Atsargos ir masinis prekių tvarkymas

3 modulis: Prekės · Skaitymo laikas: 10 min.

Mokymosi tikslas: Po šios pamokos galėsite sąmoningai nustatyti atsargas WooCommerce (valdymas, rezervavimas, pranešimai, išankstiniai užsakymai, išparduotos prekės) ir saugiai masiškai eksportuoti bei importuoti prekes CSV failu.

Pagrindinės sąvokos: atsargų valdymas, atsargos pagal prekę arba pagal variantą, atsargų rezervavimas (Hold stock), mažų atsargų riba, išparduotų prekių riba, pranešimai apie atsargas, išankstiniai užsakymai (backorders), išparduotų prekių slėpimas, atsargų rodymas, CSV eksportas, CSV importas, esamų prekių atnaujinimas, koduotė (UTF-8), skyriklis, sąsajos su kasos sistema ar didmenininku

Kodėl atsargos yra daugiau nei skaičius

Atsargų skaičius atrodo paprastas: turite dvylika arbatinukų, parduodate dvylika, ir jų nebelieka. E. parduotuvėje viskas vyksta vienu metu. Du klientai įsideda paskutinį arbatinuką į savo krepšelį. Klientas pradeda mokėti ir pusiaukelėje persigalvoja. Tą patį arbatinuką parduodate ir savo fizinėje parduotuvėje ar turguje. Neteisingai nustatytos atsargos lemia blogiausia, kas gali nutikti parduotuvei: apmokėtą užsakymą, kurio negalite įvykdyti. Tai reiškia pinigų grąžinimą, nepatenkintą klientą ir kartais blogą atsiliepimą.

WooCommerce tam turi keletą nustatymų. Juos rasite skiltyje WooCommerce > Nustatymai > Produktai > Atsargos (Inventory), o kiekvienos prekės lygmeniu skirtuke Atsargos.

Nustatymai po vieną

Valdyti atsargas (Enable stock management) pagal numatytuosius nustatymus įjungta. Vėliau kiekvienai prekei pasirenkate, ar WooCommerce sekti kiekius. Be kiekių nustatote tik būseną: yra sandėlyje, išparduota arba išankstinis užsakymas. Tai tinka prekėms, kurias gaminate pagal užsakymą arba kurias visada galite pristatyti. Kintamai prekei pasirenkate, ar atsargos taikomos kiekvienam variantui, ar visai prekei (3.2 pamoka).

Atsargų rezervavimas (minutėmis) (Hold stock), numatytoji reikšmė 60. Kai klientas pradeda atsiskaityti, WooCommerce sukuria užsakymą su būsena Neapmokėtas ir rezervuoja atsargas. Jei per šį minučių skaičių nesumokama, WooCommerce atšaukia neapmokėtą užsakymą ir atsargos grįžta. Per trumpas laikas: klientas, kuriam reikia prisijungti prie savo banko, pamato, kad jo užsakymas atšauktas. Per ilgas: arbatinukas pusę dienos lieka rezervuotas žmogui, kuris seniai išėjo. Daugeliui parduotuvių valanda yra protingas laikas. Atkreipkite dėmesį: atšaukimas yra suplanuota užduotis. Jei Jūsų suplanuotos užduotys veikia netinkamai, neapmokėti užsakymai lieka kaboti (7.3 pamoka).

Pranešimai (Notifications): el. laiškas esant mažoms atsargoms, prekę išpardavus ir gavus išankstinį užsakymą, pagal numatytuosius nustatymus siunčiamas administratoriaus adresu. Čia įrašykite adresą to, kas rūpinasi pirkimais.

Mažų atsargų riba (Low stock threshold), numatytoji reikšmė 2, ir išparduotų prekių riba (Out of stock threshold), numatytoji reikšmė 0. Parduodate ir fizinėje parduotuvėje, o e. parduotuvę atnaujinate tik kartą per dieną? Tuomet išparduotų prekių ribą nustatykite į 1 arba 2. Tada e. parduotuvė neparduos paskutinio egzemplioriaus, kuris galbūt jau parduotas parduotuvėje.

