Importavimas, eksportavimas ir perkėlimas

7 modulis: Jūsų adresų knyga · Skaitymo laikas: 9 min.

Mokymosi tikslas: Po šios pamokos galėsite perkelti savo adresatus failu į webmail ir iš jos, sąmoningai rinktis tarp vCard ir CSV bei išvengti dublikatų ir prarastų grupių.

Pagrindinės sąvokos: vCard (.vcf), CSV, laukų susiejimas, priskyrimas grupėms (CATEGORIES), dublikatai, Perrašyti visą adresų knygą, atsarginė kopija, CardDAV

Jūsų adresų knyga savaime nepersikelia

Kai perkeliate paštą iš vieno teikėjo pas kitą, laiškai ir aplankai dažniausiai persikelia kartu: jie yra IMAP serveryje, o perkėlimo įrankis juos nukopijuoja. Jūsų adresų knyga saugoma kitur. Webmail sistemoje tai atskiras sąrašas, priklausantis pačiai webmail, o ne Jūsų pašto dėžutei. Todėl perkeliant paštą jis nepersikelia. Tas pats galioja ir atvirkščiai: kas pereina iš Gmail ar Outlook į naują pašto dėžutę, palieka savo adresatus, kol pats jų neperkelia.

Perkeliama failu. Senoje programoje eksportuojate adresatus, gaunate failą ir tą failą importuojate į naują programą. Dažniausiai pasitaiko dviejų rūšių failai.

vCard: vizitinė kortelė

vCard yra tekstinis failas su plėtiniu .vcf. Kiekviena kortelė prasideda BEGIN:VCARD ir baigiasi END:VCARD. Tarp jų kiekvienoje eilutėje yra po vieną duomenį su nustatytu pavadinimu priekyje. Štai kaip atrodo Ahmed kortelė:

BEGIN:VCARD
VERSION:3.0
FN:Ahmed Benali
N:Benali;Ahmed;;;
EMAIL;TYPE=INTERNET:ahmed@example.net
ORG:Example Groothandel
TEL;TYPE=WORK:+31 20 123 4567
CATEGORIES:Klanten
END:VCARD

• VERSION nurodo formato versiją. 4.0 versija aprašyta RFC 6350; 3.0 versija senesnė, bet ją vis dar naudoja ir skaito beveik visos programos. Webmail eksportuoja 3.0 versija.
• FN yra visas vardas taip, kaip jį matote, N yra vardas, išskaidytas į dalis (pavardė, vardas).
• EMAIL, TEL ir ORG paaiškinimų nereikia. Kortelėje gali būti ir daugiau adresų bei numerių.
• CATEGORIES yra grupių eilutė. Jei Ahmed priklauso Jūsų grupei „Klanten“ (Klientai), webmail eksportuodama tai įrašo čia.

Viename .vcf faile gali būti viena kortelė arba šimtai kortelių iš eilės. vCard pranašumas: kiekvieno lauko reikšmė yra apibrėžta. Programai nereikia spėlioti, kas yra telefono numeris.

CSV: lentelė be susitarimų

CSV (comma-separated values) yra lentelė tekstu: pirmoje eilutėje yra stulpelių pavadinimai, kiekviena kita eilutė yra vienas asmuo, o reikšmes skiria kableliai arba kabliataškiai. Failą galite atidaryti skaičiuoklėje. Tai patogu tvarkant sąrašą, bet yra ir trūkumas: dėl stulpelių nėra jokio nustatyto susitarimo. Google stulpelį vadina kitaip nei Outlook, o Outlook skirtingomis kalbomis vėl kitaip.

Todėl webmail, gavusi CSV failą, turi susieti stulpelius su savo laukais. Jei stulpelio neatpažįsta, ji paklausia Jūsų, kuris stulpelis atitinka kurį lauką. Atidžiai patikrinkite šį susiejimą. Klasikinė klaida: stulpelis su darbo adresu nesusiejamas, ir gaunate šimtą adresatų be el. pašto adreso.

