Laiškas, kuris bus perskaitytas

3 modulis: Laiškų rašymas · Skaitymo laikas: 11 min.

Mokymosi tikslas: Po šios pamokos galėsite parašyti laišką, kuris greitai suprantamas: su tema, nurodančia, ką reikia padaryti, klausimu pačioje pradžioje, tvarkinga struktūra, naudinga citata ir apgalvotu pasirinkimu tarp grynojo teksto ir formatavimo.

Pagrindinės sąvokos: temos eilutė, pagrindinis sakinys, viena tema viename laiške, citavimas, rašymas po citata arba virš jos, grynasis tekstas, HTML rengyklė, multipart/alternative, tonas, Prašyti pristatymo pažymos

Skaitytojai pirmiausia peržvelgia

Kas atsidaro savo paštą, neskaito nuo viršaus iki apačios. Laiškų sąraše jis mato vardą ir temą, galbūt atsidaro laišką, perskaito kelias pirmąsias eilutes ir tada nusprendžia: padaryti dabar, padaryti vėliau ar palikti. Geras laiškas parašytas būtent toms kelioms sekundėms. Svarbu ne gražūs sakiniai, o tvarka: svarbiausia pirmiausia.

Ar Jūsų laiškas atlaikys tą pirmą žvilgsnį, lemia du dalykai: tema ir pirmas sakinys.

Tema: santrauka su veiksmu

Temos eilutė yra vienintelis dalykas, kurį gavėjas mato prieš atidarydamas laišką, ir vienintelis, pagal kurį jis vėliau ieško. „Klausimėlis“, „Informacija“ ar „Re: Re: Fwd: pasiūlymas“ nieko nepasako. Gera tema atsako į du klausimus: apie ką laiškas ir ko Jūs tikitės?

• Blogai: vraagje
• Geriau: Bruiloft 14 juni: kleuren en aantal tafels
• Geriausia: Bruiloft 14 juni: graag kleuren en aantal tafels voor 1 mei

Paskutinėje temoje yra data ir veiksmas. Ahmed, net neatidaręs laiško, žino, kad turi kažką nuspręsti ir iki kada. Po šešių mėnesių Sanne vėl ras šį laišką, ieškodama žodžio „bruiloft“ (vestuvės) arba „tafels“ (stalai) (pamoka 5.3).

Jei pokalbio tema pasikeičia, pakeiskite ir temos eilutę. Laiškų gija, pavadinta „Pasiūlymas“, kurioje dabar kalbama apie skundą, tampa nebesurandama.

Pirmas sakinys yra klausimas

Pradėkite nuo to, kas svarbiausia: klausimo, sprendimo ar naujienos. Fono informacija pateikiama po to. Tai dar vadinama pagrindiniu sakiniu. Palyginkite: „Tikiuosi, kad viskas gerai, čia labai daug darbo dėl Motinos dienos, Daan buvo atostogose, o aš dar kartą peržiūrėjau pasiūlymą...“ ir „Ahmedai, ar galėtumėte iki gegužės 1 d. pranešti man du dalykus: spalvas ir stalų skaičių?“ Į antrąjį variantą Ahmed gali atsakyti iš karto. Draugiškas įžangos sakinys tikrai tinka, tik nedėkite jo prieš klausimą.

Keletas taisyklių, kurios padeda:

• Viena tema viename laiške. Dvi temos viename laiške dažnai reiškia, kad antroji bus pamiršta. Be to, tokio laiško negalėsite archyvuoti viename aplanke ar persiųsti tinkamam asmeniui.
• Trumpos pastraipos, atskirtos tuščia eilute. Penkiolikos eilučių teksto bloko telefone niekas neskaito.
• Keli klausimai? Sunumeruokite juos. Tada gavėjas gali atsakyti „1. pasteliniai, 2. keturiolika stalų“.
• Nurodykite datą, jei Jums kažko reikia, ir paaiškinkite kodėl („tada laiku galėsiu užsakyti iš augintojo“).
• Užbaikite kitu žingsniu, o ne trimis šauktukais.

