Priedai ir dideli failai

3 modulis: Laiškų rašymas · Skaitymo laikas: 11 min.

Mokymosi tikslas: Po šios pamokos galėsite apskaičiuoti, ar failai tilps į vieną laišką, suprasite, kodėl siunčiamas priedas padidėja, ir dideliems failams pasirinksite tinkamą kelią: sumažinti, konvertuoti ar siųsti bendrinimo nuorodą.

Pagrindinės sąvokos: MIME, base64, laiško dydžio riba, didžiausias priedo dydis, gaunantysis serveris, bendrinimo nuoroda, galiojimo pabaigos data, PDF, nuotraukos sumažinimas, priminimas apie priedus, vCard

Priedas virto tekstu

El. paštas kadaise buvo sukurtas paprastam tekstui. Nuotrauka, PDF failas ar skaičiuoklė sudaryti iš bet kokių baitų, ir jų negalima tiesiog įdėti į laišką. Todėl egzistuoja MIME: susitarimas, pagal kurį laiškas skaidomas į dalis, o kiekviena dalis turi antraštę, nurodančią, kas tai yra (pavyzdžiui, Content-Type: application/pdf) ir kaip ji supakuota. Failams toks supakavimas beveik visada yra base64.

Base64 kiekvienus 3 Jūsų failo baitus paverčia 4 skaitomais simboliais (RFC 2045). Todėl rezultatas yra maždaug trečdaliu didesnis už originalą. 3 MB nuotrauka laiške užima apie 4 MB. Taip atrodo tokio priedo pradžia, kai peržiūrite laiško šaltinį:

Content-Type: application/pdf; name="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Disposition: attachment; filename="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Transfer-Encoding: base64

JVBERi0xLjcKJcfsj6IKNSAwIG9iago8PC9MZW5ndGggNiAwIFIvRmlsdGVyIC9GbGF0ZURl
Y29kZT4+CnN0cmVhbQp4nO1dW4/bNhJ+968wFigQoGBMhfVL6UNBRoqnSuUMIqI3Lff1Uq...

Kiekviena šios „netvarkos“ eilutė yra Jūsų PDF failo dalelė. Gavėjas nieko iš to nemato: jo pašto programa paverčia tai atgal į pradinį failą.

Skaičiuojame: ar tilps į vieną laišką?

Kiekvienas pašto serveris turi laiško dydžio ribą: didžiausią laišką, kurį jis priima, matuojant po supakavimo. WebOké ši riba yra 50 MB vienam laiškui visuose pašto serveriuose. Kadangi base64 viską padidina trečdaliu, į vieną laišką telpa maždaug 36 MB priedų. Šį skaičių pamatysite ir webmail, kai pridedate failą, kaip didžiausią failo dydį.

Paprasta taisyklė, kaip apskaičiuoti patiems:

1. Sudėkite visų priedų dydžius.
2. Jei suma didesnė nei maždaug 36 MB, WebOké ji netilps į vieną laišką.
3. Jei mažesnė, ji tilps Jūsų serveryje. Tačiau tai tik pusė istorijos.

Kita pusė yra gaunantysis serveris. Jis taip pat turi laiško dydžio ribą, ir ji dažnai mažesnė nei 50 MB. Daugelis paslaugų priima laiškus iki maždaug 20-25 MB, tačiau tai skiriasi priklausomai nuo paslaugos ir gali keistis. Jei Jūsų laiškas gavėjui per didelis, gausite klaidos pranešimą, dažnai su kodu, pavyzdžiui, 552, arba žodžiais „message too big“ ar „message size exceeds“. Tokiu atveju Jūsų laiškas buvo išsiųstas, bet nepristatytas.

Todėl antroji, atsargesnė taisyklė: jei priedų yra daugiau nei 15 ar 20 MB ir siunčiate juos kam nors už Jūsų organizacijos ribų, verčiau rinkitės bendrinimo nuorodą. Tada nereikės spėlioti.

Atminkite ir tai: laiškas su dideliais priedais vėliau bus Jūsų aplanke Išsiųsti laiškai ir gavėjo pašto dėžutėje. Jis užima vietą abiejose saugyklose (pamoka 5.4). Jei tą patį 20 MB failą siunčiate penkiems žmonėms, jis bus saugomas penkis kartus pas gavėjus ir vieną kartą pas Jus.

Sumažinimas: pirmiausia didžiausia nauda

Prieš kurdami bendrinimo nuorodą, patikrinkite, ar failo negalima sumažinti. Ne visi failai yra vienodai dideli pagal tai, ką juose yra.

• Telefono ar fotoaparato nuotraukos dažnai užima po kelis MB, nes jos išsaugotos visa raiška. Ekranui pakanka nedidelės dalies. Sumažinus nuotrauką, pavyzdžiui, iki 2000 pikselių pločio, ji paprastai tampa daug kartų mažesnė, o ekrane skirtumo nematyti. Beveik visada tai duoda didžiausią naudą.
• Dokumentai: pasiūlymas .docx formatu gali būti didelis dėl įterptų paveikslėlių, o gavėjui kartais atrodo kitaip. PDF failas dažnai mažesnis, visur atrodo vienodai ir negali būti netyčia pakeistas.
• Nuskaityti dokumentai yra paveikslėliai. Nuskaitykite mažesne raiška arba nespalvotai, jei spalvos nereikia.
• Suglaudinimas (ZIP) padeda tekstiniams failams ir skaičiuoklėms, bet beveik nepadeda nuotraukoms, vaizdo įrašams ir PDF failams: jie jau suglaudinti.

Vaizdo įrašų sumažinimas dažnai nepadeda pakankamai. Kelių minučių filmukas greitai viršija 36 MB. Tada bendrinimo nuoroda yra vienintelis geras kelias.

