Juodraščiai, atsakymai ir papildomos parinktys

3 modulis: Laiškų rašymas · Skaitymo laikas: 10 min.

Mokymosi tikslas: Po šios pamokos žinosite, kur saugomi juodraščiai ir nuolatiniai atsakymai, mokėsite redaguoti laišką kaip naują ir suprasite, ką daro ir ko nedaro Prašyti pristatymo pažymos, Laiško pristatymo pažyma, Prioritetas ir Išsiųstus laiškus įrašyti į.

Pagrindinės sąvokos: juodraštis, aplankas Juodraščiai, automatinis įrašymas, Atsakymai, Redaguoti kaip naują, Prašyti pristatymo pažymos, Laiško pristatymo pažyma, Prioritetas, Išsiųstus laiškus įrašyti į

Juodraščiai: nebaigtas laiškas serveryje

Juodraštis yra laiškas, kuris dar neišsiųstas. Jei rašydami spustelėsite Įrašyti, webmail perkels Jūsų laišką į aplanką Juodraščiai. Jei nieko nedarysite, webmail jį įrašys ir pati, kas kelias minutes. Kaip dažnai, galite nustatyti skiltyje Nuostatos > Laiškų rašymas.

Svarbu, kur tas juodraštis saugomas. Aplankas Juodraščiai yra įprastas IMAP aplankas pašto serveryje (pamoka 1.2). Taigi juodraštis saugomas ne Jūsų naršyklėje ir ne nešiojamajame kompiuteryje, o serveryje. Tai turi tris pasekmes:

• Laišką galite pradėti rašyti biure, o baigti namuose arba telefone. Atidarykite aplanką Juodraščiai ir dukart spustelėkite laišką.
• Jei naršyklė užstrigs arba netyčia uždarysite skirtuką, prarasite daugių daugiausia paskutinių kelių minučių darbą.
• Juodraštis užima vietą Jūsų saugykloje ir jį galima perskaityti taip pat, kaip ir kitus Jūsų laiškus. Kas gali pasiekti Jūsų pašto dėžutę, tas gali pasiekti ir Jūsų juodraščius.

Kai juodraštį išsiųsite, webmail jį pašalins iš aplanko Juodraščiai, o išsiųstą versiją įdės į aplanką Išsiųsti laiškai.

Spąstai: jei be webmail naudojate ir pašto programą, abi turi naudoti tą patį aplanką kaip Juodraščiai. Kitaip vienoje programoje nematysite to, ką pradėjote kitoje. Apie šiuos specialiuosius aplankus kalbama pamokoje 5.1. Antri spąstai: jei tą patį juodraštį vienu metu atidarysite dviejose programose ir abiejose jį įrašysite, turėsite dvi versijas.

Juodraščiai taip pat padeda neišsiųsti laiško per skubiai. Parašykite sudėtingą laišką, įrašykite jį kaip juodraštį ir po valandos perskaitykite dar kartą. Dažnai pastebėsite, ką galima pagerinti (pamoka 3.2).

Atsakymai: nuolatiniai tekstai vienu spustelėjimu

Dažnai gaunate tą patį klausimą? Sanne kas savaitę gauna laiškų, pavyzdžiui, „Ar pristatote ir savaitgaliais?“ ir „Kiek laiko puokštė išlieka graži?“. Užuot kaskart rašiusi tą patį atsakymą, ji sukuria Atsakymo tekstas įrašą: nuolatinį tekstą su pavadinimu, kurį rašydama įterpia vienu spustelėjimu.

Toks atsakymo tekstas nėra automatinis atsakymas. Niekas nevyksta savaime: Jūs pasirenkate tekstą, galite jį pakeisti ir patys išsiunčiate. Todėl visai nesunku pridėti asmeninį sakinį. Tiesą sakant, tai reikėtų daryti visada: atsakymas, kuris akivaizdžiai paimtas iš šablono, atrodo šaltas.

