Saugojimo vieta, limitai ir pilna pašto dėžutė

3 modulis: Pašto dėžutės valdymas · Skaitymo trukmė: 9 min.

Tikslas: Po šios pamokos galėsite paaiškinti, kur dingsta pašto dėžutės saugojimo vieta, kas yra limitas, ką pastebi siuntėjas, kai Jūsų pašto dėžutė yra pilna, ir sudaryti tvarkymo bei archyvavimo planą, pagal kurį joks laiškas neprapuls.

Pagrindinės sąvokos: saugojimo vieta, limitas (vienai pašto dėžutei ir visam paketui), naudojimas pagal aplanką, priedai ir base64, didžiausias leistinas laiško dydis (SIZE), įspėjamasis laiškas, 452 4.2.2 ir 552 5.2.2 (pašto dėžutė pilna), 552 5.3.4 (laiškas per didelis), tvarkymas, archyvavimas, vietinis aplankas, atsarginė kopija

Kur dingsta vieta?

Paprastas tekstinis laiškas užima vos kelis kilobaitus. Tokių galite išsaugoti šimtus tūkstančių. Vieta beveik visada baigiasi dėl trijų dalykų:

1. Priedų. Nuotraukos, PDF failai, pristatymai. Vienas laiškas su dešimčia telefonu padarytų nuotraukų gali lengvai užimti 30 iki 50 MB.
2. Išsiųstų laiškų. Kiekvienas Jūsų išsiųstas priedas taip pat lieka aplanke Išsiųsta. Jei 8 MB pasiūlymą siunčiate penkiems klientams penkiais atskirais laiškais, jis ten bus saugomas penkis kartus.
3. Šiukšliadėžės ir šlamšto (spam). Ištrinti laiškai lieka Šiukšliadėžėje, kol jos neištuštinate. Šlamštas lieka šlamšto aplanke, kol jį sutvarko šlamšto filtras arba Jūs pats. Abu šie dalykai skaičiuojami į bendrą vietą.

Ketvirtą, paslėptą priežastį matėte 3.1 pamokoje: laiškai, kurie pažymėti kaip ištrinti, bet niekada galutinai neištrinami.

Kodėl priedas padidėja

Paštas iš pradžių buvo sukurtas tik tekstui. Todėl priedas (nuotrauka, PDF failas) paverčiamas tekstu naudojant base64 kodavimą. Kiekvieni 3 baitai paverčiami 4 simboliais. Todėl priedas tampa maždaug trečdaliu didesnis, o su eilučių pabaigos simboliais dar šiek tiek daugiau. 15 MB dydžio PDF failas Jūsų kompiuteryje laiške užima daugiau nei 20 MB.

Tai svarbu dėl limitų. Jei gavėjas nurodo „ne daugiau kaip 25 MB“, tai reiškia viso laiško dydį po konvertavimo. Todėl 20 MB priedas tokiu atveju jau nebetilps.

Du ribojimų tipai

Limitas: kiek galima saugoti?

Limitas yra didžiausia leistina pašto dėžutės saugojimo vieta. Paprastai yra du lygiai:

• Pati pašto dėžutė. Vienai pašto dėžutei galima nustatyti ribą, pavyzdžiui, 2 GB bendram adresui, kad viena pašto dėžutė neužimtų visos vietos.
• Paketas arba planas. Visos pašto dėžutės kartu (o talpinimo paslaugų pakete dar ir svetainė, duomenų bazės bei atsarginės kopijos) dalijasi bendra saugojimo vieta. Jei ji pilna, didelis vienos pašto dėžutės limitas nebepadeda.

Verslo debesijos pašto paslaugose tai dažnai tvarkoma pagal naudotoją, su fiksuotu kiekiu vienai licencijai. Principas yra tas pats.

Laiško dydis: koks gali būti vieno laiško dydis?

