Sąskaitos faktūros ir apskaita

5 modulis: Pareigos ir taisyklės · Skaitymo laikas: 10 min.

Mokymosi tikslas: Po šios pamokos galėsite paaiškinti, kada e. parduotuvė turi išrašyti sąskaitą faktūrą, kas joje turi būti nurodyta kiekvienoje šalyje, kaip apskaitoje tvarkyti pinigų grąžinimus ir kiek laiko viską saugoti, taip pat galėsite pasirinkti, kaip gauti sąskaitas faktūras iš WooCommerce.

Pagrindinės sąvokos: sąskaita faktūra, kasos kvitas, sąskaitos faktūros reikalavimai, eilės tvarka einantis sąskaitos faktūros numeris, supaprastinta sąskaita faktūra, kreditinė PVM sąskaita faktūra, OSS ir sąskaitos faktūros, prekių tiekimas Bendrijos viduje, e. sąskaita faktūra (B2B), Peppol, saugojimo pareiga, sąsaja su buhalterine programa

Šioje pamokoje taisyklės paaiškinamos tokios, kokios galioja 2026 m. lapkričio 9 d. Tai nėra teisinė ar mokestinė konsultacija. Jei abejojate dėl savo situacijos, kreipkitės į teisininką, savo verslo asociaciją ar buhalterį.

Ar parduotuvė iš viso turi išrašyti sąskaitas faktūras?

Tai priklauso nuo to, kas perka ir kur.

• Įmonėms (B2B) ES turite išrašyti sąskaitą faktūrą. Be sąskaitos faktūros Jūsų verslo klientas negali atskaityti PVM.
• Vartotojams (B2C) Jūsų šalyje sąskaita faktūra PVM tikslais dažniausiai nėra privaloma; dažnai pakanka užsakymo patvirtinimo ar kasos kvito. Vis dėlto daugelis klientų jos tikisi, o Jūsų pačių apskaitai patogu turėti eilės tvarka numeruojamą dokumentą.
• Nuotolinė prekyba vartotojams kitose ES šalyse (pamoka 4.2): jei dalyvaujate Sąjungos schemoje (vieno langelio principas, OSS) Nyderlanduose, taikomos Nyderlandų sąskaitų faktūrų taisyklės ir, kaip nurodo Nyderlandų mokesčių administracija (Belastingdienst), PVM tikslais sąskaitos faktūros išrašyti nereikia. Jei deklaraciją kitoje šalyje teikiate patys, taikomos tos šalies sąskaitų faktūrų taisyklės. Jei OSS schemoje esate registruoti Lietuvoje, taikomas taisykles pasitikrinkite Valstybinėje mokesčių inspekcijoje (VMI) arba Mano VMI.

Supaprastinta sąskaita faktūra (su mažiau duomenų) Nyderlanduose leidžiama iki € 100 su PVM, tačiau ne tiekiant prekes Bendrijos viduje, vykdant nuotolinę prekybą ir dar keliais tarpvalstybiniais atvejais.

Kas turi būti sąskaitoje faktūroje

Reikalavimai kyla iš Europos PVM direktyvos ir įvairiose šalyse beveik vienodi. Apžvalga:

Belgijai galioja tos pačios pagrindinės Europos taisyklės; paprašykite buhalterio patvirtinti, kas Jūsų atveju turi būti nurodyta, ypač dėl įmonės numerio ir atvirkštinio apmokestinimo. Lietuvoje įmonė registruojama Juridinių asmenų registre (Registrų centras) ir turi įmonės kodą, o PVM mokėtojo kodą sudaro LT ir 9 arba 12 skaitmenų; kokie rekvizitai privalomi, pasitikrinkite VMI.

Tiekiant prekes Bendrijos viduje įmonei (pamoka 4.1) sąskaitoje faktūroje taip pat nurodomas kliento PVM mokėtojo kodas ir pažyma, kad taikomas atvirkštinis apmokestinimas.

