Saugus dalijimasis ir bendradarbiavimas

7 modulis: Prieiga, tiekėjai ir debesija · Skaitymo trukmė: 10 min.

Mokymosi tikslas: Po šios pamokos galėsite kiekvienai situacijai pasirinkti saugiausią dalijimosi būdą: vidinį dalijimąsi su paskyra, asmeninį dalijimąsi arba viešą nuorodą su slaptažodžiu, galiojimo data ir atsisiuntimų limitu, taip pat žinosite, ko geriau nesiųsti el. paštu.
Pagrindinės sąvokos: dalijimosi nuoroda, vieša nuoroda, galiojimo data, slaptažodis nuorodai, atsisiuntimų limitas, failų užklausa, šifruotas siuntimas, minimalūs duomenys

Dalijimasis yra naujasis priedas

Anksčiau dokumentą siųsdavote kaip priedą prie el. laiško. Šiandien vis dažniau dalijatės nuoroda į failą savo debesijos saugykloje. Tai turi didelių privalumų: nebesklaido kopijų, visada pasiekiama naujausia versija, galima dalytis net dideliais failais, o prieigą vėliau galima atšaukti. Priedo, kuris jau išsiųstas, atsiimti nebegalima niekada.

Tačiau nuoroda turi ir savo riziką. Vieša nuoroda veikia visiems, kas ją turi. Jei ji persiunčiama, įklijuojama į grupės programėlę ar patenka į nulaužtą pašto dėžutę, prieigą gauna ir tas kitas asmuo. Nuoroda be slaptažodžio ar pabaigos datos, sukurta prieš trejus metus vienam darbui, dažnai vis dar veikia.

Trys dalijimosi būdai

Beveik kiekviena debesijos saugykla turi tris dalijimosi būdus. Visada rinkitės labiausiai apribotą, kuris tinka situacijai.

Vidinis dalijimasis yra saugiausias: nėra nuorodos, kuri galėtų nutekėti, o jei kolega išeina iš darbo ir jo paskyra išjungiama (3 pamoka), prieiga iškart dingsta. Su asmeniniu dalijimusi kiekvienas gavėjas gauna savo nuorodą, todėl matote, su kuo konkrečiai dalijatės, ir galite ją bet kam atskirai sustabdyti.

Nuorodos nustatymai

Jei vis dėlto reikia viešos nuorodos, nustatykite ją apgalvotai. Daugelis paslaugų siūlo šias parinktis:

• Teisės: tik peržiūra arba taip pat redagavimas. Pagal numatytuosius nustatymus rinkitės tik peržiūrą. Susipažinimui to pakanka.
• Slaptažodis nuorodai: norintysis atidaryti nuorodą pirmiausia turi įvesti slaptažodį. Tą slaptažodį siųskite kitu kanalu nei pačią nuorodą: nuorodą el. paštu, slaptažodį SMS žinute ar telefonu. Tas, kuris perima tik laišką, tada dar nieko neturės.
• Galiojimo data: po tos datos nuoroda nebeveikia. Taip nereikės atsiminti jos sutvarkyti vėliau.
• Atsisiuntimų limitas: nuoroda nustoja veikti po tam tikro atsisiuntimų skaičiaus.
• Atsisiuntimo paslėpimas: gavėjas nemato atsisiuntimo mygtuko. Tai nėra tikra apsauga: ką žmogus gali matyti, tą jis gali ir užfiksuoti, nors ir ekrano nuotrauka.
• Etiketė ar pavadinimas nuorodai, kad vėliau žinotumėte, kam ji buvo skirta.

Be to, dalykitės pačiu failu, o ne aplanku aplink jį, nebent kitas asmuo iš tikrųjų turi matyti viską tame aplanke. Nuoroda į aplanką „Klientai 2026“ dėl vieno pasiūlymo yra klasikinis duomenų nutekėjimo atvejis.

Failų užklausa

Jei klientas ar tiekėjas turi Jums ką nors pateikti, naudokite failų užklausą (dar vadinamą įkėlimo nuoroda arba „tik padėti“). Kitas asmuo gali įkelti failus, bet nemato, kas jau yra aplanke. Kiekvienam klientui suteikite atskirą aplanką ir atskirą užklausą su slaptažodžiu ir pabaigos data. Taip A kliento ir B kliento dokumentai niekada nepersidengs ir iškart matysite, kieno tai duomenys.

Ko nesiųsti įprastu el. paštu

Įprastą el. laišką galima palyginti su atviruku, kuris keliauja per kelis paštus. Ryšys tarp pašto serverių dažnai yra šifruotas, tačiau po to laiškas lieka skaitomas siuntėjo ir gavėjo pašto dėžutėse, dažnai metų metus, o neteisingai įvestas adresas gali reikšti duomenų saugumo pažeidimą (8.2 pamoka).

Todėl kaip įprasto priedo nesiųskite:

• paso ar asmens tapatybės dokumentų kopijų;
• medicininių duomenų ar duomenų apie sveikatą;
• atlyginimo lapelių, darbo užmokesčio suvestinių ir asmens kodų;
• slaptažodžių ir atkūrimo kodų (jiems vieta slaptažodžių tvarkyklėje, galbūt bendrame seife, 2.2 pamoka).