Dar du CSV spąstai:

• Keisti simboliai. Jei po importavimo matote „Müller“ vietoj „Müller“, failas buvo išsaugotas ne UTF-8 koduote. Skaičiuoklėje iš naujo išsaugokite jį kaip CSV UTF-8 koduote ir importuokite dar kartą.
• Skyriklis. Skaičiuoklės, kuriose dešimtainis skyriklis yra kablelis (pvz., su lietuviškais ar nyderlandiškais regioniniais nustatymais), dažnai naudoja kabliataškį. Jei viskas sugula į vieną stulpelį, programa neteisingai nuskaitė skyriklį.

Jei galite rinktis, rinkitės vCard. Google Contacts, Outlook ir Apple Contacts gali eksportuoti tiek vCard, tiek CSV formatu.

Importavimas be žalos

Skiltyje Adresatai > Importuoti pasirinkite failą. Žemiau yra dvi parinktys, nuo kurių priklauso, ar importavimas bus tvarkingas, ar adresų knyga taps netvarkinga.

Importuoti priskyrimus grupėms nustato, ką webmail daro su faile esančiomis grupėmis (CATEGORIES eilutėmis):

Perrašyti visą adresų knygą pirmiausia ištrina viską, kas yra, ir vietoj to įrašo failo turinį. Tai tinka tik tada, jei faile tikrai yra viskas, ką norite išsaugoti. Paprastai šią parinktį palikite išjungtą.

O kaip su dublikatais? Jei jau yra adresatas su tuo pačiu el. pašto adresu ir tuo pačiu vardu, webmail importuodama jį praleidžia. Jei vardas parašytas kitaip („Ahmed Benali“ ir „A. Benali“), ji neatpažįsta dublikato ir asmuo įrašomas du kartus. Taigi, jei netyčia tą patį failą importuosite du kartus, nieko baisaus. Jei importuojate iš dviejų šaltinių su skirtinga rašyba, po to sutvarkykite sąrašą.

Pavyzdys. Sanne pereina nuo senos pašto programos. Ten ji eksportuoja savo adresatus kaip vCard, 212 kortelių. Ji importuoja pasirinkusi „Visus (sukurti trūkstamas grupes)“ ir palieka „Perrašyti visą adresų knygą“ išjungtą. Po to ji vėl mato savo senas grupes „Klanten“ (Klientai) ir „Leveranciers“ (Tiekėjai) ir ieško kelių vardų, kuriuos turėjo abiejose programose, kad pašalintų dublikatus.

Jei vizitinę kortelę gaunate kaip laiško priedą, nebūtina jos pirmiausia išsaugoti: prie .vcf priedo webmail rodo mygtuką, kuriuo ją galite įtraukti į adresų knygą.

Eksportavimas kaip atsarginė kopija

Eksportuojama skiltyje Adresatai > Eksportuoti. Gaunate vieną .vcf failą su visais adresatais; rodykle šalia galite rinktis tarp Eksportuoti visus ir Eksportuoti pažymėtus (tik pažymėtus adresatus). Jei adresatai priklauso grupėms, jos faile įrašomos kaip CATEGORIES. Atidarykite failą teksto redaktoriumi ir patikrinkite: jei matote grupių pavadinimus, importuojant jos vėl persikels.

Eksportas yra ir Jūsų atsarginė kopija. Jūsų paštas saugomas serveryje, kuris daro atsargines kopijas, bet adresų knygą galite ištrinti vienu klaidingu paspaudimu ant Perrašyti visą adresų knygą. Eksportas kelis kartus per metus, saugomas patikimoje vietoje, užtrunka minutę. Tačiau atminkite: tokiame faile yra asmens duomenų. Nepalikite jo mėtytis aplanke Downloads ar bendrinamame aplanke.