Patarimai, kaip sukurti gerus atsakymus:

• Suteikite jiems trumpą, lengvai atpažįstamą pavadinimą, pavyzdžiui, „Pristatymas savaitgalį“.
• Rašykite juos taip, kad jie būtų savarankiški, be kreipinio ir pabaigos. Juos kiekviename laiške parašykite patys, kad kliento vardas būtų teisingas.
• Neįrašykite duomenų, kurie greitai pasensta, pavyzdžiui, kainos ar datos, arba juos reguliariai tikrinkite.

Atsakymus webmail saugo kartu su Jūsų nuostatomis, ne pašto dėžutėje. Taigi juos turėsite webmail bet kuriame įrenginyje, bet ne tokioje pašto programoje kaip Outlook ar Thunderbird. Jos turi savo šablonus.

Redaguoti kaip naują

Kartais norite laišką išsiųsti dar kartą, bet šiek tiek kitokį: tą patį kvietimą naujai grupei arba laišką, kurį siuntėte anksčiau, bet kuris nepasiekė gavėjo. Pasirinkus Redaguoti kaip naują (atidaryto laiško meniu Kita), webmail atidaro naują laišką su tais pačiais gavėjais, ta pačia tema, tuo pačiu tekstu ir tais pačiais priedais. Pakeičiate, ką reikia, ir išsiunčiate.

Skirtumas nuo Persiųsti: persiunčiant sukuriamas naujas Jūsų laiškas apie senąjį, su „Fwd:“ temoje, o senasis įtraukiamas kaip citata arba priedas. Pasirinkus Redaguoti kaip naują, tai vėl tiesiog originalus laiškas. Patogu, bet patikrinkite gavėjus: sename sąraše gali būti žmonių, kurie dabar neturėtų gauti laiško.

Papildomos parinktys rašant

Lango Rašyti dešinėje yra parinktys, kurias pasirenkate kiekvienam laiškui atskirai. Jos atrodo panašios, bet daro labai skirtingus dalykus.

Prašyti pristatymo pažymos. Prašote gavėjo pašto programos pranešti, kad laiškas buvo atidarytas. Techniškai webmail tam į Jūsų laišką įrašo antraštę (Disposition-Notification-To). Gavėjas dažniausiai pamato klausimą ekrane ir gali atsisakyti. Daugelis programų patvirtinimo niekada nesiunčia. Jei patvirtinimą gausite, žinosite, kad laiškas atidarytas, bet ne tai, kad jis perskaitytas ar suprastas. Jei negausite, nežinosite nieko.

Laiško pristatymo pažyma. DSN reiškia Delivery Status Notification. Čia prašote ne gavėjo, o pakeliui esančių pašto serverių pranešti, kad laiškas pristatytas į gavėjo serverį. Tai nieko nesako apie atidarymą ar skaitymą, tik tai, kad laiškas pasiekė serverį. Ne kiekvienas serveris tai palaiko, todėl ir čia pranešimo nebuvimas nereiškia, kad siuntimas nepavyko. Beje, klaidos pranešimą (bounce) gausite visada, ir be šios parinkties (pamoka 8.4).

Prioritetas. Laiškui galite nustatyti prioritetą Aukščiausias, Aukštas, Normalus, Žemas arba Žemiausias. Esant aukštam prioritetui, daugelis programų rodo šauktuką. Naudokite tai retai. Kas kiekvienam laiškui pasirenka Aukščiausias, to po savaitės niekas nebevertina rimtai, o kai kurie šlamšto filtrai laiko įtartinu, kai nežinomas siuntėjas viską žymi kaip skubu. Tikrai skubius reikalus geriau spręsti paskambinus arba parašius aiškią temą („Šiandien iki 14.00: pristatymo patvirtinimas“).

Išsiųstus laiškus įrašyti į. Čia pasirenkate, į kurį aplanką pateks išsiųsta versija. Numatytasis aplankas yra Išsiųsti laiškai. Laišką taip pat galite iš karto įdėti į projekto aplanką, kad visas susirašinėjimas su klientu būtų vienoje vietoje. Atkreipkite dėmesį: išsiųsto laiško, kurio niekur neišsaugojote, vėliau nebegalėsite rasti.