Neatsižvelgiant į saugojimo vietą, kiekvienas pašto serveris turi didžiausią leistiną laiško dydį. Jis galioja ir siunčiant (Jūsų serveris), ir gaunant (gavėjo serveris). Lemia mažesnioji iš abiejų ribų. Pašto serveriai savo ribą praneša SMTP pokalbio pradžioje naudodami plėtinį SIZE (žr. 1.2 pamoką), pavyzdžiui, 250-SIZE 52428800 (50 MB).

Dažniausiai naudojamos ribos yra nuo 20 iki 50 MB. Pavyzdžiui, Gmail leidžia siųsti priedus iki 25 MB; didesnius failus Gmail pats pateikia kaip nuorodą į Google Drive. Niekada nedarykite prielaidos, kad gavėjas priims daugiau nei 20 MB. Dideliems failams geriau tinka atsisiuntimo nuoroda (pavyzdžiui, iš Jūsų debesijos saugyklos): nėra limito, nėra dvigubo saugojimo, o nuorodą vėliau galite panaikinti.

Kas atsitinka, kai pašto dėžutė pilna?

Iš pradžių paprastai gaunate įspėjimą: laišką iš serverio apie tai, kad artėjate prie ribos, pavyzdžiui, 90 %. Serveriuose su Exim (pavyzdžiui, DirectAdmin) tai yra anglų kalba tekstas The size of your mailbox has exceeded a warning threshold.

Jei pašto dėžutė tikrai pilna, serveris atmeta naujus laiškus. Ar tai bus laikina, ar galutinė atsakymas, priklauso nuo serverio:

Kodas X.2.2 išplėstinėse būsenos kodų reikšmėse (RFC 3463) reiškia būtent tai: „pašto dėžutė pilna“. Modulis 6 šią temą nagrinėja išsamiau, kalbant apie grąžinimo pranešimus (bounce).

Atkreipkite dėmesį į skirtumą nuo per didelio laiško: 552 5.3.4 Message too big reiškia, kad laiškas yra didesnis, nei serveris leidžia. Tokiu atveju vietos atlaisvinimas nepadeda; siuntėjas turi persiųsti failą kitaip.

Ir atkreipkite dėmesį: patys dažnai nepastebite, kad Jūsų pašto dėžutė yra pilna. Jūs galite toliau siųsti laiškus ir skaityti seną paštą. Klaidos pranešimą gauna siuntėjai, o klientas, kuris tris kartus gavo grąžinimo pranešimą (bounce), ne visada paskambins.

Tvarkymas be gailesčio

Tvarka, kuri beveik visada veikia:

1. Pažiūrėkite, kur yra vieta. Žiniatinklio pašte arba kliento skydelyje dažnai matote naudojimą pagal aplanką. Paprastai viršuje būna Išsiųsta, Šiukšliadėžė arba vienas senas aplankas su priedais.
2. Ištuštinkite Šiukšliadėžę ir šlamšto aplanką. Tai greičiausias būdas atlaisvinti vietos ir nieko nekainuoja.
3. Raskite didelius laiškus. Daugelyje žiniatinklio pašto ir programų galite rikiuoti pagal dydį. Išsaugokite reikalingą priedą savo failuose, o laišką ištrinkite, arba pašalinkite tik priedą (Thunderbird ir Apple Mail leidžia pašalinti priedą iš laiško).

4. Archyvuokite senus metus. Laiškus, kuriuos norite išsaugoti, bet retai naudojate, galima perkelti į archyvą. Turite du pasirinkimus:

   • archyvo aplankas serveryje: matomas visur, bet skaičiuojamas į saugojimo vietą;
   • vietinis aplankas Jūsų kompiuteryje (Thunderbird: Vietiniai aplankai (Local Folders); Apple Mail: On My Mac; Outlook: .pst duomenų failas). Jis nebeskaičiuojamas į limitą, bet yra tik tame viename kompiuteryje. Tokiu atveju pasirūpinkite to kompiuterio atsargine kopija. Be atsarginės kopijos vietinis archyvavimas yra tiesiog perkėlimas į vieną kietąjį diską.
5. Tik po to koreguokite limitą, jei to dar reikia ir jei Jūsų pakete yra vietos.

