3 modulis · 3.1
Jūsų dabartinių paslaugų inventorizavimas
3 modulis: Inventorizavimas ir planavimas · Skaitymo trukmė: 11 min.
Mokymosi tikslas: Po šios pamokos galėsite sudaryti išsamią savo dabartinių debesijos paslaugų inventorizaciją, įskaitant susiejimus ir naudojimą, kurio iš karto nepastebite.
Pagrindinės sąvokos: inventorizacija, dalis, dabartinė paslauga, tikslas, savininkas, pirmenybė, šešėlinės IT, susiejimas, vienkartinis prisijungimas (SSO), bendrinama pašto dėžutė, alternatyvusis adresas, platinimo sąrašas, verifikacijos įrašas
Kodėl pirmiausia reikia inventorizacijos?
Perėjimas retai žlunga dėl didelio darbo. Pašto kopijavimas ir failų perkėlimas dažniausiai pavyksta. Jis žlunga dėl to, ko niekas nebuvo užrašęs: svetainės kontaktinė forma staiga nebesiunčia pašto, skaitytuvas skenuoja į panaikintą pašto dėžutę, kolega savo klientų sąrašą laikė asmeninėje Dropbox paskyroje.
Inventorizacija tai sąrašas visko, ką šiuo metu darote debesijoje: kokia paslauga, kokie duomenys, kas yra savininkas, kas su tuo vyks toliau ir kiek tai svarbu. Tai užtrunka kelias valandas, bet sutaupo kelias dienas.
Bakkerij De Korrel pradėjo nuo aštuonių langelių. Po pokalbių su kolegomis jų buvo jau trylika.
Aštuonios dalys
Pradėkite nuo šių aštuonių. Jos dar ne kartą pasikartos likusioje kurso dalyje.
| Dalis | Ką užsirašote | Kur tai rasite |
|---|---|---|
| El. paštas | Domenai, pašto dėžutės, alternatieji adresai, bendrinamos pašto dėžutės, platinimo sąrašai (grupių adresai), persiuntimai, bendras dydis | Jūsų pašto paslaugos administravimo portalas, DNS (MX įrašai) |
| Kalendorius | Asmeniniai kalendoriai, bendrinami kalendoriai, patalpų ir įrenginių kalendoriai, prenumeratos išoriniams kalendoriams | Kalendoriaus nustatymai, administravimo portalas |
| Kontaktai | Asmeninės adresų knygos, bendrinamos adresų knygos, organizacijos sąrašas | Kontaktų programėlė, administravimo portalas |
| Failai | Asmeninė kiekvieno žmogaus saugykla, bendrinami aplankai arba bendrinami diskai, išoriniai bendrinimai, bendras dydis | Saugyklos apžvalga administravimo portale (3.2 pamoka) |
| Dokumentai | Kuris biuro paketas, kurie failai su makrokomandomis, šablonai, formos, nuosavi formatai (Google dokumentai) | Failų įkėlimas, pokalbiai su kolegomis |
| Pokalbiai ir susitikimai | Pokalbių paslauga, kanalai, susitikimų paslauga, kas susitinka su išorės asmenimis | Licencijų apžvalga, kolegos |
| Slaptažodžiai | Kur šiuo metu saugomi slaptažodžiai: slaptažodžių tvarkyklė, naršyklė, lapeliai, skaičiuoklė | Kolegos, naršyklės nustatymai |
| Atsarginės kopijos | Kas šiuo metu kopijuojama, kieno, kur, ir ar atkūrimas kada nors buvo išbandytas | Administratorius, atsarginių kopijų paslauga |
Ko iš karto nepastebite: susiejimai
Tai svarbiausia inventorizacijos dalis. Susiejimas tai viskas, kas yra už Jūsų debesijos paslaugos ribų, bet nuo jos priklauso. Ieškokite jų šiose vietose:
- Vienkartinis prisijungimas (SSO). Programėlės, kuriose prisijungiate naudodami Google arba Microsoft paskyrą. Kiekvienos paskyros saugumo nustatymuose yra sąrašas programėlių, turinčių prieigą. Peržiūrėkite jį pas keletą kolegų, ne tik pas save.