Citavimas: tik tai, kas padeda

Kai atsakote į laišką, webmail įdeda pradinį laišką į Jūsų atsakymą kaip citatą: grynojo teksto atveju prieš kiekvieną eilutę dedamas ženklas >, o formatuotame laiške rodoma vertikali linija. Citata naudinga: gavėjas mato, į ką atsakote. Tačiau ilgoje gijoje citata su kiekvienu ratu auga, kol Jūsų dviejų eilučių atsakymas pradingsta po keturiais ekranais teksto.

Todėl ištrinkite tai, ko nereikia. Palikite tik tą sakinį, į kurį atsakote, ir savo atsakymą parašykite po juo. Tai vadinama atsakymu tarp eilučių:

> Wil je wit met roze of toch meer pastel?
Pastel graag, met wat lichtgroen.

> Hoeveel tafels waren het?
Veertien.

Ar pradėti rašyti virš citatos, ar po ja, yra susitarimo reikalas. Dalykiniame susirašinėjime įprasta rašyti virš citatos, nes naujausias tekstas būna viršuje. Techninėse adresų konferencijose (mailing lists) norma yra rašyti po citata arba tarp eilučių. Pasirinkite tai, kas tinka žmonėms, su kuriais susirašinėjate, ir būkite nuoseklūs. Webmail leidžia tai pasirinkti skiltyje Nuostatos > Laiškų rašymas > Kuriant atsakymą.

Spąstai: cituojamoje gijoje kartais būna dalykų, kurių naujam gavėjui nereikia skaityti, pavyzdžiui, vidinė pastaba ar telefono numeris. Prieš pridėdami ką nors prie gavėjų ar persiųsdami laišką, perskaitykite citatą.

Grynasis tekstas ar formatavimas?

Laiškas gali būti parašytas dviem būdais.

• Grynasis tekstas: tik raidės, tekste nėra paryškinimų, spalvų ar paveikslėlių. Visur gaunamas toks pat, yra mažas ir gerai skaitomas bet kuriame ekrane, taip pat paprastoje pašto programėlėje ar ekrano skaitytuve.
• HTML (formatavimas): su paryškinimais, antraštėmis, spalvomis, nuorodomis po žodžiais ir paveikslėliais. Pašto programa, siunčianti formatuotus laiškus, paprastai tame pačiame laiške kartu siunčia ir grynojo teksto versiją. Tai vadinama multipart/alternative: gavėjas gauna tą versiją, kurią jo programa geriausiai parodo.

Formatavimas prasmingas, kai padeda turiniui: lentelė su laikais, antraštė virš kiekvienos dalies, paryškintas terminas. Jis beprasmis, kai tėra puošmena: spalvotos raidės, fonas ar penki šriftai. Formatavimas taip pat gali pradingti arba būti parodytas kitaip, pavyzdžiui, jei gavėjas skaito tik grynąjį tekstą. Todėl niekada neperteikite prasmės vien spalva („raudonos datos užimtos“).

WebOké webmail pagal nutylėjimą rašoma grynuoju tekstu. HTML rengyklę galite įjungti konkrečiam laiškui mygtuku su paveikslėliu viršutiniame kairiajame teksto lauko kampe arba nustatyti ją kaip numatytąją skiltyje Nuostatos > Laiškų rašymas.

Tonas, peržiūra ir Prašyti pristatymo pažymos

Laiške nėra Jūsų balso ir veido. Trumpas sakinys, kurį Jūs suprantate kaip dalykišką, kitam gali pasirodyti šiurkštus. Kelios pagrindinės taisyklės: pasisveikinkite ir atsisveikinkite, rašykite „ar galėtumėte“ vietoj „Jūs turite“, niekada nerašykite to, ko nepasakytumėte gavėjui garsiai, ir neskubėkite siųsti, kai esate supykę. Palikite juodraštį ir perskaitykite jį po valandos (pamoka 3.4): tai apsaugo nuo daugybės apgailestavimų.