Masinis tvarkymas vienu mygtuku skydelyje (pavyzdžiui, „ištrinti viską, kas senesnė nei metai, aplanke Gautieji“) yra patogus, tačiau negrįžtamas. Naudojant IMAP, laiškai iš karto dingsta iš visų Jūsų įrenginių. Pirmiausia išsaugokite tai, ko Jums reikia.

Saugojimo pareiga

Verslininkas privalo saugoti verslo apskaitos dokumentus (buhalterinę apskaitą ir su ja susijusius dokumentus) pagal mokestinę saugojimo pareigą savo šalyje (dažnai nuo 7 iki 10 metų), ir prie to gali priskirti verslo laiškus, pavyzdžiui, pasiūlymus, užsakymo patvirtinimus ir sąskaitas faktūras. Todėl tokių laiškų negalima tiesiog ištrinti. Perkelkite juos į archyvą su atsargine kopija arba saugokite priedus savo apskaitos dokumentuose.

Praktikoje: kaip tai atrodo skydelyje

DirectAdmin skiltyje El. pašto dėžutės (E-mail Accounts) prie kiekvienos pašto dėžutės matote stulpelį Naudojimas, o viršuje bendrą sumą. Spustelėję tris taškelius šalia pašto dėžutės ir pasirinkę Pakeisti limitus, nustatote limitą megabaitais arba pažymite Max, kad pašto dėžutė galėtų naudoti visą laisvą paketo vietą. Naudodami Išvalyti vienu veiksmu pašalinate senus laiškus iš aplanko. Mano WebOké matote paketo saugojimo vietos naudojimą. Pas kitus paslaugų teikėjus tai veikia panašiai: skydelyje arba valdymo aplinkoje ieškokite žodžių „saugojimo vieta“, „limitas“ arba „pašto dėžutės dydis“.

Santrauka

• Vieta daugiausia užimama priedų, išsiųstų laiškų, Šiukšliadėžės ir šlamšto.
• Priedai laiške dėl base64 kodavimo tampa maždaug trečdaliu didesni.
• Yra limitas kiekvienai pašto dėžutei ir bendras limitas visam paketui; galioja griežtesnė riba.
• Pilna pašto dėžutė atmeta laiškus: laikinai (452 4.2.2) arba galutinai (552 5.2.2). Tai pastebi siuntėjas, o Jūs dažnai ne.
• Tvarkykite šia tvarka: pažiūrėkite, ištuštinkite Šiukšliadėžę ir šlamšto aplanką, suraskite didelius laiškus, archyvuokite ir tik tada didinkite limitą. Vietiniam archyvui reikia atskiros atsarginės kopijos.

Testas

Užduotis

Užduotis O3.2: Jūsų vietos matavimas ir tvarkymo plano sudarymas. Išsiaiškinkite, kiek saugojimo vietos naudoja Jūsų pašto dėžutė ir koks yra limitas (pašto dėžutės ir paketo ar plano). Užsirašykite tris aplankus, kurie užima daugiausia vietos, ir suraskite dešimt didžiausių savo laiškų. Tada sudarykite tvarkymo planą: ką ištrinsite, ką archyvuosite, kur bus laikomas archyvas ir kaip jis bus apsaugotas atsargine kopija? Atsižvelkite į tai, ką privalote saugoti dėl verslo reikalavimų.

Platesniam skaitymui

Šiuose straipsniuose aprašyti žingsniai galioja WebOké skydeliams; pas kitus paslaugų teikėjus tai veikia panašiai.

• DirectAdmin vadovas 7.3: Saugojimo vieta kiekvienai el. pašto dėžutei ir kas atsitinka, kai ji pilna
• Pranešimas: Your mailbox - The size of your mailbox has exceeded a warning threshold
• El. laiškas atmestas: message too big
• Kaip patikrinti savo pašto naudojimą?
• Pašto dėžutės valymas DirectAdmin, kad atlaisvintumėte vietos
• RFC 3463 (Enhanced Mail System Status Codes), RFC 2045 (MIME, base64), RFC 1870 (SMTP SIZE)