3 skyrius · 3.6
Laiškų kūrimas iš adresų sąrašo (laiškų komponavimas)
Kvietimas ar priminimas visiems Jūsų klientams, kai kiekviename laiške nurodytas tinkamas vardas ir adresas. Word programoje tai vadinama laiškų komponavimu (angl. mail merge). Jums reikės dviejų dalykų: adresų sąrašo ir laiško.
Adresų sąrašas
Sukurkite skaičiuoklę Calc, Excel arba Euro-Office programoje. Pirmoje eilutėje įrašykite stulpelių pavadinimus, pavyzdžiui, Kreipinys, Vardas, Įmonė, Adresas, Pašto kodas, Miestas. Kiekviena tolesnė eilutė yra vienas gavėjas. Nepalikite tuščių eilučių. Išsaugokite sąrašą ods arba xlsx formatu.
LibreOffice Writer programoje
1 žingsnis: adresų sąrašo susiejimas
- Atverkite savo laišką ir pasirinkite Priemonės > Laiškų komponavimo vediklis....
- Pasirinkite Use the current document ir spustelėkite Kita. Pasirinkite Laiškas ir spustelėkite Kita.
- Prie adresų sąrašo spustelėkite Select Different Address List... (arba Select Address List), spustelėkite Pridėti... ir pasirinkite savo skaičiuoklę. Pažymėkite darbalapį su adresais ir spustelėkite OK.
- Jei adresą ir kreipinį į laišką įrašote patys (2 žingsnis), nuimkite varnelę prie This document shall contain an address block ir prie kreipinio. Spustelėkite Baigti.
2 žingsnis: laukų įterpimas į laišką
- Pasirinkite Rodymas > Duomenų šaltiniai. Viršuje matysite savo adresų sąrašą.
- Nuvilkite stulpelio antraštę, pavyzdžiui, Vardas, į norimą laiško vietą. Atsiras laukas <Vardas>. Taip padarykite su visais laukais, o tarpus ir eilučių lūžius tarp jų įveskite patys.
3 žingsnis: sujungimas
Užbaigus vediklį, ekrane rodoma Laiškų komponavimas įrankių juosta. Rodyklėmis galite peržiūrėti gavėjus. Tada pasirinkite:
- Spausdinti sukomponuotus dokumentus: visi laiškai siunčiami į spausdintuvą;
- Įrašyti sukomponuotus dokumentus: kaip vienas dokumentas arba kaip atskiri failai, pavyzdžiui, pdf formatu;
- Taisyti atskirus dokumentus: visi laiškai viename naujame dokumente, kad galėtumėte juos patikrinti.
Jei be vediklio laiške su laukais pasirinksite Failas > Spausdinti..., LibreOffice paklaus: Your document contains address database fields. Do you want to print a form letter? Pasirinkite Taip, kad būtų sukurti visi laiškai.
Etiketes sukursite pasirinkę Failas > Kurti > Etiketės. Pasirinkite etikečių lapo gamintoją ir tipą, kaip duomenų bazę pasirinkite savo adresų sąrašą ir įterpkite laukus į etiketę.
Euro-Office programoje
- Atverkite laišką ir eikite į skirtuką Collaboration. Spustelėkite Mail Merge ir pasirinkite From Storage, kad pasirinktumėte adresų sąrašą iš savo Nextcloud.
- Padėkite žymeklį tinkamoje vietoje ir dešinėje spustelėkite Insert merge field.
- Peržiūrėkite rezultatą su Preview results ir prie Merge to pasirinkite PDF, Docx arba el. paštą.
Išsamūs žingsniai pateikti straipsnyje Laiškų kūrimas iš adresų sąrašo. Ar Jūsų sąraše vardas turi būti atskirame stulpelyje? Žr. Vardo ir pavardės atskyrimas iš vieno stulpelio.