Bendrinimo nuoroda: failas lieka vietoje, keliauja nuoroda

Naudodami bendrinimo nuorodą, įkeliate failą į internetinę saugyklą, pavyzdžiui, Nextcloud ar kitą debesį, ir siunčiate tik nuorodą. Laiškas lieka mažas, gavėjas atsisiunčia failą, kada nori, o Jūs vėliau galite nuorodą atšaukti.

Gera bendrinimo nuoroda turi:

• galiojimo pabaigos datą, kad failas nebūtų viešas ištisus metus;
• slaptažodį, jei failai konfidencialūs; jį perduokite kitu kanalu (SMS žinute ar telefonu), o ne tame pačiame laiške;
• tik skaitymo teises, nebent kitas asmuo tikrai turi ką nors įkelti atgal.

Spąstai: bendrinimo nuoroda be slaptažodžio veikia kiekvienam, kas ją turi. Jei gavėjas persiųs Jūsų laišką, kitas gavėjas taip pat galės pasiekti failą. Todėl asmens duomenims ar pasiūlymams slaptažodis ir galiojimo pabaigos data nėra prabanga.

Kiti spąstai: kai kurie gavėjai nepasitiki nuorodomis, ir pagrįstai, turint omenyje visą sukčiavimą (pamoka 2.4). Todėl laiške parašykite, ko jie gali tikėtis: „Gausite nuorodą į mūsų Nextcloud, failas vadinasi foto's-bruiloft.zip, o nuoroda veiks iki birželio 1 d.“

Pamiršti priedai ir vizitinė kortelė

Kas niekada nėra parašęs „žr. priedą“ ir nieko neprisegęs? Webmail gali Jus įspėti: įjungus Priminti apie neprisegtus priedus, spaudžiant Siųsti tikrinama, ar Jūsų tekste yra tokių žodžių kaip „priedas“, nors priedo nėra. Šis priminimas pagal numatytuosius nustatymus išjungtas; jį įjungsite skiltyje Nuostatos > Laiškų rašymas.

Naudodami Pridėti vCard galite išsiųsti kontaktą iš savo adresų knygos kaip vizitinę kortelę (.vcf failą). Gavėjas vienu spustelėjimu įtraukia jį į savo adresų knygą. Tai patogu, kai norite kam nors perduoti kolegos ar tiekėjo duomenis. Daugiau apie vCard pamokoje 7.2.

Praktiškai: kaip tai veikia webmail

Lange Rašyti priedą pridėsite spustelėję Pridėti failą viršuje arba Pridėti failą dešinėje, arba nuvilkite failą į dešinėje esantį laukelį. Ten matysite ir didžiausią failo dydį. Priminimą apie neprisegtus priedus rasite skiltyje Nuostatos > Laiškų rašymas. Žingsniai aprašyti Roundcube vadove. Kitose webmail programose tai veikia panašiai, tačiau vieno laiško dydžio riba priklauso nuo paslaugų teikėjo.

Santrauka

• Priedai base64 būdu supakuojami kaip tekstas ir todėl padidėja maždaug trečdaliu (3 baitai tampa 4 simboliais).
• WebOké laiškas gali būti 50 MB; tai maždaug 36 MB priedų.
• Gaunantieji serveriai dažnai priima mažiau; dideliems failams, siunčiamiems už organizacijos ribų, verčiau naudokite bendrinimo nuorodą.
• Pirmiausia sumažinkite nuotraukas ir konvertuokite dokumentus į PDF; suglaudinimas nepadeda nuotraukoms ir vaizdo įrašams.
• Bendrinimo nuorodai nustatykite galiojimo pabaigos datą, o konfidencialiems failams ir slaptažodį, perduodamą kitu kanalu.

Testas (quiz)

Užduotis

Užduotis A3.3: Ar tilps į vieną laišką? Remkitės WebOké taisykle: maždaug 36 MB priedų telpa į vieną 50 MB laišką, nes base64 viską padidina maždaug trečdaliu. 1-3 situacijoms pasirinkite „tilps“ arba „netilps, bendrinimo nuoroda“. (1) Sanne siunčia Ahmedui du PDF failus: 3 MB pasiūlymą ir 5 MB gėlių planą. (2) Daan nori nusiųsti Sanne vaizdo įrašą, kaip statoma vestuvių arka; failas yra 120 MB. (3) Sanne nori vienu laišku nusiųsti Ahmedui dvylika ankstesnių nuotakos puokščių nuotraukų, kiekviena po 3,5 MB, tiesiai iš fotoaparato. 4 klausimas: Sanne turi atlaisvinti vietos kitam laiškui ir gali pirmiausia sumažinti vieną failą. Kurį failą pasirinktumėte: (a) offerte-bruiloft.pdf, 0,4 MB, (b) bruidsboeket.jpg, 9 MB, tiesiai iš fotoaparato, (c) prijslijst.docx, 0,2 MB? Programa palygins Jūsų keturis atsakymus su teisingais ir kiekvienai situacijai parodys skaičiavimą.

Platesniam skaitymui

Kur aprašyti žingsniai webmail, jie taikomi WebOké webmail; kitose webmail programose tai veikia panašiai.

• Roundcube Webmail 4.3: Priedų siuntimas
• Elektroninis laiškas atmestas: pranešimas per didelis
• Klaidų pranešimų sprendimai 1.6: 552 Mailbox full arba Message too big
• Nemokamas kursas Sutvarkytas el. paštas: nustatymas ir sklandus pristatymas 3.2: Saugojimo vieta, limitai ir pilna pašto dėžutė
• RFC 2045, MIME 1 dalis, 6.8 skirsnis apie base64 (anglų k.): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc2045