Išlaikyti formatavimą užtikrina, kad persiunčiant ir atsakant išliktų pradinio laiško formatavimas. Apie paprastą tekstą ir formatavimą kalbama pamokoje 3.2.

Pavyzdys: Daan ir klausimas apie pristatymą

Daan gauna Ahmed klausimą, ar gėles šeštadienį galima pristatyti iki 9 valandos. Jis pradeda rašyti, bet pirmiausia turi pasiteirauti kurjerio. Jis spusteli Įrašyti ir imasi kito darbo. Po pietų telefone jis atidaro aplanką Juodraščiai, papildo, kad tai įmanoma, įterpia atsakymą „Pristatymas savaitgalį“ su bendrosiomis sąlygomis ir išsiunčia. Jis neprašo pristatymo pažymos ir nenustato prioriteto: Ahmed gauna tiesiog įprastą, aiškų laišką.

Praktikoje: kaip tai veikia webmail

Įrašyti yra lango Rašyti viršuje. Atsakymus kuriate skiltyje Nuostatos > Atsakymai, o rašydami juos įterpiate mygtuku Atsakymai viršuje. Redaguoti kaip naują rasite atidaryto laiško meniu Kita. Parinktys Prašyti pristatymo pažymos, Laiško pristatymo pažyma, Prioritetas ir Išsiųstus laiškus įrašyti į yra rašymo lango dešinėje. Veiksmai aprašyti Roundcube vadove. Kitose webmail šios funkcijos vadinamos panašiai, nors atsakymo tekstas ten kartais vadinamas šablonu arba greituoju tekstu.

Santrauka

• Juodraščiai saugomi serveryje, aplanke Juodraščiai, todėl tęsti galite bet kuriame įrenginyje.
• Atsakymai yra nuolatiniai tekstai, kuriuos įterpiate patys; jie saugomi webmail, ne Jūsų pašto dėžutėje.
• Redaguoti kaip naują iš seno laiško sukuria naują originalą; tada patikrinkite gavėjus.
• Prašyti pristatymo pažymos kreipiasi į gavėją, Laiško pristatymo pažyma kreipiasi į serverius; atsakymo nebuvimas nieko neįrodo.
• Prioritetą naudokite retai; parinktimi Išsiųstus laiškus įrašyti į pasirenkate aplanką išsiųstai versijai.

Testas (quiz)

Užduotis

Užduotis D3.4: Sukurti nuolatinį atsakymą. Pasirinkite klausimą, kurį dažnai gaunate (arba, jei tokio neturite: „Kokios Jūsų darbo valandos?“), ir skiltyje Nuostatos > Atsakymai sukurkite jam atsakymo tekstą su trumpu pavadinimu ir tekstu be kreipinio ir pabaigos. Tada pradėkite naują laišką sau, parašykite kreipinį, mygtuku Atsakymai įterpkite atsakymą, parašykite pabaigą ir pirmiausia įrašykite laišką kaip juodraštį. Atidarykite aplanką Juodraščiai, užbaikite laišką ir jį išsiųskite. Tada atsakykite: kuriame aplanke buvo Jūsų juodraštis ir ar galėtumėte jį užbaigti ir telefone, ką atsakymo tekste pakeitėte būtent šiam laiškui, kuriuos atsakymo duomenis turite reguliariai tikrinti ir kodėl nenaudojote Prašyti pristatymo pažymos ar prioriteto (arba kodėl naudojote)?

Platesniam skaitymui

Kai aprašomi veiksmai webmail, jie taikomi WebOké webmail; kitose webmail viskas veikia panašiai.

• Roundcube Webmail 4.4: Formatavimas, juodraščiai ir papildomos parinktys
• Roundcube Webmail 4.2: Atsakymas ir persiuntimas
• Roundcube Webmail 10.1: Svarbiausios nuostatos
• Nemokamas kursas Sutvarkytas el. paštas: nustatymas ir sklandus pristatymas 3.1: Aplankai ir sinchronizacija: kodėl turite du „Išsiųsta“ aplankus
• RFC 3464, pristatymo pažymų formatas (anglų kalba): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3464