Verslo el. pašto saugojimas: saugojimo prievolė ir archyvavimas

Kiek laiko turite saugoti verslo el. laiškus ir ar galite saugoti viską be apribojimų? Šiame straipsnyje sužinosite, ką numato saugojimo prievolė ir privatumo taisyklės, pavyzdžiu imant Nyderlandus, ir kaip praktiškai archyvuoti el. paštą. Tai bendro pobūdžio paaiškinimas, o ne teisinė ar mokesčių konsultacija. Terminai kiekvienoje šalyje skiriasi: pasiteiraukite savo mokesčių administratoriaus, buhalterio ar auditoriaus.

1. Kuriems el. laiškams taikoma saugojimo prievolė?

Daugelyje šalių įmonė privalo kelerius metus saugoti savo apskaitos dokumentus. El. laiškai jiems priskiriami, jei juose yra susitarimų ar duomenų, svarbių buhalterinei apskaitai ar mokesčiams. Pavyzdžiui:

• komerciniai pasiūlymai, užsakymų patvirtinimai ir susitarimai dėl kainų;
• sąskaitos faktūros, kurias siunčiate ar gaunate el. paštu, kartu su priedais;
• sutartys ir jų pakeitimai.

Naujienlaiškių, reklamos ir įprastų tarpusavio pranešimų be finansinių pasekmių paprastai saugoti nereikia.

2. Kiek laiko? Nyderlandų pavyzdys

• Terminas pradedamas skaičiuoti tik tada, kai dokumentas nebėra aktualus. Sutartį, kuri galioja ketverius metus, saugote tuos ketverius metus ir dar 7 metus po to.
• Jei Jūsų įmonė nutraukia veiklą, saugojimo prievolė vis tiek galioja.
• Saugoti skaitmeniniu būdu leidžiama, jei dokumentus galite pateikti per protingą terminą ir jų negalima nepastebimai pakeisti.

Taisyklės pateiktos Nyderlandų mokesčių administracijos (Belastingdienst) svetainėje. Kitose šalyse taikomi kiti terminai.

3. Privatumo aspektas: ne ilgiau nei būtina

El. laiškuose dažnai būna asmens duomenų. Pagal BDAR (angl. GDPR) asmens duomenis turite saugoti ne ilgiau, nei būtina tikslui pasiekti. Tai neprieštarauja saugojimo prievolei: tai, ką privalote saugoti pagal įstatymą, saugoti galite. Tačiau saugoti viską amžinai vien todėl, kad tai įmanoma, nėra tinkama.

• Kiekvienai el. laiškų rūšiai nustatykite, kiek laiko jų reikia, ir tai užfiksuokite.
• Ištrinkite el. laiškus, neturinčius verslo reikšmės, pavyzdžiui, senus darbo prašymus ar kontaktinių formų užklausas.
• Archyvą saugokite taip pat saugiai kaip pašto dėžutę: su stipriu slaptažodžiu ir atsargine kopija.

Daugiau apie BDAR ir Jūsų svetainę skaitykite straipsnyje BDAR Jūsų svetainei: slapukai, išorinis turinys, formos ir privatumo politika.

4. Kaip archyvuoti el. paštą

Yra keli būdai. Juos galite ir derinti.

1. Archyvo aplankas serveryje. Senus laiškus perkelkite į aplanką, pavyzdžiui, Archyvas arba Archyvas 2025. Tada laiškai lieka žiniatinklio pašte, Jūsų telefone ir mūsų naktinėje atsarginėje kopijoje, tačiau užima Jūsų pašto dėžutės vietą. Žr. Aplankai pašto dėžutėje: Gauta, Išsiųsta, Juodraščiai, Šiukšlinė, Brukalas ir Archyvas.
2. Vietinis saugojimas. Perkelkite laiškus į vietinį aplanką savo pašto programoje, pavyzdžiui, į .pst failą Outlook programoje arba į Vietiniai aplankai Thunderbird programoje. Taip sutaupysite vietos serveryje, tačiau laiškai bus tik tame kompiuteryje. Žr. El. laiškų saugojimas vietoje, siekiant sutaupyti vietos pašto serveryje.
3. Atskirų laiškų eksportavimas. Svarbų laišką išsaugokite kaip .eml failą kartu su priedais. Žr. Laiško eksportavimas į .eml failą ir importavimas atgal. Tokius failus laikykite, pavyzdžiui, nuolatiniame aplanke savo Nextcloud, šalia kitų apskaitos dokumentų.

5. Atsisakote pašto dėžutės ar paslaugų plano?

Tokiu atveju el. laiškus, kuriuos privalote saugoti, eksportuokite iki pabaigos datos. Po pabaigos datos planas iškart nustoja veikti. Kaip pasiimti visus duomenis, skaitykite straipsnyje Išeinant iš WebOké: kaip pasiimti savo duomenis.

Išsamus paaiškinimas su ekrano nuotraukomis: Archyvavimas: archyvo aplankas serveryje arba pst failas Outlook vadove ir Laiškų archyvavimas žiniatinklio pašto vadove.

Norite sužinoti daugiau? Lankykite nemokamą kursą „Tvarkingas el. paštas“, pamoka 3.2 Saugykla, kvotos ir perpildyta pašto dėžutė.