Archyvavimas: archyvo aplankas serveryje arba pst failas

Norite sutvarkyti aplanką Gautieji, bet išsaugoti senus laiškus? Tuomet galite juos archyvuoti. Turėdami WebOké el. pašto adresą, galite rinktis iš dviejų būdų. Jie skiriasi tuo, kur Jūsų laiškai bus saugomi po archyvavimo.

1 būdas: archyvo aplankas serveryje (rekomenduojama)

Outlook programoje prie savo el. pašto adreso sukurkite aplanką, pavyzdžiui, Archyvas arba Archyvas 2025, ir nutempkite į jį senus laiškus. Šis aplankas saugomas mūsų serveryje.

• Archyvą matysite kiekviename kompiuteryje, telefone ir žiniatinklio pašte.
• Jam taikomos Jūsų paslaugų plano atsarginės kopijos.
• Tačiau jis įskaičiuojamas į Jūsų pašto dėžutės saugyklos vietą (žr. Aplankai, išsiųsti laiškai ir pilna el. pašto dėžutė).

Daugelyje Outlook versijų taip pat yra mygtukas Archyvuoti. Jis perkelia laišką į archyvo aplanką. Naudojant IMAP paskyrą, Outlook kartais pirmiausia paklausia, kuris aplankas turi būti naudojamas. Tokiu atveju pasirinkite aplanką po savo el. pašto adresu, o ne aplanką savo kompiuteryje.

2 būdas: pst failas Jūsų kompiuteryje

Klasikinė Outlook gali perkelti laiškus į Outlook duomenų failą, t. y. failą, kurio pavadinimas baigiasi .pst. Šis failas saugomas Jūsų kompiuteryje, o ne mūsų serveryje.

• Tai patogu, kai Jūsų pašto dėžutė prisipildo, o senų laiškų nebereikia laikyti serveryje.
• Tačiau šiuos laiškus matysite tik šiame kompiuteryje. Nei telefone, nei žiniatinklio pašte jų nebus.
• Jei kompiuteris sugestų arba failas būtų sugadintas, šiuos laiškus prarastumėte. Pst failui mūsų atsarginės kopijos netaikomos. Todėl patys pasidarykite jo atsarginę kopiją (žr. Atsarginių kopijų strategija: 3-2-1 taisyklė Jūsų įmonei).

Klasikinėje Outlook pst failą sukursite pasirinkę Failas, Atidaryti ir eksportuoti, tada Importuoti/eksportuoti ir nurodę, kad norite eksportuoti į failą. Be to, yra funkcija Automatinis archyvavimas, kuri senus laiškus automatiškai perkelia į pst failą. Įjunkite ją tik tada, jei žinote, kur tas failas saugomas, ir turite jo atsarginę kopiją.

Pst failai ir naujoji Outlook

Naujoji Outlook pst failus gali naudoti tik ribotai. Microsoft, be kita ko, nurodo sąlygas, kad Jūsų kompiuteryje taip pat turi būti įdiegta klasikinė Outlook ir kad turite Microsoft 365 prenumeratą. Jei norite pereiti prie naujosios versijos, pirmiausia klasikinėje Outlook perkelkite laiškus iš savo pst failų atgal į aplanką serveryje. Tada naujojoje Outlook juos matysite automatiškai.

Patarimas: Klasikinė Outlook IMAP paskyrą taip pat saugo faile, kurio pavadinimas baigiasi .ost. Tai tik serveryje esančių duomenų kopija. Jei šis failas sugestų, Outlook gali viską iš naujo atsisiųsti iš serverio. Failas .pst yra kas kita: jame esantys laiškai dažnai saugomi tik ten.