Išparduotų prekių matomumas (Hide out of stock items from the catalog), pagal numatytuosius nustatymus išjungta. Slėpimas padeda išlaikyti tvarkingus parduotuvės puslapius. Tačiau išparduota prekė, kuri vėl grįžta, laikinai praranda savo vietą kategorijoje. Pats prekės puslapis lieka pasiekiamas. 7.1 pamokoje aptariama, ką tai reiškia matomumui paieškoje.

Atsargų rodymas (Stock display format): visada rodyti kiekį („12 sandėlyje“), tik kai liko nedaug („Liko tik 2“) arba niekada. „Liko tik 2“ padeda klientams apsispręsti, bet rodykite tai tik tada, kai tai tiesa; dirbtinis trūkumas yra klaidinantis.

Išankstiniai užsakymai (Allow backorders?) kiekvienai prekei: neleisti, leisti, bet įspėti klientą, arba leisti. Leisti išankstinius užsakymus reiškia, kad klientai gali pirkti, nors prekės neturite. Tai galima daryti su preke, kurią tikrai gausite per savaitę. Tuomet būtinai praneškite klientui (vidurinė parinktis) ir nurodykite realų pristatymo terminą: pristatymo terminas priklauso informacijai, kurią pateikiate prieš pirkimą (5.1 pamoka).

Sąsajos ir vienas tiesos šaltinis

Jei parduodate keliose vietose (e. parduotuvėje, parduotuvėje su kasos sistema, prekyvietėje) arba didmenininkas pristato prekes tiesiai Jūsų klientams, greitai atsiranda du ar trys atsargų sąrašai. Pasirinkite vieną tiesos šaltinį: sistemą, kuri nustato tikrąsias atsargas. Dažniausiai tai kasos arba atsargų sistema, o WooCommerce kiekius gauna per sąsają. Tokia sąsaja kaip raktą naudoja SKU. Prekė be SKU arba SKU, kasos sistemoje parašytas kitaip, neatnaujinama. Todėl SKU 3.1 pamokoje buvo toks svarbus.

Sąsajos dažniausiai naudoja WooCommerce REST API su API raktu. Tokiam raktui suteikite tik būtinas teises (2.4 pamoka).

Masinis prekių tvarkymas: eksportas ir importas

Dešimt prekių tvarkote valdymo skydelyje. Šimtui kainų pakeitimų, naujam sezonui ar perėjimui iš kitos parduotuvės sistemos naudokite integruotą CSV eksportą ir importą: mygtukus Eksportuoti (Export) ir Importuoti (Import) virš prekių sąrašo skiltyje Produktai > Visi produktai.

CSV failas yra tekstinis failas, kuriame kiekvienai prekei skirta viena eilutė, o stulpeliai atskirti kableliais. Jį atidarote skaičiuoklės programa. Būtent čia dažnai kyla klaidų:

• Koduotė. WooCommerce naudoja UTF-8. Jei skaičiuoklė atidaro failą kita koduote, „é“ virsta kažkuo panašiu į „é“. Atidarydami ir išsaugodami aiškiai pasirinkite UTF-8.
• Skyriklis ir dešimtainis ženklas. Su daugeliu europietiškų regioninių nustatymų (pavyzdžiui, nyderlandiškais) skaičiuoklė dažnai kaip skyriklį naudoja kabliataškį, o kaip dešimtainį ženklą kablelį. WooCommerce kainose tikisi taško (24.00). Kaina „24,00“ gali būti perskaityta kaip kas nors kita. Prieš importuodami patikrinkite kelias eilutes teksto redaktoriuje.
• Tušti stulpeliai. Atnaujinant tuščias langelis gali reikšti, kad reikšmė bus ištrinta. Stulpelius, kurių nenorite liesti, geriau visai pašalinkite iš failo.
• Variantai. Kiekvienas variantas yra atskira eilutė su nuoroda į pagrindinę prekę.

Importuodami pasirinkite Atnaujinti esamus produktus (Update existing products). Tada WooCommerce esamos prekės ieško pagal ID arba SKU. Neegzistuojančios prekės pasirinkus šią parinktį praleidžiamos. Be šios parinkties importas sukuria naujas prekes, o jau egzistuojantis SKU sukelia klaidą.

