3 skyrius · 3.6
Laiškų kūrimas iš adresų sąrašo (laiškų komponavimas)
Kvietimas ar priminimas visiems Jūsų klientams, kiekviename laiške nurodant tinkamą vardą ir adresą. Word programoje tai vadinama laiškų suliejimu (angl. mail merge). Jums reikės dviejų dalykų: adresų sąrašo ir laiško.
Adresų sąrašas
Sukurkite skaičiuoklę Calc, Excel arba Euro-Office programoje. Pirmoje eilutėje įrašykite stulpelių pavadinimus, pavyzdžiui, Kreipinys, Vardas, Įmonė, Adresas, Pašto kodas, Miestas. Kiekviena kita eilutė yra vienas gavėjas. Nepalikite tuščių eilučių. Įrašykite sąrašą ods arba xlsx formatu.
LibreOffice Writer programoje
1 žingsnis: adresų sąrašo susiejimas
- Atverkite savo laišką ir pasirinkite Priemonės > Laiškų komponavimo vediklis....
- Pasirinkite Naudoti dabartinį dokumentą ir spustelėkite Kita. Pasirinkite Laiškas ir spustelėkite Kita.
- Prie adresų sąrašo spustelėkite Parinkti kitą adresų sąrašą... (arba Adresų sąrašo parinkimas), spustelėkite Pridėti... ir pasirinkite savo skaičiuoklę. Pažymėkite lakštą su adresais ir spustelėkite Gerai.
- Jei adresą ir kreipinį į laišką įterpiate patys (2 žingsnis), nuimkite varnelę prie Į dokumentą įtraukti adreso sritį ir prie kreipinio. Spustelėkite Baigti.
2 žingsnis: laukų įterpimas į laišką
- Pasirinkite Rodymas > Duomenų šaltiniai. Viršuje matysite savo adresų sąrašą.
- Nuvilkite stulpelio antraštę, pavyzdžiui, Vardas, į reikiamą laiško vietą. Atsiras laukas <Vardas>. Taip padarykite su visais laukais, o tarpus ir naujas eilutes tarp jų įveskite patys.
3 žingsnis: komponavimas
Baigus darbą su vedikliu, ekrane rodoma įrankių juosta Laiškų komponavimas. Rodyklėmis galite peržiūrėti gavėjus. Tada pasirinkite:
- Spausdinti sukomponuotus dokumentus: visi laiškai siunčiami į spausdintuvą;
- Įrašyti sukomponuotus dokumentus: kaip vieną dokumentą arba kaip atskirus failus, pavyzdžiui, pdf formatu;
- Taisyti atskirus dokumentus: visi laiškai viename naujame dokumente, kad galėtumėte juos patikrinti.
Jei be vediklio laiške su laukais pasirinksite Failas > Spausdinti..., LibreOffice paklaus: Dokumente yra adresų duomenų bazės laukų. Ar spausdinti laiško blanką? Pasirinkite Taip, kad būtų sukurti visi laiškai.
Etiketes galite sukurti per Failas > Kurti > Etiketės. Pasirinkite etikečių lapo gamintoją ir tipą, kaip duomenų bazę pasirinkite savo adresų sąrašą ir įterpkite laukus į etiketę.
Euro-Office programoje
- Atverkite laišką ir eikite į skirtuką Collaboration. Spustelėkite Mail Merge ir pasirinkite From Storage, kad pasirinktumėte adresų sąrašą iš savo Nextcloud.
- Nustatykite žymeklį reikiamoje vietoje ir dešinėje spustelėkite Insert merge field.
- Peržiūrėkite rezultatą su Preview results ir prie Merge to pasirinkite PDF, Docx arba Email.
Išsamūs žingsniai pateikti straipsnyje Laiškų kūrimas iš adresų sąrašo. Ar Jūsų sąraše vardas turi būti atskirai? Žr. Vardo ir pavardės atskyrimas iš vieno stulpelio.