El. pašto perkėlimas: planas

8 modulis: Perkėlimas ir domeno tvarkymas · Skaitymo trukmė: 11 min.

Mokymosi tikslas: Po šios pamokos galėsite suplanuoti el. pašto perkėlimą pas kitą paslaugų teikėją: ką reikia inventorizuoti iš anksto, kokia eiliškumo tvarka dirbti ir kas neperkeliama savaime.

Pagrindinės sąvokos: inventorius (pašto dėžutės, aliasai, peradresavimai, catch-all, automatiniai atsakymai, filtrai), pašto dėžutės dydis ir saugykla, slaptažodžiai, TTL sumažinimas iš anksto, eiliškumas (sukūrimas, pirma kopija, MX pakeitimas, antra kopija, įrenginiai), kalendorius ir kontaktai (ne per IMAP), POP3 paštas kompiuteryje, Microsoft 365 ir Gmail (prisijungimas vietoje slaptažodžio), DNS įrašai, kuriuos reikia perkelti, komunikacija

Ką iš tikrųjų perkeliate?

„Perkelti savo paštą“ skamba kaip vienas dalykas, tačiau iš tikrųjų jų yra bent penki:

1. Pačios pašto dėžutės, su visais aplankais ir laiškais, kurie yra serveryje.
2. Aplink juos esantys adresai: aliasai, peradresavimai, catch-all, pašto konferencijos, automatiniai atsakymai ir filtrai serveryje. Jie yra nustatyti senojo paslaugų teikėjo valdymo skydelyje ir niekada neperkeliami savaime.
3. El. pašto DNS įrašai: MX, SPF, DKIM, DMARC, galbūt autodiscover, autoconfig arba SRV įrašai. Po perkėlimo jie turi atitikti naująjį paslaugų teikėją.
4. Jūsų įrenginiai: kiekvienas kompiuteris, telefonas ir planšetė, kuriame sukonfigūruota pašto dėžutė, bei viskas, kas siunčia paštą per SMTP (Jūsų svetainė, spausdintuvas ar skeneris, apskaitos programa).
5. Kas nėra paštas: kalendoriai ir kontaktai. Microsoft 365, Google ir daugelyje kitų paslaugų teikėjų jie priklauso tai pačiai paskyrai, tačiau neperkeliami per IMAP. Juos reikia perkelti atskirai.

Tas, kuris galvoja tik apie 1 punktą, po perkėlimo atranda, kad factuur@ nebeperadresuojama buhalteriui, kad skeneris nebegali siųsti pašto arba kad visos įmonės kalendorius yra tuščias.

1 žingsnis: inventorizacija

Pirmiausia sudarykite sąrašą. Gerai tinka lentelė, kurioje kiekvienoje eilutėje yra po vieną adresą:

Taip pat užpildykite:

• Kiekvienos pašto dėžutės dydį. Naujoji pašto dėžutė turi būti pakankamai didelė, su vietos augimui (3.2 pamoka). Kopija, kuri sustoja pusiaukelėje, nes naujoji dėžutė pilna, yra dažniausia priežastis, dėl kurios perkėlimas sutrinka.
• Kas naudoja POP3. Naudojant POP3, paštas dažnai yra tik tame viename kompiuteryje, o ne serveryje (1.3 pamoka). Todėl kopija iš serverio tų laiškų nepaims. Juos reikia perkelti iš pačios pašto programos.
• Kas dar siunčia paštą. Svetainė, internetinė parduotuvė, skeneris, kasos sistema, stebėsenos sistema. Kiekviena iš jų turi SMTP duomenis, kurie po perkėlimo pasikeis.
• Specialius DNS įrašus, kuriuos senasis paslaugų teikėjas sukūrė Jūsų paštui, bei kitų paslaugų įrašus (naujienlaiškio DKIM, patvirtinimai), kurie turi likti.

Iš karto susitvarkykite: adresų, kurių niekas nebenaudoja, perkelti nereikia. O perkėlimas yra tinkamas momentas atsisakyti catch-all.