Saugus darbas: pirmiausia mažai, pirmiausia kitur

Importas vienu spustelėjimu gali pakeisti šimtus prekių. Todėl:

1. Pasidarykite atsarginę kopiją (WordPress kursas, 8.1 pamoka) arba pirmiausia dirbkite savo bandomojoje parduotuvėje (2.1 pamoka).
2. Pirmiausia eksportuokite, kad turėtumėte failą su dabartine būkle.
3. Išbandykite su failu, kuriame yra viena eilutė. Patikrinkite prekę valdymo skydelyje ir svetainėje.
4. Tik tada pritaikykite visą failą.
5. Dideli failai gali viršyti PHP įkėlimo ar laiko ribą. Padalykite juos į dalis arba paklauskite savo talpinimo paslaugų teikėjo apie PHP nustatymus (žinių bazė 200).

Santrauka

• Atsargų valdymas apsaugo nuo apmokėtų užsakymų, kurių negalite įvykdyti.
• Atsargų rezervavimas (numatytoji reikšmė 60 minučių) rezervuoja prekes mokėjimo metu; vėlesnis atšaukimas yra suplanuota užduotis.
• Ribas, pranešimus, matomumą ir išankstinius užsakymus nustatykite sąmoningai, nurodydami sąžiningą pristatymo terminą.
• Pasirinkite vieną tiesos šaltinį ir sąsajoms kaip raktą naudokite SKU.
• CSV importas: UTF-8, taškas kaip dešimtainis ženklas, pirmiausia eksportas, bandymas su viena eilute, atnaujinimas pagal ID arba SKU.

Testas (quiz)

Užduotis

Užduotis D3.4: Eksportas ir importas. Atlikite tai savo bandomojoje parduotuvėje arba ką tik pasidarę atsarginę kopiją.

Žingsniai:

1. Eksportuokite visas savo prekes į CSV failą mygtuku Eksportuoti virš prekių sąrašo (Produktai > Visi produktai).
2. Atidarykite failą skaičiuoklės programa ir pasirinkite UTF-8. Pažiūrėkite, kokį skyriklį ir kokį dešimtainį ženklą matote.
3. Sukurkite naują failą tik su stulpeliais ID (arba SKU) ir Atsargos, su viena preke. Pakeiskite atsargų kiekį.
4. Importuokite tą failą mygtuku Importuoti virš prekių sąrašo, įjungę Atnaujinti esamus produktus.
5. Patikrinkite prekę valdymo skydelyje ir svetainėje privačiame naršyklės lange.
6. Peržiūrėkite savo atsargų nustatymus skiltyje WooCommerce > Nustatymai > Produktai > Atsargos.

Kontrolinis sąrašas (privaloma): atsarginė kopija arba bandomoji parduotuvė; eksportas atliktas; failas atidarytas tinkama koduote; pakeista viena eilutė; importuota tik ta eilutė su parinktimi „Atnaujinti esamus produktus“; rezultatas patikrintas.

Atsakykite:

1. Kurį stulpelį WooCommerce naudojo prekei rasti: ID ar SKU?
2. Kas nepavyko arba vos nepavyko (ženklai, dešimtainis ženklas, tušti stulpeliai)?
3. Kokius atsargų nustatymus naudojate (atsargų rezervavimas, ribos, pranešimai, išankstiniai užsakymai) ir kodėl?

Geras atsakymas nurodo ID arba SKU kaip raktą, konkrečią klaidą, su kuria susidūrėte arba kurios išvengėte, ir kiekvienam nustatymui priežastį, tinkančią Jūsų parduotuvei.

Platesniam skaitymui

• Product CSV importer and exporter (woocommerce.com, anglų kalba): https://woocommerce.com/document/product-csv-importer-exporter/
• Nemokamas WordPress kursas 8.1: Atsarginės kopijos: kas, kur ir kaip dažnai
• Nepavyksta įkelti failo: padidinkite upload_max_filesize ir max_execution_time reikšmes
• DirectAdmin vadovas 18.5: Per didelis įkeliamas failas (klaida 413) arba laiko limito viršijimas

Žinių bazės ir vadovo žingsniai taikomi WebOké valdymo skydeliams; pas kitus paslaugų teikėjus tai veikia panašiai.