Office-licenties bestellen en aan gebruikers toekennen

Iedereen die in je WebOké Nextcloud met Euro-Office wil werken, heeft een Office Suite-licentie nodig. Je koopt een licentie per gebruiker. Zo betaal je alleen voor de mensen die de office echt gebruiken. Dit artikel is voor de beheerder: de persoon die het Nextcloud-pakket in Mijn WebOké beheert.

Hoeveel licenties heb je?

1. Log in op mijn.weboke.nl en ga naar Mijn Producten.
2. Klik bij je Nextcloud-pakket op Beheer.
3. Bovenaan zie je bij Office Suite-licenties hoeveel licenties je hebt en hoeveel er in gebruik zijn, bijvoorbeeld 3 van 5. Ernaast zie je ook het aantal Nextcloud-gebruikers en de opslagruimte.

Extra licenties bestellen

1. Ga op dezelfde pagina naar Configureerbare opties.
2. Zet het aantal Office-licenties op het aantal dat je nodig hebt. Eén licentie is voor één gebruiker.
3. Klik op Opties opslaan.
4. Je ziet nu wat je bijbetaalt voor de rest van de looptijd van je pakket, exclusief en inclusief btw. Omdat je alleen bijbetaalt tot de volgende vervaldatum, is dat bedrag vaak lager dan de prijs voor een heel jaar.
5. Klik op Bevestigen en betalen en betaal de factuur.

Na de betaling zijn de nieuwe licenties direct beschikbaar. Vanaf de volgende verlenging zitten ze in de prijs van je pakket. De prijs per licentie zie je bij de Nextcloud-pakketten op onze website.

Een licentie toekennen aan een gebruiker

1. Scrol op de beheerpagina van je Nextcloud-pakket naar Gebruikersbeheer.
2. Zet bij de gebruiker de schakelaar in de kolom Office Suite aan.

De wijziging wordt direct opgeslagen. De gebruiker kan meteen documenten, spreadsheets en presentaties openen in Euro-Office. Is de gebruiker al ingelogd en ziet hij nog niets? Laat hem de pagina van Nextcloud dan opnieuw laden.

Maak je een nieuwe gebruiker aan met Gebruiker toevoegen? Vink dan meteen Office Suite-licentie toewijzen aan. Meer over gebruikers lees je in Gebruikers en groepen voor Office beheren.

Alle licenties in gebruik?

Dan krijg je de melding, met jouw aantal licenties erin: Alle 5 Office Suite-licenties zijn in gebruik. Verhoog het aantal bij Configureerbare opties of zet Office bij een andere gebruiker uit. Je hebt dan twee keuzes:

• Een licentie verplaatsen. Zet Office uit bij iemand die het niet meer gebruikt. Die licentie komt dan vrij voor een ander.
• Meer licenties bestellen, zoals hierboven beschreven.

Minder licenties

Heb je minder licenties nodig? Zet Office eerst uit bij de gebruikers die het niet meer nodig hebben, en verlaag daarna het aantal bij Configureerbare opties. Een verlaging gaat direct in en telt vanaf de volgende verlenging mee in de prijs.

Tip: een gebruiker zonder Office Suite-licentie kan in Nextcloud gewoon bestanden uploaden, downloaden en delen. Alleen het bewerken in Euro-Office is voor gebruikers met een licentie. Een eenvoudige notitie met Tekstdocument in het menu Nieuw kan wel zonder licentie.