Kodėl ne visi gauna Jūsų automatinį atsakymą apie nebuvimą
Jūsų automatinis atsakymas apie nebuvimą įjungtas, tačiau klientas sako, kad atsakymo negavo. Arba kažkas jį gavo pirmą kartą, o vėliau nebe. Dažniausiai tai nėra klaida: automatinis atsakymas apie nebuvimą sąmoningai atsako ne į kiekvieną laišką. Šiame straipsnyje paaiškiname, kodėl taip yra ir kaip jį nustatyti, kad atsakymą gautų tinkami žmonės.
Kaip tai veikia
Automatinis atsakymas apie nebuvimą, kurį nustatote webmail skiltyje Nustatymai > Atostogos, techniškai yra pašto serverio filtras. Jis suveikia tuo metu, kai laiškas gaunamas, todėl veikia net tada, kai Jūsų kompiuteris išjungtas. Tokio automatinio atsakymo taisyklės aprašytos Sieve atostogų pranešimų standarte RFC 5230 (anglų k.). Jame numatyti keli apribojimai, kurie neleidžia automatiniam atsakymui pridaryti žalos.
1. Vienas atsakymas tam pačiam siuntėjui per intervalą
Serveris įsimena, kam jau atsakė. Per Atsakymo intervalą tas pats siuntėjas antro atsakymo negauna. Jei patys nieko nepasirenkate, pagal standartą tai yra 7 dienos. Taigi, jei kas nors Jums parašo keturis kartus per tris dienas, jis gaus vieną automatinį atsakymą. Tik pasibaigus intervalui jis gaus dar vieną, kaip priminimą, kad Jūsų vis dar nėra.
Ar išbandėte savo automatinį atsakymą, parašę sau iš kito adreso? Tuomet antrojo bandymo metu atsakymo nebegausite. Tai reiškia, kad jis veikia.
2. Neatsakoma į adresų sąrašus ir automatinius laiškus
Automatinis atsakymas, siunčiamas į adresų sąrašą su tūkstančiu narių, arba du automatiniai pranešimai, be galo atsakinėjantys vienas kitam: to niekas nenori. Todėl pagal RFC 5230 (4.6 skyrius) serveris neatsako į:
- laiškus su antrašte List-Id ar kitomis List antraštėmis: naujienlaiškius ir adresų sąrašus;
- laiškus su antrašte Auto-Submitted, kurios reikšmė kitokia nei
no: automatinius pranešimus, pavyzdžiui, kitą automatinį atsakymą apie nebuvimą ar sistemos pranešimą; - laiškus iš tokių adresų kaip MAILER-DAEMON arba iš adresų, kurie prasideda
owner-ar baigiasi-request.
Jūsų pačių atsakymui pridedama antraštė Auto-Submitted: auto-replied. Taip kitas automatinis atsakymas žino, kad į jį atsakyti nereikia. Be to, atsakymas siunčiamas vokų siuntėjui (Return-Path). Įprastame laiške tai yra siuntėjo adresas, o sistemų atveju dažnai techninis adresas.
3. Tik jei laiškas tikrai skirtas Jums
Serveris atsako tik tada, kai vienas iš Jūsų adresų nurodytas antraštėse Kam (To) arba Kopija (Cc). Taip išvengiama atsakymų į laiškus, gautus per sąrašą arba kaip Bcc. Savo pašto dėžutės adresą serveris žino, tačiau nežino tokio adreso kaip info@example.com, kuris peradresuojamas į Jūsų pašto dėžutę.
Todėl laukas Mano el. pašto adresai yra svarbus:
- Eikite į Nustatymai > Atostogos ir atidarykite Išplėstiniai nustatymai.
- Lauke Mano el. pašto adresai nurodykite kiekvieną adresą, kuriuo gaunate laiškus, taip pat slapyvardžius ir peradresavimo adresus (forwarders). Paspaudę Užpildyti visais mano adresais, webmail perims Jūsų tapatybių adresus.
- Spustelėkite Išsaugoti.
Jei pamiršite info@, klientas, rašantis į info@, automatinio atsakymo negaus ir galbūt veltui lauks atsakymo.
4. Už pradžios ir pabaigos laiko ribų
Jei užpildėte Pradžios laikas ir Pabaigos laikas, už šio laikotarpio ribų automatinis atsakymas nieko nedaro. Patikrinkite, ar datos teisingos, įskaitant metus. Jei paliksite jas tuščias, pranešimas veiks tol, kol Būsena bus Įjungta. Vis dėlto pradžios ir pabaigos data yra saugiausias pasirinkimas: tuomet negalėsite pamiršti pranešimo išjungti.
Kaip greitai išsiaiškinti, kodėl kas nors negavo atsakymo
| Ką patikrinti | Kur |
|---|---|
| Ar Būsena yra Įjungta ir ar šiandiena patenka tarp Pradžios laiko ir Pabaigos laiko? | Nustatymai > Atostogos |
| Ar šis siuntėjas per Atsakymo intervalą jau gavo atsakymą? | Išplėstiniai nustatymai > Atsakymo intervalas |
| Ar jis rašė į slapyvardį arba peradresavimo adresą, kurio nėra lauke Mano el. pašto adresai? | Išplėstiniai nustatymai > Mano el. pašto adresai |
| Ar tai buvo naujienlaiškis, adresų sąrašas ar automatinis pranešimas? | Laiško antraštės (Headers): List-Id arba Auto-Submitted |
| Ar aukščiau sąraše esantis filtras jau perkelia laišką? | Nustatymai > Filtrai |
Nustatymą Veiksmas su gautu laišku palikite Palikti. Tuomet gautas laiškas liks Jūsų pašto dėžutėje ir galėsite jį perskaityti grįžę.
Žingsnius su ekrano nuotraukomis rasite Roundcube vadove, skyriuje Automatinio atsakymo apie nebuvimą nustatymas. Jei naudojate DirectAdmin, žr. Vacation Messages DirectAdmin vadove.