Pinigų grąžinimas ir kreditinės PVM sąskaitos faktūros

Jei išrašėte sąskaitą faktūrą, o klientas atsisako sutarties (pamoka 5.2) arba grąžinate dalį pinigų, senosios sąskaitos faktūros netaisote. Išrašote kreditinę PVM sąskaitą faktūrą (kreditinę pažymą): naują dokumentą su savo numeriu, nuoroda į pradinę sąskaitą faktūrą ir neigiamomis sumomis. Taip numeracija lieka be spragų ir PVM deklaracija teisinga: kreditinės PVM sąskaitos faktūros PVM atimamas tą laikotarpį, kai pinigai grąžinami.

Spąstai:

• Sąskaitos faktūros ištrynimas arba pernumeravimas. Tuomet serijoje atsiranda spraga, ir ji pastebima tikrinimo metu.
• Pinigų grąžinimas WooCommerce be kreditinės PVM sąskaitos faktūros. WooCommerce grąžinimą užregistruoja prie užsakymo, bet jei nėra sąsajos, Jūsų apskaita apie tai nieko nežino.
• Palikta bandomoji užsakymo sąskaita su tikru sąskaitos faktūros numeriu. Bandomojoje parduotuvėje naudokite kitą numerių seriją arba ten išjunkite sąskaitų faktūrų kūrimą.

Kaip gauti sąskaitas faktūras iš WooCommerce

WooCommerce pagal numatytuosius nustatymus nekuria sąskaitos faktūros PDF ir eilės tvarka einančių sąskaitų faktūrų numerių: užsakymo numeris yra vidinis numeris, kuris ne visada eina iš eilės (numerį gauna ir atšaukti bei nepavykę užsakymai). Yra trys būdai:

1. Sąskaitų faktūrų įskiepis, kuris esant tam tikrai būsenai (dažniausiai „Vykdomas“ arba „Įvykdytas“) sukuria PDF su atskiru eilės tvarka einančiu numeriu ir prideda jį prie laiško. Rinkitės tokį, kuris moka kurti kreditines PVM sąskaitas faktūras ir leidžia pačiam nustatyti numeraciją.
2. Sąsaja su buhaltering programa: užsakymas perduodamas į buhalterinę programą, kuri sukuria ir išsiunčia sąskaitą faktūrą. Tada viskas yra vienoje vietoje, įskaitant OSS ataskaitas pagal šalį ir PVM tarifą. Daugelis buhalterinių programų turi sąsają su WooCommerce.
3. Mokėjimų paslaugų teikėjas arba išorinė paslauga, kuri kuria sąskaitas faktūras. Patikrinkite, ar numeracija ir duomenys atitinka reikalavimus.

Kiekvieną įskiepį ar sąsają įvertinkite taip, kaip aprašyta WordPress kurso pamokoje 5.3, ir paklauskite buhalterio, kuris būdas tinka Jūsų apskaitai. Theehuis Example sąskaitas faktūras kuria buhalterinė programa; parduotuvė tik perduoda užsakymo duomenis. Taip Theehuis turi vieną numerių seriją ir pardavimų pagal ES šalis ataskaitą OSS deklaracijai.

E. sąskaitos faktūros tarp įmonių

Jei parduodate ir įmonėms, atkreipkite dėmesį į e. sąskaitų faktūrų teikimą: tai sąskaita faktūra struktūrizuotu formatu, kurį gali nuskaityti kompiuteris (ne PDF).

• Belgija: nuo 2026 m. sausio 1 d. e. sąskaitos faktūros tarp Belgijos PVM mokėtojų įmonių yra privalomos, praktiškai per Peppol tinklą (FOD Financiën, efactuur.belgium.be).
• Vokietija: tarp Vokietijoje įsisteigusių įmonių e. sąskaita faktūra yra norma (§ 14 UStG); įmonės turi gebėti jas gauti, o siuntimas privalomu tampa etapais.
• Nyderlandai: (2026 m. lapkričio duomenimis) bendros prievolės tarp įmonių dar nėra.

Vartotojams niekas nesikeičia: jie ir toliau gauna PDF arba patvirtinimą. Jei parduodate Belgijos ar Vokietijos įmonėms, pasiteiraukite savo buhalterinės programos, ar ji gali siųsti e. sąskaitas faktūras. Lietuvoje galiojančius e. sąskaitų faktūrų reikalavimus pasitikrinkite VMI.