Vietoj to naudokite dalijimąsi su slaptažodžiu ir galiojimo data iš savo pačios saugyklos arba paslaugą, kuri palaiko šifruotą siuntimą, kai pranešimą gali atidaryti tik gavėjas. Yra įvairių variantų: Jūsų pašto programoje ar pašto pakete integruotas šifravimas, saugi žinučių siuntimo paslauga arba atskira paslauga failams šifruotai siųsti.

Minimalūs duomenys

Geriausia apsauga nuo nutekėjimo yra duomenys, kuriais nesidalijate. Kiekvieną kartą dalydamiesi paklauskite savęs: ar kitam asmeniui tai tikrai reikalinga? Buhalteriui reikia Jūsų sąskaitų, o ne visos klientų duomenų bazės. Nuomotojas nori žinoti, kad žmogus egzistuoja, bet ne visada jam reikia paso kopijos. Jei asmens tapatybės dokumento kopija vis dėlto būtina, galite uždengti asmens kodą ir nuotrauką bei uždėti vandenženklį su tikslu ir data. Lietuvoje panašias funkcijas siūlo kai kurios dokumentų žymėjimo priemonės, verta pasidomėti savo administracinės institucijos rekomendacijomis.

Sutvarkymas

Nuorodos kaupiasi. Daugelis paslaugų rodo visų Jūsų bendrintų elementų sąrašą. Peržiūrėkite jį kartą per ketvirtį:

1. Sustabdykite visas viešas nuorodas be galiojimo datos, kurių nebereikia.
2. Patikrinkite, ar pašaliniai asmenys vis dar turi prieigą prie baigto darbo aplankų.
3. Kur įmanoma, nustatykite numatytąją galiojimo datą naujoms nuorodoms.

Praktikoje: taip tai atrodo

Pavyzdinėje aplinkoje Nextcloud viešą nuorodą sukuriate per failo skirtuką Dalintis. Skiltyje Keisti nuorodą rasite teises (Tik peržiūra arba Leisti redaguoti), o skiltyje Išplėstiniai nustatymai: slaptažodį, galiojimo datą, parinktį Paslėpti atsisiuntimą, pastabą gavėjui ir Riboti atsisiuntimus. Spustelėję Nebesidalinti, iškart atšaukiate nuorodą. Jei dalijatės per el. pašto adresą, Nextcloud kiekvienam gavėjui išsiunčia atskirą nuorodą, kurią galite atšaukti kiekvienam asmeniui atskirai. Pateikimui skirta failų užklausa su atskiru aplanku kiekvienam klientui, slaptažodžiu ir pabaigos data. Euro-Office dokumentais dalijamasi panašiomis nuorodomis; naudojimo instrukcijoje rekomenduojama redagavimo teises suteikti tik tada, kai tai tikrai būtina. Kitos debesijos saugyklos veikia panašiai, nors mygtukai gali vadintis kitaip, o kai kurios parinktys (pavyzdžiui, atsisiuntimų limitas) ne visada prieinamos.

Santrauka

• Rinkitės labiausiai apribotą dalijimosi būdą, kuris tinka: vidinį, asmeninį, o viešą nuorodą tik kaip paskutinę priemonę.
• Vieša nuoroda veikia visiems, kas ją turi; suteikite jai slaptažodį (siunčiamą kitu kanalu), galiojimo datą ir tik peržiūros teises.
• Dalykitės failu, o ne aplanku; naudokite failų užklausą, kai kažkas turi Jums ką nors pateikti.
• Nesiųskite jautrių duomenų kaip įprasto priedo ir dalykitės tik tuo, ko kitam asmeniui tikrai reikia.
• Reguliariai sutvarkykite senas nuorodas ir pašalinę prieigą.

Testas (quiz)

Užduotis

Užduotis A7.3: Įvertinkite dalijimosi nuorodą. Jums bus pateikta keletas situacijų su dalijimosi nuorodos nustatymais: kas yra bendrinama, su kuo, su kokiomis teisėmis, ar yra slaptažodis bei galiojimo data ir kaip slaptažodis išsiunčiamas. Įvertinkite kiekvieną situaciją, ar viskas tvarkoje, ar galima pagerinti, ar taip neturėtų būti, ir pasirinkite svarbiausią patobulinimą. Programa patikrins Jūsų atsakymus ir pateiks paaiškinimą kiekvienai situacijai.

Skaitykite daugiau

Veiksmai WebOké straipsniuose galioja WebOké aplinkai; pas kitus teikėjus viskas veikia panašiai.

• Nextcloud vadovas 5.2: Viešosios nuorodos sukūrimas: peržiūra, redagavimas, slaptažodis, galiojimo pabaigos data ir atsisiuntimų limitas
• Nextcloud vadovas 5.4: Bendrinimas el. paštu su asmeniu be paskyros
• Nextcloud vadovas 16.5: Klientui failų pateikimas naudojant failo užklausą su slaptažodžiu ir galiojimo pabaigos data
• Euro-Office vadovas 9.3: Slaptažodis ir galiojimo pabaigos data nuorodai
• Euro-Office vadovas 9.5: Bendrinimas su asmeniu už Jūsų organizacijos ribų