2 žingsnis: prieigos sutvarkymas

Norint nukopijuoti paštą, programa turi prisijungti prie senosios pašto dėžutės. Dauguma paslaugų teikėjų tai leidžia atlikti su el. pašto adresu ir slaptažodžiu per IMAP. Dvi svarbios išimtys:

• Gmail ir Google Workspace neleidžia išorinėms programoms prisijungti su įprastu slaptažodžiu. Reikia susikurti programos slaptažodį, kuriam būtina įjungta dviejų veiksnių autentifikacija. Google Workspace aplinkoje administratorius gali būti tai išjungęs.
• Outlook.com, Hotmail, Live ir Microsoft 365 IMAP protokolui nebepriima slaptažodžio, net ir programos slaptažodžio. Reikia prisijungti per Microsoft (OAuth) ir laikinai suteikti programai prieigą. Verslo aplinkoje administratorius gali turėti duoti leidimą.

Nebeprisimenate slaptažodžių? Prieš perkėlimą juos iš naujo nustatykite ir saugiai užsirašykite (slaptažodžių tvarkyklė, 3.4 pamoka).

3 žingsnis: MX TTL sumažinimas iš anksto

MX pakeitimas (8.2 pamoka) yra momentas, kai naujas paštas pradeda ateiti kitur. Resolveriai prisimena seną MX atsakymą tiek laiko, kiek nurodo TTL (DNS kurso 6.1 pamoka). Jei jis nustatytas vienai parai, dalis siuntėjų dar parą pristatys laiškus senajam paslaugų teikėjui.

Todėl kelias dienas iš anksto sumažinkite MX įrašų TTL, pavyzdžiui, iki 300 sekundžių. Tai padarykite ne vėliau kaip prieš vieną seną TTL laikotarpį iki pakeitimo: jei dabar TTL nustatytas 86400 (viena para), sumažinkite jį ne vėliau kaip prieš parą. Po perkėlimo vėl nustatykite įprastą reikšmę, pavyzdžiui, 3600.

Jei perkeliate visą domeną pas kitą paslaugų teikėją (vardų serverių pakeitimas), tai, kaip greitai tai įvyks, nulemia registro vardų serverių TTL. Jo patys negalite sumažinti; tokiu atveju skaičiuokite paros ar ilgesnį pereinamąjį laikotarpį (DNS kurso 6.3 pamoka).

4 žingsnis: eiliškumas

Eiliškumas, keliantis mažiausią riziką:

1. Naujų pašto dėžučių, aliasų ir peradresavimų sukūrimas pas naująjį paslaugų teikėją, su tais pačiais pavadinimais. DNS dar nieko nekeisti. Senosios pašto dėžutės toliau veikia kaip įprasta.
2. Pirma visų pašto dėžučių kopija (8.2 pamoka). Tai gali užtrukti valandas. Niekas to nepastebės.
3. DNS paruošimas: jau nustatykite naujojo paslaugų teikėjo SPF, DKIM ir DMARC įrašus, šalia senųjų, kur tai įmanoma. Atkreipkite dėmesį: SPF kurį laiką turi apimti abu paslaugų teikėjus (vienas įrašas, 4.2 pamoka). DKIM gali egzistuoti lygiagrečiai, nes kiekvienas paslaugų teikėjas turi savo selektorių.
4. MX pakeitimas ramiu metu, pavyzdžiui, penktadienio popietę ar vakare. Nuo šio momento naujas paštas pradeda ateiti pas naująjį paslaugų teikėją.
5. Antra kopija po dienos, kai senasis TTL tikrai pasibaigęs. Ji paima paštą, kuris tuo tarpu dar atėjo pas senąjį paslaugų teikėją. Jau nukopijuoti laiškai yra praleidžiami.
6. Įrenginių perjungimas: naujos paskyros pašto programose, svetainės ir skenerio nustatymų keitimas, senų paskyrų šalinimas (8.2 pamoka).
7. Sutvarkymas: senojo paslaugų teikėjo pašalinimas iš SPF, senų DKIM įrašų pašalinimas, TTL vėl normalus.
8. Senos pašto dėžutės atsisakymas tik tada, kai viskas keletą savaičių veikia sklandžiai. Iki to laiko ten dar turite pilną kopiją.

Dažna klaida yra sukeisti eiliškumą: pirma perkelti MX arba domeną, o tik tada sukurti pašto dėžutes. Tokiu atveju paštas tuo tarpu bus atmestas su 550 5.1.1 (adresas neegzistuoja), o siuntėjai gaus grąžintą laišką (bounce).