Kiek laiko saugoti

Saugoti taip pat reiškia išlaikyti dokumentus įskaitomus ir randamus, net jei pakeičiate parduotuvės programinę įrangą ar pašalinate įskiepį. Reguliariai eksportuokite sąskaitas faktūras į apskaitą arba archyvą. Ir suderinkite tai su saugojimo terminais WooCommerce (pamokos 2.3 ir 5.5): jei po kelerių metų anonimizuojate įvykdytus užsakymus, pasirūpinkite, kad sąskaitų faktūrų duomenys būtų saugomi kitur. Lietuvoje taikomą saugojimo terminą pasitikrinkite VMI arba Mano VMI.

Santrauka

• Įmonėms sąskaita faktūra išrašoma visada; vartotojams Jūsų šalyje dažniausiai neprivaloma; Nyderlandų OSS schemoje taikomos Nyderlandų taisyklės ir PVM tikslais sąskaitos faktūros nereikia.
• Sąskaitoje faktūroje: data, eilės tvarka einantis numeris, abiejų šalių duomenys, PVM mokėtojo kodas, kas ir kada pristatyta, sumos pagal tarifą ir PVM; Vokietijoje pagal § 14 Abs. 4 UStG. Lietuvoje PVM mokėtojo kodą sudaro LT ir 9 arba 12 skaitmenų.
• Grąžinant pinigus išrašoma kreditinė PVM sąskaita faktūra su nuoroda, sąskaita faktūra niekada netrinama.
• WooCommerce pati sąskaitų faktūrų nekuria: pasirinkite įskiepį, sąsają su buhaltering programa arba paslaugą.
• Saugojimas: Nyderlanduose 7 metai, Belgijoje 10 metų PVM tikslais, Vokietijoje 8 metai sąskaitoms faktūroms. Lietuvoje terminą pasitikrinkite VMI.

Testas (quiz)

Užduotis

Užduotis D5.6: Jūsų sąskaitos faktūros patikra. Bandomojoje parduotuvėje sukurkite bandomąjį užsakymą ir sąskaitą faktūrą (arba, jei vartotojams sąskaitų faktūrų neišrašote, patvirtinimą, kurį gauna klientas). Palyginkite jį su šioje pamokoje aprašytais Jūsų šalies sąskaitų faktūrų reikalavimais. Pažymėkite: patikrinti visi privalomi duomenys; patikrinta eilės tvarka einanti numeracija (ir po atšaukto užsakymo); sutvarkyta kreditinė PVM sąskaita faktūra grąžinant pinigus; nustatytas saugojimo terminas ir vieta; įvertinta Jūsų OSS situacija.

Atsakykite: kokių duomenų trūko ir kaip tai išspręsite? Kaip kuriate sąskaitas faktūras: įskiepiu, buhaltering programa ar per mokėjimų paslaugų teikėją, ir kodėl? Kas vyksta grąžinant pinigus, nuo WooCommerce iki Jūsų apskaitos? Kiek laiko ir kur saugote sąskaitas faktūras, net jei kada nors pakeisite parduotuvės programinę įrangą?

Platesniam skaitymui

• Kokius reikalavimus turi atitikti sąskaitos faktūros? (Belastingdienst, olandų k.): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/factuureisen
• Supaprastinta sąskaita faktūra (Belastingdienst, olandų k.): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/aangepaste_regels_facturen/vereenvoudigde_factuur
• Sąskaitų faktūrų saugojimas (Belastingdienst, olandų k.): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren
• Nuotolinė prekyba ES viduje ir Sąjungos schema (Belastingdienst, olandų k.): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/zakendoen_met_het_buitenland/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-en-diensten-voor-particulieren-in-andere-eu-landen/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-binnen-de-eu/
• E. sąskaitos faktūros Belgijoje (FOD Financiën, olandų k.): https://efactuur.belgium.be/nl
• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen (vokiečių k.): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen (vokiečių k.): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
• Nemokamas WordPress kursas 5.3: Įskiepių pasirinkimas ir vertinimas