Prieš spustelėdami Siųsti, dar kartą perskaitykite: ar teisingas gavėjas, ar tinkama tema, ar klausimas pradžioje, ar pridėtas priedas (pamoka 3.3)?

Parinktimi Prašyti pristatymo pažymos paprašote gavėjo pranešti, kad jis atidarė Jūsų laišką. Naudokite ją saikingai. Gavėjui ekrane parodomas klausimas, jis gali atsisakyti, o daugelis programų niekada nesiunčia patvirtinimo. Taigi patvirtinimo nebuvimas nieko nereiškia. Be to, prašyti patvirtinimo su kiekvienu laišku atrodo nepasitikėjimas. Jei norite būti tikri, kad kažkas buvo gauta, tiesiog paklauskite apie tai laiško tekste.

Praktiškai: kaip tai veikia webmail

Rašymą virš citatos arba po ja pasirenkate skiltyje Nuostatos > Laiškų rašymas. Ten taip pat nustatote, ar pagal nutylėjimą rašote su formatavimu. HTML rengyklę konkrečiam laiškui įjungiate mygtuku su paveikslėliu. Parinktį Prašyti pristatymo pažymos rasite tarp parinkčių dešinėje lango Rašyti pusėje. Roundcube vadove mygtukai aprašyti žingsnis po žingsnio. Kitose webmail ir pašto programose parinktys vadinamos panašiai, o rašymo taisyklės galioja visur.

Santrauka

• Rašykite pirmam žvilgsniui: tema ir pirmas sakinys lemia, ar Jūsų laiškas bus perskaitytas.
• Gera tema pasako, apie ką laiškas ir ko tikitės, geriausia su data.
• Viena tema viename laiške, trumpos pastraipos, sunumeruoti klausimai ir aiškus kitas žingsnis.
• Cituokite tik tai, kas padeda; pasirinkite rašymą virš citatos arba po ja ir laikykitės to.
• Formatavimą naudokite tik tada, kai jis padeda turiniui; Prašyti pristatymo pažymos rinkitės nebent išimtiniais atvejais.

Testas (quiz)

Užduotis

Užduotis D3.2: Perrašykite netvarkingą laišką. Atsidarykite medžiagą slechte-mail.txt: tai Sanne laiškas Ahmedui su tema „vraagje“ (klausimėlis), kuriame sumaišytos keturios temos, o tikrasis klausimas pateiktas tik pabaigoje. Perrašykite jį webmail kaip naują laišką sau (nesiųskite kitam asmeniui). Naudokitės šiuo kontroliniu sąrašu: tema pasako, apie ką laiškas, ką reikia padaryti ir iki kada; pirmas sakinys yra klausimas; klausimai sunumeruoti; dalykai, kurie nesusiję su šia tema, pašalinti (arba perkelti į atskirą laišką); lauke Kam yra tik tas, kas turi atsakyti; laiškas trumpesnis už originalą. Tada atsakykite: kuris originalo sakinys iš tikrųjų buvo pagrindinis, ką praleidote ir kodėl, ir ar Daan turi būti lauke Kam, Cc, ar visai ne? Galiausiai palyginkite su šios užduoties pavyzdiniu atsakymu.

Platesniam skaitymui

Kai aprašomi žingsniai webmail, jie taikomi WebOké webmail; kitose webmail viskas veikia panašiai.

• Roundcube Webmail 4.2: Atsakymas ir persiuntimas
• Roundcube Webmail 4.4: Formatavimas, juodraščiai ir papildomos parinktys
• Roundcube Webmail 10.1: Svarbiausios nuostatos
• Roundcube Webmail 9.1: Paieška Jūsų el. pašte