Teisingai veikiantis automatinis atsakymas

6 modulis: Automatizavimas: filtrai ir automatinis atsakymas · Skaitymo laikas: 9 min.

Mokymosi tikslas: Po šios pamokos galėsite paaiškinti, kaip automatinis atsakymas veikia serveryje, kas jį gauna ir kas negauna, ir nustatyti automatinį atsakymą, kuris pats įsijungia ir išsijungia ir neatskleidžia nieko, kas padėtų sukčiams.

Pagrindinės sąvokos: automatinis atsakymas, Sieve vacation, Atsakymo intervalas (:days), Mano el. pašto adresai (:addresses), List-Id, Auto-Submitted, Pradžios laikas ir Pabaigos laikas, Veiksmas su gaunamais laiškais

Filtras, kuris atsako

Techniškai automatinis atsakymas yra filtras. Jis yra tame pačiame filtrų rinkinyje kaip ir kiti Jūsų filtrai (pamoka 6.1), todėl taip pat veikia serveryje tuo metu, kai laiškas gaunamas. Jūsų nešiojamasis kompiuteris gali būti išjungtas. Sieve plėtinys vadinasi vacation (RFC 5230). Štai kaip internetinis paštas užrašo automatinį atsakymą Kalėdų atostogoms:

require ["date","relational","vacation"];
# rule:[Afwezigheidsbericht]
if allof (currentdate :zone "+0100" :value "ge" "date" "2026-12-21", currentdate :zone "+0100" :value "le" "date" "2027-01-03")
{
	vacation :days 7 :addresses ["sanne@example.com","info@example.com"] :subject "Afwezig tot en met 3 januari" "Dank je voor je mail. Ik ben er tot en met 3 januari niet. Voor bestellingen kun je terecht bij Daan: daan@example.com.";
}

Ką tai reiškia:

• currentdate ... "ge" ... "2026-12-21" ir "le" ... "2027-01-03": dabartinė data turi būti gruodžio 21 d. arba vėliau ir sausio 3 d. arba anksčiau. Tai Jūsų Pradžios laikas ir Pabaigos laikas. Už šio laikotarpio ribų filtras nieko nedaro. :zone "+0100" yra laiko zona iš Jūsų nuostatų.
• vacation :days 7: tas pats adresas atsakymą gauna ne dažniau kaip kartą per 7 dienas.
• :addresses [...]: adresai, kurie priklauso Jums.
• :subject ir po jo einantis tekstas: atsakymo tema ir turinys.

Vienas atsakymas vienam siuntėjui per intervalą

Be apribojimo žmogus, kuris Jums parašo dešimt kartų, dešimt kartų gautų tą patį atsakymą. Todėl serveris įsimena, kam jau atsakė. Per Atsakymo intervalą (Sieve kalboje :days) tas pats siuntėjas antro atsakymo negauna. Jei nieko nepasirenkate, pagal standartą taikomos 7 dienos (RFC 5230, 4.1 skirsnis). Dviejų savaičių atostogoms 7 yra puiki reikšmė: kas parašo dar kartą po savaitės, gauna priminimą, kad Jūs vis dar išvykę. Trumpiau nei 1 dieną paprastai nustatyti negalima.

Atsakymas siunčiamas voko siuntėjui (Return-Path, pamoka 1.1), nebūtinai adresu, nurodytu From. Įprastuose laiškuose tai tas pats adresas. Naujienlaiškių ir sistemų atveju tai dažnai techninis adresas, ir būtent taip ir turi būti: tada automatinis atsakymas nepasiekia žmogaus, kuriam jis nieko neduoda.

Kas atsakymo negauna

Automatinis atsakymas gali pridaryti daug žalos, jei atsako ne į tą laišką: pavyzdžiui, atsako adresų sąrašui su tūkstančiu narių arba du automatiniai laiškai be galo atsakinėja vienas kitam. Todėl standartas (RFC 5230, 4.6 skirsnis) nurodo, kad serveris neatsako į:

• laiškus su antrašte List-Id ar kitomis List antraštėmis: naujienlaiškius ir adresų sąrašus;
• laiškus su antrašte Auto-Submitted, kurios reikšmė kitokia nei „no“: automatinius laiškus, pavyzdžiui, kitą automatinį atsakymą arba sistemos pranešimą;
• laiškus iš tokių adresų kaip MAILER-DAEMON arba adresų, kurie prasideda „owner-“ ar baigiasi „-request“.

