakiniais. Jokių teisinių terminų, jokios panikos. Pavyzdys De Korrel organizacijai:
„Mes perkeliame savo paštą, kalendorių ir failus pas Europos paslaugų teikėją. Ten mūsų ir mūsų klientų duomenys bus saugomi pagal Europos taisykles, ir mes patys turėsime daugiau kontrolės. Jums labiausiai pasikeis tai, kur prisijungiate ir kaip vadinasi kai kurios programėlės. Padėsime kiekvienam susitvarkyti.“
Atkreipkite dėmesį, ko čia NĖRA: nėra „senoji paslauga buvo bloga“. Kolegos su ja dirbo metų metais ir buvo patenkinti. Tas, kuris menkina seną sistemą, sulaukia gynybinės reakcijos.
2 žingsnis: kas pasikeis man?
Visi pirmiausia nori žinoti, ką tai reiškia jiems patiems. Kiekvienai grupei paruoškite trumpą apžvalgą. Padeda atmintinė: A4 formato lapas su skiltimis „anksčiau“ ir „dabar“.
| Anksčiau | Dabar | Ką darote |
|---|---|---|
| Paštas senosios paslaugos programėlėje | Paštas programėlėje Mail arba Outlook, nauji nustatymai | Pridėkite paskyrą pagal instrukciją, seną paskyrą pašalinkite tik po pasikeitimo |
| Internetiniai aplankai | Failai naujoje debesijoje (pavyzdžiui, Nextcloud) | Įdiekite darbalaukio programėlę, prisijunkite su dviejų veiksnių autentifikacija |
| Internetiniai dokumentai | Internetinis biuras naujoje debesijoje (pavyzdžiui, Euro-Office) | Atidarykite failus kaip įprasta; makrokomandos neveiks (žr. pamoką 6.5) |
| Pokalbiai su komanda | Pokalbiai naujoje debesijoje (pavyzdžiui, Talk) | Įdiekite programėlę savo telefone; sena pokalbių istorija bus skaitoma iki nurodytos datos |
| Pristatymo maršrutų kalendorius | Bendrinamas kalendorius naujoje debesijoje | Pridėkite kalendorių savo telefone (žingsnis po žingsnio atmintinėje) |
Pažymėkite ir tai, kas nesikeičia. „Jūsų el. pašto adresas liks tas pats“ daugeliui yra svarbiausia nuramintinė žinia.
3 žingsnis: laiko juosta su fiksuotais momentais
Komunikuokite ne vieną kartą, o nustatytais momentais. Pavyzdys, tinkantis prie 3.3 pamokoje pateikto migracijos plano:
| Kada | Žinutė | Kanalas |
|---|---|---|
| 4 savaitės prieš pasikeitimą | Kodėl pasakojimas, data, ko iš Jūsų tikimasi | Komandos susirinkimas ir trumpas el. laiškas |
| 2 savaitės prieš | Kvietimas į trumpus mokymus ir atmintinė | El. laiškas ir atspausdintas lapas valgykloje |
| 1 savaitė prieš | „Sutvarkykite savo senus aplankus, nuo penktadienio nebededkite nieko naujo į senąją paslaugą“ | El. laiškas, pokalbiai |
| Diena prieš | „Rytoj prisijungsite štai taip“, prisijungimo duomenys perduodami saugiu kanalu | Asmeniškai arba telefonu |
| Pasikeitimo diena | Kažkas pasiekiamas klausimams (klausimų valandėlė) | Darbo vietoje |
| 1 savaitė po | „Kas dar neveikia?“ | Trumpas pasitarimas arba forma |
| 4 savaitės po | „Senoji paslauga bus uždaryta [data]“ | El. laiškas |
Gera taisyklė: niekada NESIŲSKITE slaptažodžių ir naudotojo vardų tuo pačiu pranešimu. Ir įspėkite visus, kad paslaugų teikėjas niekada neprašo slaptažodžio ar kodo. Perėjimo metu sukčiams tai puikus momentas siųsti netikrus pranešimus („Jūsų nauja paskyra: prisijunkite čia“).
4 žingsnis: ambasadoriai ir mokymai pagal vaidmenį
Suraskite vieną ar du ambasadorius: kolegas, kuriems tai patinka, kurie pirmieji dalyvauja bandomajame etape (pamoka 3.3) ir vėliau padeda kitiems. Klausimas kolegai yra lengvesnis žingsnis nei klausimas viršininkui.
Mokykite pagal vaidmenį, trumpai ir praktiškai:
- Visiems (20 minučių): prisijungimas su dviejų veiksnių autentifikacija, failų suradimas, failo bendrinimas, paštas ir kalendorius telefone.
- Žmonėms, dirbantiems su daug dokumentų (30 minučių): bendras redagavimas, versijų atkūrimas, šriftai ir formatai (pamokos 6.3 ir 6.4).
- Administratoriams (valanda ar daugiau): naudotojų kūrimas, licencijos, atsarginės kopijos, ką daryti, kai kažkas išeina (pamokos 7.3 ir 8.1).