Kalendorius, kontaktai ir vietinis paštas

Kalendorius ir kontaktai perkeliami per kitus protokolus (CalDAV, CardDAV arba atskirą Microsoft ir Google sąsają). Eksportuokite juos atskirai prieš perkėlimą: .ics failą kiekvienam kalendoriui ir .vcf failą kontaktams, ir importuokite juos pas naująjį paslaugų teikėją arba naujoje kalendoriaus programoje. Bendrai naudojamus kalendorius ir susitikimų kvietimus taip pat reikia pasidalinti iš naujo.

Paštą, kuris yra tik kompiuteryje (POP3, arba aplankus, kurie Outlook programoje saugomi kaip .pst failas kompiuteryje) perkelkite iš pašto programos: pridėkite naują pašto dėžutę kaip IMAP paskyrą ir nutempkite aplankus į ją. Arba eksportuokite .pst failą ir jį importuokite.

Informuokite apie tai

Iš anksto praneškite naudotojams, kas vyks: kada bus atliekamas pakeitimas, kad jiems reikės telefone ir nešiojamajame kompiuteryje nustatyti naują paskyrą, ir kam jie gali paskambinti, jei kas nors neveikia. Paprasta instrukcija su naujais nustatymais (2.1 pamoka) padeda išvengti daugybės klausimų.

Praktikoje: kaip tai atrodo pas paslaugų teikėją

„WebOké“ pašto dėžutes sukuriate „DirectAdmin“ arba „Mano WebOké“ sąsajoje, o paštą kopijuojate el. pašto perkėlimo įrankiu „Mano WebOké“ (jis taip pat gali prisijungti prie Microsoft) arba naudodami IMAPSync migraciją „DirectAdmin“ sąsajoje. Kiti paslaugų teikėjai turi panašius perkėlimo įrankius, arba naudojamas atskiras įrankis. Aukščiau pateiktas veiksmų planas visur yra toks pat.

Santrauka

• Perkėlimas apima pašto dėžutes, aplink jas esančius adresus, DNS, įrenginius bei kalendorių ir kontaktus.
• Sudarykite inventorių su dydžiu, POP3 naudotojais, peradresavimais ir viskuo, kas siunčia paštą per SMTP.
• Sutvarkykite prieigą: programos slaptažodis „Gmail“, prisijungimas prie Microsoft „Outlook“ ir „Microsoft 365“ atveju.
• Gerokai iš anksto sumažinkite MX TTL. Eiliškumas: sukūrimas, pirma kopija, DNS paruošimas, MX pakeitimas, antra kopija, įrenginiai, sutvarkymas, tik tada atsisakymas.
• Kalendoriai, kontaktai ir vietoje saugomas paštas neperkeliami per IMAP.

Testas

Užduotis

Užduotis O8.1: Perkėlimo plano sudarymas. Savo domenui (arba šioje pamokoje pateiktai pavyzdinei įmonei) sudarykite inventorių su aukščiau pateiktos lentelės stulpeliais ir laiko juostą su datomis: TTL sumažinimas, pašto dėžučių sukūrimas, pirma kopija, MX pakeitimas, antra kopija, įrenginiai, sutvarkymas ir atsisakymas. Taip pat atsakykite: kas naudoja POP3, kas siunčia paštą per SMTP, ir kaip perkelsite kalendorių bei kontaktus? Po to gausite kontrolinį sąrašą su punktais, kurie turi būti geram planui.

Skaitykite daugiau

Šiuose straipsniuose aprašyti žingsniai galioja „WebOké“ valdymo skydeliams; pas kitus paslaugų teikėjus tai veikia panašiai.

• DirectAdmin vadovas 10.1: Jūsų el. pašto perkėlimas: galimybės
• WebOké vadovas 7.2: El. pašto perkėlimas į WebOké (taip pat ir iš Microsoft 365)
• Domeno, svetainės ir el. pašto perkėlimas kartu be sutrikimų: veiksmų planas
• El. laiškų gavimas domeno vardo perkėlimo metu
• Nemokamas DNS kursas 6.3: DNS domeno perkėlimo metu
• Nemokamas DNS kursas 6.1: TTL ir talpykla