Gebruikers en groepen voor Office beheren

Als beheerder bepaal je wie er in je WebOké Nextcloud werkt en wie met Euro-Office mag werken. Dat doe je in Mijn WebOké, bij Gebruikersbeheer van je Nextcloud-pakket.

Zo werkt de Office Suite-licentie

Een Office Suite-licentie is in Nextcloud een lidmaatschap van de groep office. Alleen leden van die groep kunnen bestanden openen in Euro-Office. Zet je in Gebruikersbeheer de schakelaar Office Suite aan, dan maken wij de gebruiker lid van die groep. Zet je hem uit, dan halen we hem eruit en komt de licentie vrij.

Iedere gebruiker kan zelf zien of hij een licentie heeft. In Nextcloud klik je rechtsboven op je profielfoto en kies je Instellingen. Onderaan de pagina Profile & contact staat bij Your groups in welke groepen je zit. Staat daar office tussen (1), dan heb je een Office Suite-licentie.

Let op: geef Office altijd via de schakelaar in Mijn WebOké, en niet door iemand op een andere manier aan de groep office toe te voegen. Alleen dan klopt de telling van je licenties.

Een gebruiker toevoegen

1. Ga in Mijn WebOké naar Mijn Producten, klik bij je Nextcloud-pakket op Beheer en scrol naar Gebruikersbeheer.
2. Klik op Gebruiker toevoegen.
3. Vul de Gebruikersnaam in. Hiermee logt de gebruiker in. Gebruik kleine letters, cijfers, een punt of een streepje. Je kunt de gebruikersnaam later niet meer wijzigen.
4. Vul de Weergavenaam en het E-mailadres in.
5. Kies een Wachtwoord van minimaal 10 tekens, met minstens één cijfer en één speciaal teken, of klik op Genereer. Deel het wachtwoord veilig met de gebruiker.
6. Moet de gebruiker met Euro-Office werken? Vink Office Suite-licentie toewijzen aan.
7. Klik op Gebruiker aanmaken.

Zit je aan het maximum aantal gebruikers of licenties van je pakket? Dan krijg je daar een melding van. Verhoog het aantal bij Configureerbare opties, zie Office-licenties bestellen en aan gebruikers toekennen.

Een gebruiker beheren

In Gebruikersbeheer zie je per gebruiker onder meer of hij actief is, of hij Office Suite heeft en wanneer hij voor het laatst heeft ingelogd. Via het menu met acties bij een gebruiker kies je:

• Wachtwoord wijzigen: bijvoorbeeld als iemand zijn wachtwoord kwijt is.
• Gegevens bewerken: de weergavenaam of het e-mailadres aanpassen.
• Uitschakelen en Inschakelen: iemand tijdelijk de toegang ontzeggen, zonder iets te verwijderen.
• Verwijderen: de gebruiker definitief verwijderen.

Let op: bij Verwijderen worden alle bestanden, agenda's en contacten van die gebruiker definitief verwijderd. Dat kan niet ongedaan worden gemaakt. Zet belangrijke bestanden dus eerst ergens anders neer, bijvoorbeeld door ze te delen met een collega die ze naar een eigen map kopieert.

Iemand gaat weg of heeft geen Office meer nodig

• Heeft iemand Euro-Office niet meer nodig, maar wel Nextcloud? Zet dan alleen de schakelaar Office Suite uit. De licentie komt vrij voor een ander.
• Gaat iemand weg? Schakel de gebruiker eerst uit. Verwijder hem pas als je zeker weet dat alle bestanden veilig zijn.

Samenwerken in groepen

Wil je dat een team samen aan dezelfde documenten werkt? Maak dan een gedeelde map en deel die met de collega's die erin moeten werken. Iedereen met een Office Suite-licentie kan de documenten in die map dan in Euro-Office openen en samen bewerken. Hoe delen werkt, lees je in Een document delen met een collega. Hoe je tegelijk in een document werkt, lees je in Tegelijk aan een document werken.