- Jūsų svetainė. Kontaktinės formos ir internetinės parduotuvės siunčia paštą. Per kokį serverį? Su kokiu adresu?
- Įrenginiai. Skaitytuvai ir daugiafunkciniai spausdintuvai, kurie skenuoja į paštą arba į aplanką. Kasos aparatai, signalizacijos sistemos ar kiti įrenginiai, siunčiantys paštą.
- Kita programinė įranga. Apskaita, CRM, planavimas, naujienlaiškių paslauga. Ar jie siunčia paštą Jūsų domeno vardu? Ar jie nuskaito failus iš Jūsų saugyklos?
- Jūsų domeno DNS. Ten matote, kas gali siųsti paštą Jūsų domeno vardu (SPF), kurios paslaugos nustatė verifikacijos įrašą (TXT įrašai, pvz.,
google-site-verification=arbaMS=) ir ar yra kitų paslaugų DKIM įrašų. Tai jau buvo išsiaiškinta ankstesnio modulio užduotyje A2.1. - Telefonai ir nešiojamieji kompiuteriai. Kurios programėlės sinchronizuojasi su senąja paslauga? Jas visas vėliau reikės perjungti (7.2 pamoka).
Šešėlinės IT: ką kolegos susitvarko patys
Šešėlinės IT tai programinė įranga ar saugykla, kurią kolegos naudoja patys, organizacijai jos nesutvarkius: nemokama Dropbox, WhatsApp grupė su klientais, asmeninis Gmail naujienlaiškiui, internetinis planuotojas. Dažniausiai tai daroma be blogo ketinimo: kažkas tiesiog išsprendė problemą.
Perėjimui šešėlinės IT yra svarbios dėl dviejų priežasčių. Jose dažnai yra organizacijos duomenų, kuriuos reikia perkelti. Ir jei to nepaklausite, po perėjimo jos tiesiog toliau egzistuos, už Jūsų naujos Europos sistemos ribų.
Todėl klauskite taip, kad žmonės atsakytų nuoširdžiai. Ne „kas naudoja nepatvirtintas paslaugas?“, o: „Mes pereiname į kitą sistemą ir nenorime, kad kas nors ką nors prarastų. Kokias programas, svetaines ir programėles naudojate savo darbui, net jei jas susitvarkėte patys?“ Trumpas pavyzdžių sąrašas padeda žmonėms prisiminti.
Kiekvienai eilutei: penki laukai
Kiekvienai savo inventorizacijos eilutei užsirašykite penkis dalykus:
- Dabartinė paslauga: pavyzdžiui, „Gmail per Google Workspace“.
- Dydis: kuo konkrečiau, pavyzdžiui, „12 pašto dėžučių, iš viso 38 GB“ arba „3 bendrinami kalendoriai“.
- Savininkas: kas dėl to sprendžia ir žino, kaip tai veikia? Tai turi būti konkretus žmogus, ne „visi“.
- Tikslas: kas su tuo vyks toliau? Perkėlimas į naują paslaugą, panaikinimas, archyvavimas ar laikinas palikimas kaip yra.
- Pirmenybė: aukšta (be šito organizacija negali dirbti), vidutinė arba žema.
Kelių eilučių pavyzdys iš kepyklos:
| Dalis | Dabartinė paslauga | Dydis | Savininkas | Tikslas | Pirmenybė |
|---|---|---|---|---|---|
| El. paštas | Google Workspace, example.com | 12 pašto dėžučių, 38 GB; alternatyvusis adresas bestellingen@ | Sanne (biuras) | Perkelti į Europos pašto paslaugą | aukšta |
| Failai | Google Drive, 1 bendrinamas diskas „Recepten“ | 64 GB, 4 išoriniai bendrinimai | Sanne | Perkelti į komandos aplanką | aukšta |
| Susiejimas | Svetainės užsakymo forma | siunčia į bestellingen@ | svetainės kūrėjas | Pakeisti SMTP nustatymą | aukšta |
| Susiejimas | Kasos sistema, prisijungimas per Google | 5 paskyros | Mo (filialas) | Sukurti nuosavą prisijungimą | aukšta |
| Susiejimas | Biuro skaitytuvas | skenuoja į scan@ | Sanne | Nauji SMTP duomenys | vidutinė |
| Šešėlinės IT | Kepėjo Dropbox (asmeninė) | receptai, 2 GB | Jeroen | Perkelti į komandos aplanką, vėliau atsisakyti | vidutinė |
Spąstai
- Žiūrėjimas tik į savo paskyrą. Administratorius automatiškai nematys, kokias programėles paprastas naudotojas susiejo su savo paskyra. Patikrinkite pas kelis žmones.