Pats atsakymas gauna antraštę Auto-Submitted: auto-replied. Taip kitas automatinis atsakymas žino, kad neturi atsakyti atgal, ir nesusidaro užburtas ratas.

Mano el. pašto adresai: atsakyti tik tada, kai laiškas skirtas Jums

Serveris atsako tik tada, kai vienas iš Jūsų adresų yra antraštėse To arba Cc (RFC 5230, 4.5 skirsnis). Taip išvengiama atsakymų į laiškus, gautus per adresų sąrašą arba kaip Bcc. Kurie adresai priklauso Jums, serveris žino tik iš dalies: Jūsų pašto dėžutės adresą tikrai, bet ne adresą info@, kuris peradresuojamas Jums.

Todėl svarbus laukas Mano el. pašto adresai (Sieve kalboje :addresses). Įrašykite ten kiekvieną adresą, kuriuo gaunate laiškus, taip pat ir peradresavimo adresus. Paspaudus Įterpti visus mano el. pašto adresus, internetinis paštas perima Jūsų tapatybių adresus. Jei pamiršite info@, klientas, rašantis adresu info@, automatinio atsakymo negaus ir galbūt lauks veltui.

Pradžia, pabaiga ir kas nutinka laiškui

Nurodžius Pradžios laiką ir Pabaigos laiką, atsakymas pats įsijungia ir išsijungia. Tai saugiausias būdas: negalite pamiršti jo išjungti. Jei šiuos laukus paliksite tuščius, atsakymas veiks tol, kol Būsena nustatyta į Įjungta. Automatinis atsakymas, kuris po atostogų veikia dar kelias savaites, yra dažna klaida ir klaidina klientus.

Ties Veiksmas su gaunamais laiškais pasirenkate, kas nutinka pačiam laiškui. Palikite pasirinkimą Palikti. Vacation laišką tiesiog palieka Jūsų pašto dėžutėje (RFC 5230, 4.7 skirsnis), o grįžę norėsite perskaityti, kas atėjo. Išmetimas reiškia, kad gauti laiškai dingsta. Peradresuoti kam arba Siųsti kopiją kam prasminga tik kolegai Jūsų pačių organizacijoje, ir su tais pačiais trūkumais kaip pamokoje 6.2.

Ką rašyti ir ko nerašyti

Geras automatinis atsakymas yra trumpas ir padeda siuntėjui:

• Kada grįšite arba iki kada neatsakinėsite.
• Kas tuo metu Jus pavaduoja, nurodant adresą ar telefono numerį, kuriuo tikrai kas nors atsakys.
• Ką siuntėjas gali daryti, jei reikalas skubus.

O ko nerašyti: detalių, kurios padeda sukčiams ir įsilaužėliams. Atsakymas siunčiamas kiekvienam, kas Jums parašo, taip pat šlamšto siuntėjams ir nepažįstamiesiems. Todėl nerašykite, kad tris savaites būsite užsienyje, kur vykstate, savo asmeninio telefono numerio ar pavaduojančio asmens vardo su pareigomis, kuriomis sukčius gali piktnaudžiauti („dėl mokėjimų rašykite mūsų buhalteriui Jonui“). Sukčiai mielai naudoja tokį laišką įtikinamam netikram laiškui parašyti, pavyzdžiui, prašymui skubiai sumokėti vardu žmogaus, kurio vis tiek negalima pasiekti.

Gero atsakymo pavyzdys:

Onderwerp: Afwezig tot en met 3 januari

Dank je voor je mail. Ik lees mijn mail weer vanaf 4 januari.
Voor bestellingen en vragen kun je terecht bij info@example.com.