Leiskite žmonėms patiems viską atlikti per mokymus, savo pačių telefone. Tas, kuris bent kartą pats pridėjo kalendorių, vėliau sugebės tai padaryti.
Pagalvokite apie prieinamumą: didelės raidės atmintinėje, trumpas filmas vietoj ilgo teksto, ir pagalba kolegoms, kurie mažiau įgudę skaitmeninėje srityje arba prasčiau kalba kalba.
5 žingsnis: rimtai vertinti pasipriešinimą
Pasipriešinimas yra normalus ir dažnai pagrįstas. Įsiklausykite, kas už jo slypi:
| Ką girdite | Kas dažnai slypi už to | Kas padeda |
|---|---|---|
| „Juk viskas puikiai veikė?“ | Įprotis, nepatirta jokia problema | Kodėl pasakojimas, nemenkinant senosios sistemos |
| „Man tam nėra laiko“ | Didelis darbo krūvis | Trumpi mokymai ramesniu metu, ir kažkas, kas padeda |
| „Mano makrokomandos nebeveikia“ | Tikra problema | Vertinti rimtai: išspręsti arba susitarti dėl išimties (pamoka 6.5) |
| „Bijau, kad ką nors prarasiu“ | Netikrumas | Parodyti, kad viskas nukopijuota, ir kaip atkurti seną versiją |
| „Tas Europos variantas tikrai prastesnis“ | Įsivaizdavimas, ne patirtis | Parodyti praktiškai; ambasadorius, kuris entuziastingai tuo naudojasi |
Tikra problema (pavyzdžiui, makrokomanda, kuri sukuria užsakymų sąrašą) yra ne pasipriešinimas, o informacija. Išspręskite ją prieš tęsdami toliau.
6 žingsnis: grįžtamasis ryšys ir užbaigimas
Veskite sąrašą klausimų, kurie dažnai kartojasi, ir iš jų sudarykite trumpą dažnai užduodamų klausimų sąrašą. Po savaitės ir po mėnesio paklauskite, kas dar neveikia gerai. Taip pat atšvęskite, kad pavyko: perėjimas yra visos komandos pasiekimas.
Praktikoje: kaip tai atrodo pas paslaugų teikėją
Dauguma paslaugų teikėjų turi instrukciją, kurią galite panaudoti savo atmintinei. Pavyzdžiui, WebOké Nextcloud instrukcijoje yra straipsnis „Greitas startas: penki dalykai, kuriuos atliekate pirmąją dieną“, o Euro-Office instrukcijoje yra straipsnis apie tai, kas naudotojams pasikeičia perėjus nuo senojo Nextcloud Office. Pas kitus paslaugų teikėjus ieškokite puslapio „pradžia“ arba „quick start“. Pateikite nuorodą į jį, užuot viską rašę patys.
Santrauka
- Perėjimo sėkmė arba nesėkmė priklauso nuo žmonių: paaiškinkite, kodėl, kas jiems pasikeis ir kas nepasikeis.
- Sukurkite atmintinę „anksčiau ir dabar“ bei laiko juostą su fiksuotais komunikacijos momentais.
- Dirbkite su ambasadoriais ir trumpais mokymais pagal vaidmenį, kuriuose žmonės viską atlieka patys.
- Rimtai vertinkite pasipriešinimą; tikra problema yra informacija, o ne priešinimasis.
- Įspėkite apie netikrus pranešimus perėjimo metu ir niekada nesiųskite slaptažodžių kartu su naudotojo vardu.
Testas
Užduotis
Užduotis E9.1: Jūsų komunikacijos planas. Savo organizacijai sukurkite daugiausia penkių sakinių kodėl pasakojimą, atmintinę su bent penkiomis eilutėmis „anksčiau ir dabar“, laiko juostą su bent penkiais komunikacijos momentais ir paskirkite vieną ar du ambasadorius.
Užduotis E9.1: Jūsų komunikacijos planas
Parašykite priežasties istoriją, paruoškite trumpą atmintinę bei laiko planą ir paskirkite ambasadorius.
Jūsų pažymėti varneliai ir pastabos lieka tik šioje naršyklėje; niekur jų nesiunčiame. Jei esate prisijungę, skiltyje Mano kursai išsaugome tik tai, kad užduotį atlikote.
Skaitykite daugiau
Šiuose straipsniuose aprašyti žingsniai taikomi WebOké paslaugoms; pas kitus paslaugų teikėjus veikimo principas panašus.
- Nextcloud vadovas 2.6: Sparti pradžia: penki dalykai, kuriuos reikia padaryti pirmą dieną
- Euro-Office vadovas 1.3: Euro-Office ar senasis Nextcloud Office: kas Jums pasikeis?
- Euro-Office vadovas 13.2: Perėjimas prie Euro-Office
- Nextcloud vadovas 14.2: Naudotojų kūrimas, redagavimas, išjungimas ir šalinimas