- Pamirštamos bendrinamos pašto dėžutės.
info@,facturen@irbestellingen@dažnai yra ne atskira pašto dėžutė, o alternatyvusis adresas, bendrinama pašto dėžutė arba grupė. Perkeliant tai turi atsirasti tinkamu būdu (4.4 pamoka). - Licencijų skaičiavimas vietoj naudojimo. Dvylika licencijų nereiškia, kad aktyviai jas naudoja dvylika žmonių. Pažiūrėkite paskutinio prisijungimo datą.
- Nėra savininko. Eilutės be savininko niekas nesutvarko.
- Inventorizacija neatnaujinama. Tai, ką atrasite perkėlimo metu, vis tiek įtraukite.
Praktikoje: kaip tai atrodo pas teikėją
Pereinant prie WebOké Nextcloud ir WebOké pašto paketo, inventorizacija iškart tampa Jūsų užduočių sąrašu: prie kiekvienos dalies instrukcijoje nurodyta, kokį įrankį naudoti (pavyzdžiui, Import Tool skirtą Google, Duomenų perkėlimas skirtą OneDrive, El. pašto perkėlimo įrankis skirtą paštui) ir kokia tvarka. Pas kitus Europos teikėjus įrankiai vadinasi kitaip, bet inventorizacija lieka lygiai tokia pati: ji susijusi su Jūsų organizacija, o ne su teikėju.
Santrauka
- Inventorizacija apsaugo nuo to, kad perėjimo metu pamirštumėte dalykus, kurių niekas nebuvo užrašęs.
- Pradėkite nuo aštuonių dalių: el. paštas, kalendorius, kontaktai, failai, dokumentai, pokalbiai ir susitikimai, slaptažodžiai, atsarginės kopijos.
- Ieškokite susiejimų: vienkartinis prisijungimas, svetainė, įrenginiai, kita programinė įranga, DNS įrašai, telefonai.
- Paklauskite kolegų apie šešėlines IT taip, kad jie atsakytų nuoširdžiai.
- Kiekviena eilutė turi turėti dabartinę paslaugą, dydį, savininką, tikslą ir pirmenybę.
Testas
Užduotis
Užduotis A3.1: Ar Jūsų inventorizacija išsami? Užpildykite inventorizacijos formą savo organizacijai (arba asmeniniam naudojimui). Programa patikrins, ar nurodytos visos aštuonios dalys, ar radote bent tris susiejimus ir ar kiekviena eilutė turi dabartinę paslaugą, dydį, savininką, tikslą ir pirmenybę.
Užduotis E3.1: Apklausa tarp kolegų. Paklauskite bent trijų žmonių (arba, jei dirbate vienas, peržiūrėkite savo įrenginius), kokias programas, svetaines ir programėles jie naudoja savo darbui. Užsirašykite, ko dar neturėjote savo sąraše ir ką iš to sužinojote.
Užduotis E3.1: Apklausa tarp kolegų
Paklauskite bent trijų kolegų (arba apžiūrėkite savo įrenginius ir naršyklę): "Mes keičiame paslaugų teikėją ir norime, kad niekas nieko neprarastų. Kokias programas, svetaines ir programėles naudojate savo darbui, net jei jas susitvarkėte patys?" A3.1 užduoties šablonas yra prie tos užduoties.
Jūsų pažymėti varneliai ir pastabos lieka tik šioje naršyklėje; niekur jų nesiunčiame. Jei esate prisijungę, skiltyje Mano kursai išsaugome tik tai, kad užduotį atlikote.
Platesniam skaitymui
Šiuose straipsniuose aprašyti veiksmai galioja WebOké paslaugoms; pas kitus teikėjus veikimo principas panašus.