Ne du kartus

Automatinį atsakymą galima nustatyti ir savo prieglobos valdymo skydelyje, WebOké atveju DirectAdmin. Naudokite tik vieną iš šių būdų. Jei įjungti abu, kiekvienas gaus du automatinius atsakymus.

Praktiškai: kaip tai veikia internetiniame pašte

Automatinis atsakymas yra skiltyje Nuostatos > Ne biure, su laukais Tema, Laiško tekstas, Pradžios laikas, Pabaigos laikas ir Būsena, o skiltyje Papildomos nuostatos yra Mano el. pašto adresai, Atsakymo intervalas ir Veiksmas su gaunamais laiškais. Rezultatą matysite skiltyje Filtrai > Veiksmai > Taisyti filtrų rinkinį. Žingsniai aprašyti Roundcube vadove, skyriuje „Automatinio atsakymo nustatymas“. Kituose internetiniuose paštuose tai veikia panašiai: Gmail nustatymuose yra atsakymas atostogų metu, Outlook.com turi automatinius atsakymus.

Santrauka

• Automatinis atsakymas yra Sieve filtras (vacation, RFC 5230), veikiantis serveryje.
• Tas pats siuntėjas gauna ne daugiau kaip vieną atsakymą per Atsakymo intervalą; jei nieko nepasirinkta, tai 7 dienos.
• Į adresų sąrašų (List-Id) ir automatinius (Auto-Submitted) laiškus neatsakoma, o atsakoma tik tada, kai vienas iš Jūsų adresų yra To arba Cc.
• Lauke Mano el. pašto adresai nurodykite ir peradresavimo adresus, naudokite pradžios ir pabaigos datą ir palikite veiksmą Palikti.
• Parašykite, kada grįšite ir į ką galima kreiptis, bet nenurodykite detalių, kurios padėtų sukčiams.

Testas (quiz)

Užduotis

Užduotis A6.3: Pateikti savo automatinį atsakymą patikrinti. Savo pašto dėžutėje skiltyje Nuostatos > Ne biure parenkite automatinį atsakymą, kurio Pradžios laikas ir Pabaigos laikas abu yra ateityje; tada atsakymas dar iš tikrųjų neveikia ir niekas dabar atsakymo negauna. Užpildykite temą, tekstą, laukus Mano el. pašto adresai ir Atsakymo intervalas, o ties Veiksmas su gaunamais laiškais palikite Palikti. Tada įklijuokite savo filtrų rinkinį (Nuostatos > Filtrai > Veiksmai > Taisyti filtrų rinkinį, nukopijuokite viską) arba įkelkite failą, gautą paspaudus Parsisiųsti. Programa nuskaito scenarijų atmintyje (niekas neišsaugoma) ir patikrina: ar yra vacation veiksmas; ar :days yra bent 1; ar tema nėra tuščia; ar tekstas ilgesnis nei 40 simbolių; ar yra datos riba su currentdate (kitaip oranžinė: ar nepamiršite jo išjungti?); ar :addresses yra bent vienas adresas (kitaip oranžinė); ir ar laiškas paliekamas, t. y. nėra discard ir peradresavimo į adresą už Jūsų srities ribų. Atlikę užduotį, vėl išjunkite atsakymą, jei jo nereikia.

Platesniam skaitymui

Kai aprašomi žingsniai internetiniame pašte, jie taikomi WebOké internetiniam paštui; kituose internetiniuose paštuose tai veikia panašiai.

• Roundcube Webmail 7.3: Kaip nustatyti automatinį atsakymą apie nebuvimą
• Roundcube Webmail 7.1: Filtro kūrimas
• Nemokamas kursas „Saugus internetas verslininkams“ 1.2: Sukčiavimas (phishing), vadovo apgaulė ir sąskaitų faktūrų sukčiavimas
• Serverio pusės el. pašto taisyklės (filtrai serveryje)
• RFC 5230, Sieve Email Filtering: Vacation Extension (anglų kalba): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5230
• Waarom niet iedereen je afwezigheidsbericht krijgt