Adresų knyga telefone yra kita adresų knyga

Adresatai Jūsų telefone ir adresų knyga webmail sistemoje yra du atskiri sąrašai. Naujas adresatas telefone savaime neatsiranda webmail sistemoje, ir atvirkščiai. Jūsų pašto programa per IMAP parsisiunčia tik laiškus, o ne adresatus.

Jei norite vienos adresų knygos visuose įrenginiuose, Jums reikia CardDAV: tai standartas, skirtas adresatams sinchronizuoti tarp serverio ir Jūsų įrenginių. Tai, pavyzdžiui, palaiko Nextcloud, taip pat telefonai ir pašto programos. WebOké webmail nesinchronizuoja per CardDAV; joje naudojamas importavimas ir eksportavimas. Todėl pasirinkite vieną vietą kaip pagrindinį šaltinį ir iš jos retkarčiais perkelkite eksportą.

Praktiškai: kaip tai veikia webmail sistemoje

Importuoti ir Eksportuoti yra viršuje, skiltyje Adresatai. Importuoti galima .vcf arba CSV failą. Išsamus aprašymas žingsnis po žingsnio pateiktas Roundcube vadove (8.3). Kitose webmail sistemose tai veikia panašiai: Gmail ir Outlook.com prie adresatų taip pat turi importavimą ir eksportavimą, dažniausiai su tomis pačiomis dviem failų rūšimis.

Santrauka

• Perkeliant paštą, adresų knyga savaime nepersikelia: perkelkite ją eksportuodami ir importuodami.
• vCard (.vcf) turi nustatytus laukus, o grupės įrašomos kaip CATEGORIES; CSV yra lentelė, kurios stulpelius reikia susieti.
• Palikite Perrašyti visą adresų knygą išjungtą, o grupėms sąmoningai rinkitės Nieko, Visus arba Tik esamoms grupėms.
• Dublikatus webmail atpažįsta tik esant tam pačiam adresui ir tam pačiam vardui; po importavimo sutvarkykite sąrašą.
• Eksportas yra Jūsų atsarginė kopija ir jame yra asmens duomenų; adresų knyga telefone yra kitas sąrašas.

Testas

Užduotis

Užduotis A7.2: Pateikite savo adresų knygą patikrinti. Eksportuokite savo adresų knygą webmail sistemoje (Adresatai > Eksportuoti; gausite .vcf failą) ir jį įkelkite. Jei adresatų dar turite nedaug, pirmiausia sukurkite bent tris ir bent vieną priskirkite grupei. Programa failą nuskaito tik atmintyje ir nieko neišsaugo. Ji tikrina: ar yra bent 3 kortelės; ar versija yra 3.0 arba 4.0; ar kiekviena kortelė turi vardą (FN) ir el. pašto adresą; ar nėra dublikatų (to paties el. pašto adreso dviejose kortelėse); ir ar yra bent viena grupė (CATEGORIES, kitaip oranžinė). Matote tik skaičius, pvz., „24 kortelės, 2 be el. pašto adreso, 1 dublikatas“, bet niekada vardų ar adresų. Žalia, jei viskas tvarkoje; oranžinė, jei trūksta grupės, yra kortelių be vardo ar el. pašto adreso arba yra dublikatų; raudona, jei kortelių mažiau nei 3 arba versija nežinoma.

Platesniam skaitymui

Kur aprašyti veiksmai webmail sistemoje, jie galioja WebOké webmail; kitose webmail sistemose tai veikia panašiai.

• Roundcube Webmail 8.3: Adresatų importavimas ir eksportavimas
• Roundcube Webmail 8.2: Grupių kūrimas
• Pašto dėžutės arba ištrintų el. laiškų atkūrimas iš atsarginės kopijos
• RFC 6350, vCard Format Specification (anglų k.): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc6350
• Je adresboek verhuizen van Gmail of Outlook naar de webmail